Benefícios do Lean Office: O Lean Office é uma derivação do modelo de trabalho do Lean Manufacturing. Este, por sua vez, surgiu na revolução industrial japonesa no pós-guerra dentro do Sistema Toyota de Produção. Ao contrário dos concorrentes norte-americanos, eles não dispunham de grandes fábricas e nem de um alto capital, por isso, focaram em cortar tudo o que era considerado desperdício (em tempo, dinheiro, material ou pessoal) e otimizar os seus recursos para trazer mais valor ao consumidor.
Dessa forma, outras indústrias também adotaram essa metodologia e suas práticas para ter os mesmos benefícios, porém, era mais utilizada no primeiro setor e, mais especificamente, no chão de fábrica. Por isso, criou-se o termo Lean Office, que visa trazer os mesmos princípios do pensamento enxuto (lean) adaptados aos processos administrativos de qualquer setor e segmento de empresa.
Os principais benefícios do Lean Office
1. Redução de custos e tempo, o que traz ganhos financeiros
Um dos fundamentos do pensamento Lean é cortar tudo o que é desperdício sem prejudicar a qualidade ou agilidade do produto, serviço e processo. Assim, na área administrativa, busca eliminar burocracia, papelada e inúmeras aprovações que são desnecessárias ao resultado final.
Cortar desperdícios faz com que a empresa otimize todos os seus recursos (o famoso “fazer mais com menos”), reduza o tempo de espera de um processo e, por fim, economize capital para ser reinvestido em novas melhorias.
A simplificação de processos pela eliminação de excessos torna as atividades menos burocráticas e totalmente focadas na entrega rápida do produto final.
2. Trabalho padronizado
Uma parte importante do lean office é ter todos os processos padronizados, pois isso traz agilidade, facilita a identificação de gargalos para serem melhorados e também incentiva que todos os colaboradores participem com sugestões de mudanças, já que todos fazem o mesmo trabalho da mesma forma.
Além desses pontos, ter um processo padrão facilita na reorganização das tarefas caso um colaborador se ausente por férias ou mesmo de forma inesperada.
3. Uma nova cultura empresarial focada na eficiência
Umas das grandes mudanças com o lean office é a própria cultura da empresa que muda e passa a focar na eficiência das atividades e processos, estimulando os funcionários a buscarem soluções simples, efetivas e, claro, dentro do orçamento.
A busca constante de mudanças positivas é chamada de melhoria contínua, algo que, com o passar do tempo e da implantação de projetos com o objetivo de aprimorar processos e produtos, acaba por se infiltrar nas ações diárias dos colaboradores, gerando uma cultura empresarial.
Os fundamentos do Lean Office
Apesar da comprovada eficácia do pensamento enxuto, é importante que a mudança seja feita de forma gradual e planejada, para não acontecer um corte desnecessário e não gerar conflitos na equipe.
Confira alguns fundamentos e pontos importantes para implantar o lean office na sua empresa com sucesso:
a. Tenha um grupo de trabalho focado nas mudanças do lean office:Estabeleça uma pessoa ou um pequeno grupo responsável por implementar as mudanças do lean office e difundir sua metodologia. Esse grupo irá estudar atentamente os processos da empresa e identificar onde é possível fazer melhorias. Também será responsável por comunicar o que será feito e reconhecer positivamente quando os resultados são alcançados. É fundamental que tudo seja feito depois de um bom planejamento para evitar dúvidas e atritos desnecessários.
b. Determine métricas e objetivos claros: Sem objetivo e métricas é difícil saber se a mudança está trazendo resultados positivos e se a empresa está seguindo o caminho certo. Use métricas como a diminuição do tempo de determinado processo para deixar todos a par de qual é o objetivo a ser alcançado.
Indicadores Lean: saiba quais são e como analisar
c. Especifique o que é Valor no processo administrativo: Para cortar desperdícios, é importante entender primeiro o que é o Valor do processo. Por definição, uma atividade que agrega valor envolve algum tipo de transformação e tem um cliente disposto a pagar por essa mudança. Nem sempre o cliente será o consumidor final, por vezes, será um cliente interno, então identifique quem são esses clientes e qual o valor agregado que eles precisam.
d. Identifique o Fluxo de Valor: Mapeie o processo que gera o valor identificado no item anterior e classifique cada atividade em 3 categorias: agrega valor, não agrega diretamente, mas é necessária ou desperdício puro. Os principais desperdícios em processos administrativos são: atrasos, retrabalhos, burocracia, excesso de aprovação, sistemas duplicados e informações incompletas ou incorretas.
e. Elimine o desperdício: Ao identificar quais são os desperdícios, a equipe responsável poderá desenhar um novo processo enxuto, o qual reduza ou elimine os excessos.
f. Tome cuidado com os excessos de corte: Sem um planejamento claro, é possível que o gestor responsável faça cortes indiscriminadamente, o que acaba por eliminar atividades fundamentais que agregam valor, o que deixará o processo mais demorado e com menor qualidade.
g. Padronize o novo processo: Com o novo processo desenhado, agora é importante que ele seja padrão na equipe por meio de treinamentos, nova documentação e acompanhamento das atividades.
h. Faça do Lean Office um objetivo contínuo: O mais importante é entender que o lean office não é um projeto que se encerra, ele é processo contínuo, onde sempre se deve analisar as atividades de tempos em tempos, mesmo que elas já tenham sido mudadas anteriormente. Além disso, fazer dele contínuo, facilita que enraíze na cultura empresarial e evitando que seja visto apenas como mudanças emergenciais.
Implementar o lean office na sua empresa se torna mais fácil se você deixá-lo mais visual, pois gerenciamento, trabalho em equipe e comunicação são mais fáceis quando alguém pode entrar em uma área de trabalho e ver imediatamente o que está acontecendo. Na maioria das vezes, o processo e produto das áreas administrativas são invisíveis, então, ter uma gestão mais visual faz com que todos entendam rapidamente como é o processo hoje e quais as mudanças adotadas.
Além da gestão visual, preocupe-se em comunicar claramente tudo à equipe, desde a mudança em algum processo até o reconhecimento de um colaborador ou time que mais evoluiu de acordo com as métricas estabelecidas. O que ocorre geralmente é um ciclo de estímulos entre os grupos, cada área ou funcionário ficará motivado em buscar melhorias, pois será reconhecido.
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Obrigado pelas informações e instruções neste artigo.
Para mim está sendo muito útil e instrutivo.
Trabalho em duas empresas excelentes Unilever e DHL e estás informações só agregam ao que já são passados pelas empresas.
Obrigado mesmo.
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