Segundo Peter Drucker, “O tempo é o recurso mais escasso e ele é totalmente irrecuperável”.

Quanto mais eficientes formos para realizar tarefas e demandas no dia a dia do trabalho, mais produtivos seremos, fazendo com que as atividades mais estratégicas tenham espaço em nossa agenda.

Atualmente temos várias ferramentas que podem te auxiliar no gerenciamento do nosso tempo no e na organização das atividades, ajudando a enxergar um planejamento mensal ou até mesmo as rotinas diárias, sem deixar nenhuma atividade sem ser realizada.

Confira abaixo as dicas de Rafael Domingues, Especialista em produtividade na Terzoni, para se organizar de forma prática e estratégica:

Recebemos cada vez mais atividades para serem executadas e cada uma delas podem chegar por um caminho diferente como:

• E-mail;
• WhatsApp;
• Microsoft Teams;
• Skype, etc.

Devido à tantos caminhos e tantas solicitações de cunho pessoal e profissional, organizar este “cesto gigante” d e informações tornou-se um desafio muito grande, gerando procrastinação e tornando a rotina menos produtiva a cada dia.

As dicas abaixo são voltadas a sua rotina e como podemos gerir nossas demandas, garantindo que todas sejam atendidas de forma muito mais rápida, e garantindo que nada fique para trás.

Abaixo temos duas metodologias que se complementam muito bem e mais uma ferramenta gratuita, resolvendo esse desafio com excelência.

Dicas de metodologias de gerenciamento do tempo

Método GTD

Essa metodologia com o objetivo de acelerar o cumprimento das tarefas de forma flexível em apenas 5 etapas:

• Coletar – Anotar tudo o que precisa ser feito em um caderno, aplicativo ou sistema;
• Processar – Priorizar o que será realizado;
• Organizar – Classificar em: trabalho, financeiro, pessoal, etc;
• Revisar – Revisar a priorização das atividades pelo menos uma vez por semana;
• Fazer – Agora é a hora de desenvolver as tarefas conforme o planejamento realizado.

Desta forma, é possível reunir e classificar as atividades, mesmo que recebidas em canais, diferente em um único lugar. E também, como elas estão organizadas e classificadas conforme prioridades, você usará o restante do seu tempo intelectual para executas, sem mais interrupções.

Matriz GUT

Avalia a importância da resolução das atividades dentro de 3 aspectos:

• Gravidade

Avalia o impacto e/ou intensidade da necessidade de resolução;

• Urgência

Relacionado ao tempo, a importância da resolução em curto prazo;

• Tendência

Verifica a tendência de a atividade tornar-se urgente e/ou grave com o passar do tempo.

Após listar todas as atividades em uma tabela, será necessário pontuar cada uma delas, na qual a pontuação 1 tem um menor impacto e 5 um maior impacto nos aspectos de gravidade, urgência e tendencia, conforme a tabela abaixo: