Recursos simples de execução e controle de atividades podem tornar a rotina mais organizada, melhorar a gestão de equipes e garantir que metas sejam cumpridas dentro do prazo.

Um grande exemplo disso é o plano de ação que, por meio de listagem de tarefas e delegação de funções, estabelece prazos e permite um bom diagnóstico dos resultados a curto, médio e longo prazo.

A seguir, elencamos pontos essenciais na construção de um plano de ação eficiente para implantar em sua empresa. Confira!

7 Passos para construir um plano de Ação

1. Conheça muito bem sua empresa

Certamente você conhece seu negócio e entende onde deseja chegar a longo prazo, geralmente tendo descrito suas diretrizes organizacionais, como missão, visão e valores.

A missão explica qual o seu propósito de existência. Já a visão estabelece onde a empresa deseja chegar em 5 ou 10 anos. Os valores servirão de norte para a boa conduta nos negócios.

Antes de tomar qualquer decisão, esses itens precisam estar muito bem desenvolvidos e claros para os gestores, que utilizarão um plano de ação eficiente para colocar em prática aquilo que está no papel.

Portanto, estude o seu negócio e faça seu planejamento. É com o plano de ação que a execução e o acompanhamento das atividades devem acontecer e se concretizar.

2. Crie objetivos e estabeleça metas

As diretrizes organizacionais dizem onde deseja-se chegar dentro de alguns anos. Portanto, podemos pensar que esse seria o objetivo geral de sua empresa. O plano de ação deve contemplar objetivos e metas menores, como se fossem os objetivos específicos de um projeto. Eles terão ações mais delineadas e concretas a serem realizadas dentro de um prazo menor.

É importante reunir as equipes de trabalho e estabelecer qual o objetivo a curto prazo e qual as metas a serem alcançadas pelo negócio – de forma realista!

Colocando em um exemplo simples, imagine que a missão da sua empresa seja se tornar a maior referência do segmento na região sul do país nos próximos 10 anos. Para isso, você precisa ultrapassar dois grandes concorrentes.

Quanto a sua empresa precisa crescer para ser a maior referência no sul? Então, dentro de um ano, o crescimento precisa ser de quanto? Qual deve ser a meta do meu time de vendas? Qual deve ser o aumento na minha produção? Como mantenho meus serviços e atendimento de qualidade dentro desse crescimento?

O plano de ação será a base a ser seguida, com um conjunto de atividades, para alcançar essas metas. O plano pode corresponder ao seu planejamento anual ou projetos específicos.

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3. Liste detalhadamente as ações com sua equipe

Após dedicar-se a listar quais metas sua empresa precisa cumprir no plano de ação eficiente, é hora de listar as atividades e formalizá-las.

Existem softwares específicos para gestão do plano de ação e plataformas online e remotas que podem auxiliar o gestor nessa tarefa. Na ausência de ferramenta, as planilhas do Excel podem ser ótimas aliadas.  Adeque a ferramenta ao seu estilo de trabalho e a realidade da empresa.

Liste cada uma das ações que devem ser realizadas do início ao fim do plano de ação. Para cada ação, escolha um gestor ou colaborador responsável por lhe entregar o resultado.

É de extrema importância ter um time capaz de desenvolver as atividades listadas, caso contrário, será comum atrasar prazos e buscar por planos B, alterando o seu plano.

4. Estipule prazos e orçamentos

Para cada ação, também é fundamental colocar prazos!

O seu plano de ação precisa de cronograma e orçamentos bem estabelecidos para ser eficiente. Ele deve estar disponível para a consulta de sua equipe.

O gestor deve acompanhar a realização das tarefas e cobrar os prazos, quando necessário.

5. Faça o acompanhamento por meio de indicadores

Outro ponto relevante no acompanhamento do plano de ação é o uso de indicadores e KPIs (Key Perfomance Indicators).

Encontre meios de mensurar se as ações estão realmente sendo cumpridas e se estão funcionando devidamente. Um plano de ação eficiente consegue mensurar a eficiência das atividades por meio de indicadores e monitoramento.

Alguns exemplos comuns de indicadores: redução nos custos de produção, aumento de lead qualificado pelo time de vendas, aumento da taxa de conversão e efetivação de vendas, redução de reclamações via SAC ou website, entre outros.

Os indicadores podem variar muito dependendo das áreas que o seu plano de ação envolverá. O importante é que consigam mostrar a equipe se os resultados estão sendo atingidos ou não.

6. Utilize reuniões e gestão visual para engajar sua equipe

Para ter maior atenção e engajamento do seu time de trabalho, faça reuniões periódicas para ouvir a equipe, acompanhar resultados e dar feedbacks.

É interessante utilizar recursos de gestão visual para mostrar-lhes os resultados dos seus indicadores, tais como: gráficos, infográficos, planilhas, tabelas ou apresentações.

Ter certeza de que o trabalho está realmente impactando nos negócios é a maior chave para a motivação de seus colaboradores.