Com o surgimento da pandemia fazer as visitas ao Gemba se tornaram um desafio. Neste artigo, você vai encontrar dicas essenciais para fazer a gestão do Gemba Remoto de forma eficaz durante a pandemia.
Em tempos de distanciamento social, a gestão de equipes operacionais se tornou um dos maiores desafios para os gestores, dificultando as ações do Gemba tradicional para diversos setores como indústria, logística, serviços, entre outros.
Acompanhar à distância o trabalho dos times operacionais não é uma tarefa fácil, pois a falta de controle sobre as atividades dos colaboradores e contato direto com os processos resultam em desperdícios e baixa produtividade devido à falta de uma gestão mais próxima.
Por isso, neste artigo, queremos trazer dicas práticas, elaboradas pelo nosso consultor Armando Perrini, para fazer a gestão do Gemba Remoto a fim de ajudar você, gestor, a gerenciar sua equipe de forma eficaz durante a pandemia. Acompanhe conosco!
Gemba tradicional x Gemba remoto
Você, com certeza, já ouviu a expressão “ir ao Gemba”. Essa expressão é muito utilizada, pois Gemba significa “lugar real”, representando exatamente onde os processos operacionais da empresa acontecem, como, por exemplo, os setores de produção de uma indústria.
Sendo assim, no modelo Gemba tradicional, a expressão “ir ao gemba” significa ir até o lugar onde as coisas realmente acontecem, sair de sua mesa e enxergar de fato, com os seus próprios olhos – sem interferir no processo – como ele é realizado, como ocorre e analisar o comportamento da equipe, para somente assim propor soluções para os desafios dos setores em questão.
- Saiba mais sobre o Gemba
Mas neste momento de pandemia e distanciamento social, é necessário que os gestores percebam que o Gemba, ao qual estávamos acostumados, mudou de local. A rotina operacional das empresas sofreu grandes alterações já que agora a gestão é feita remotamente.
Grande parte das empresas adotou o home office como principal medida de contenção, mas alguns setores considerados essenciais não pararam a rotina operacional, por isso a gestão remota das equipes é o grande desafio deste momento.
O Gemba Remoto vem para transformar o modelo tradicional do Gemba que conhecemos em uma solução para os principais problemas na gestão de equipes diante da crise do, Covid-19.
Com a gestão feita remotamente, o gestor não precisa ir a campo acompanhar o trabalho do time operacional. Assim, com a aplicação do Gemba Remoto, as operações que ficariam paradas na empresa podem ser retomadas.
Como fazer a gestão do Gemba remotamente?
Veja, a seguir, os passos indicados, pelos especialistas da Terzoni, para fazer a gestão do Gemba de forma remota.
- Converse com seu time
Trabalhar perto, mesmo de forma remota, e conversar com a sua equipe é fundamental. Os membros do seu time operacional estão ali todos os dias, na linha de frente, são eles que conhecem os principais gargalos e as possíveis melhorias nos processos operacionais.
Neste momento é muito importante usar a ferramente de Gerenciamento Diário. As mudanças no cenário são constantes, as demandas oscilam de uma hora para outra, os prazos dos fornecedores não são mais os mesmos, ocorrem mudanças bruscas de portfólios.
Além disso, existe a necessidade de administrar todo o fator emocional exposto aos colaboradores. Ter indicadores e conversar com o time diariamente é um fator determinante para entender as necessidades e criar um ambiente propício a melhorias.
- Faça as perguntas certas
Procure ser direto e fazer as perguntas que questionem o que realmente é relevante, como, por exemplo, as perguntas: “o que?”, “quando?”, “por meio do que?” e “onde?”.
Procure selecionar os principais problemas, como: segurança, qualidade e desperdícios. Esses assuntos devem ter prioridade na sua gestão do Gemba Remoto.
- Não economize nas perguntas
Além de fazer as perguntas certas, você deve extrair o máximo de detalhes da sua conversa com time operacional. Você pode fazer os seguintes questionamentos:
- Podemos melhorar os movimentos do operador?
- Podemos reduzir variações nos tempos dos processos?
- Podemos separar a operação manual da automática?
- Podemos reavaliar a quantidade de material em processo (WIP)?
- Podemos reduzir distâncias de caminhadas dentro do processo?
- Podemos melhorar o balanceamento das atividades entre colaboradores?
- Podemos melhorar a qualidade do processo?
- Podemos melhorar a confiabilidade das máquinas e equipamentos?
- Podemos melhorar o abastecimento e a localização de materiais disponíveis ao processo?
- Qual outro ponto a considerar?
- Acompanhe de perto o que acontece em sua operação: vá ao Gemba
Nada irá substituir a caminhada ao Gemba, da forma tradicional, mas neste momento de aplicação do Gemba Remoto, é possível analisar alguns pontos com filmagens na empresa. Vale a pena utilizar deste recurso principalmente para estudos de movimentos.
- Encontre a causa raiz do problema
Mesmo de forma remota, não deixe o problema para depois, para que essas questões não se estendam e sejam resolvidas agora.
Nesta fase de reconhecimento do problema é aconselhável que se despenda o maior tempo possível, já que quanto mais estratificado estiver o problema, mais fácil será resolvê-lo.
A técnica dos “5 Porquês” poderá te ajudar a encontrar a causa raiz do problema de forma prática.
3 dicas fundamentais para a gestão do Gemba Remoto durante a pandemia
Além dos passos fundamentais para fazer a gestão do Gemba de forma remota, separamos 3 dicas fundamentais para a gestão do Gemba Remoto durante a pandemia, elas são:
- Tenha um bom plano, seja ele um Relatório A3 ou em outro modelo de aplicação com cronograma detalhado;
- Monte uma agenda de acompanhamento das atividades durante todo o período do projeto. Muitas pessoas estão utilizando reuniões remotas e os horários ficam concorridos. Garanta que você terá a disponibilidade previamente de todos os envolvidos;
- Defina momentos estratégicos para visita ao Gemba de acordo com a implementação.
Em resumo, como trabalhamos e fazemos a gestão do Gemba mudou e o gestor precisa se adaptar ao momento e ao Gemba Remoto para executar as ações.
Sabemos que fazer a gestão do Gemba de “longe” é uma tarefa difícil, mas estar por dentro da rotina operacional da empresa e transformar as ações do Gemba tradicional em ações remotas durante a pandemia garante a retomada dos processos de forma eficiente para o gestor e equipe.
Esperamos que este artigo tenha sido útil para você!
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