{"id":21408,"date":"2018-02-20T08:22:40","date_gmt":"2018-02-20T11:22:40","guid":{"rendered":"http:\/\/terzoni.com.br\/leanblog\/?p=21408"},"modified":"2025-05-29T16:06:47","modified_gmt":"2025-05-29T19:06:47","slug":"beneficios-do-lean-office","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/terzoni.com.br\/leanblog\/beneficios-do-lean-office\/","title":{"rendered":"3 benef\u00edcios do Lean Office para sua empresa!"},"content":{"rendered":"\t\t
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Benef\u00edcios do Lean Office:<\/strong>\u00a0O Lean Office \u00e9 uma deriva\u00e7\u00e3o do modelo de trabalho do\u00a0Lean Manufacturing<\/a>.<\/span> Este, por sua vez, surgiu na revolu\u00e7\u00e3o industrial japonesa no p\u00f3s-guerra dentro do Sistema Toyota de Produ\u00e7\u00e3o. Ao contr\u00e1rio dos concorrentes norte-americanos, eles n\u00e3o dispunham de grandes f\u00e1bricas e nem de um alto capital, por isso, focaram em cortar tudo o que era considerado desperd\u00edcio (em tempo, dinheiro, material ou pessoal) e otimizar os seus recursos para trazer mais valor ao consumidor.<\/p>

Dessa forma, outras ind\u00fastrias tamb\u00e9m adotaram essa metodologia e suas pr\u00e1ticas para ter os mesmos benef\u00edcios, por\u00e9m, era mais utilizada no primeiro setor e, mais especificamente, no ch\u00e3o de f\u00e1brica. Por isso, criou-se o termo Lean Office, que visa trazer os mesmos princ\u00edpios do pensamento enxuto (lean<\/em>) adaptados aos processos administrativos de qualquer setor e segmento de empresa.<\/p>

Os principais benef\u00edcios do Lean Office<\/strong><\/h2>

\u00a0 \u00a0 \u00a01. Redu\u00e7\u00e3o de custos e tempo, o que traz ganhos financeiros<\/strong><\/p>

Um dos fundamentos do pensamento Lean \u00e9 cortar tudo o que \u00e9 desperd\u00edcio sem prejudicar a qualidade ou agilidade do produto, servi\u00e7o e processo. Assim, na \u00e1rea administrativa, busca eliminar burocracia, papelada e in\u00fameras aprova\u00e7\u00f5es que s\u00e3o desnecess\u00e1rias ao resultado final.<\/p>

Cortar desperd\u00edcios<\/a><\/span> faz com que a empresa otimize todos os seus recursos (o famoso \u201cfazer mais com menos\u201d), reduza o tempo de espera de um processo e, por fim, economize capital para ser reinvestido em novas melhorias.<\/p>

A simplifica\u00e7\u00e3o de processos pela elimina\u00e7\u00e3o de excessos torna as atividades menos burocr\u00e1ticas e totalmente focadas na entrega r\u00e1pida do produto final.<\/p>

\u00a0 \u00a0 \u00a0 2. Trabalho padronizado<\/strong><\/p>

Uma parte importante do lean office \u00e9 ter todos os processos padronizados<\/a><\/span>, pois isso traz agilidade, facilita a identifica\u00e7\u00e3o de gargalos para serem melhorados e tamb\u00e9m incentiva que todos os colaboradores participem com sugest\u00f5es de mudan\u00e7as, j\u00e1 que todos fazem o mesmo trabalho da mesma forma.<\/p>

Al\u00e9m desses pontos, ter um processo padr\u00e3o facilita na reorganiza\u00e7\u00e3o das tarefas caso um colaborador se ausente por f\u00e9rias ou mesmo de forma inesperada.<\/p>

\u00a0 \u00a0 3. Uma nova cultura empresarial focada na efici\u00eancia<\/strong><\/p>

Umas das grandes mudan\u00e7as com o lean office \u00e9 a pr\u00f3pria cultura da empresa que muda e passa a focar na efici\u00eancia das atividades e processos, estimulando os funcion\u00e1rios a buscarem solu\u00e7\u00f5es simples, efetivas e, claro, dentro do or\u00e7amento.<\/p>

A busca constante de mudan\u00e7as positivas \u00e9 chamada de melhoria cont\u00ednua<\/a><\/span>, algo que, com o passar do tempo e da implanta\u00e7\u00e3o de projetos com o objetivo de aprimorar processos e produtos, acaba por se infiltrar nas a\u00e7\u00f5es di\u00e1rias dos colaboradores, gerando uma cultura empresarial.<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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Os fundamentos do Lean Office<\/strong><\/h2>

Apesar da comprovada efic\u00e1cia do pensamento enxuto<\/a><\/span>, \u00e9 importante que a mudan\u00e7a seja feita de forma gradual e planejada, para n\u00e3o acontecer um corte desnecess\u00e1rio e n\u00e3o gerar conflitos na equipe.<\/p>

Confira alguns fundamentos e pontos importantes para implantar o lean office na sua empresa com sucesso:<\/p>

a. Tenha um grupo de trabalho focado nas mudan\u00e7as do lean office:<\/strong>Estabele\u00e7a uma pessoa ou um pequeno grupo respons\u00e1vel por implementar as mudan\u00e7as do lean office e difundir sua metodologia. Esse grupo ir\u00e1 estudar atentamente os processos da empresa e identificar onde \u00e9 poss\u00edvel fazer melhorias. Tamb\u00e9m ser\u00e1 respons\u00e1vel por comunicar o que ser\u00e1 feito e reconhecer positivamente quando os resultados s\u00e3o alcan\u00e7ados. \u00c9 fundamental que tudo seja feito depois de um bom planejamento para evitar d\u00favidas e atritos desnecess\u00e1rios.<\/p>

b. Determine m\u00e9tricas e objetivos claros:<\/strong>\u00a0Sem objetivo e m\u00e9tricas \u00e9 dif\u00edcil saber se a mudan\u00e7a est\u00e1 trazendo resultados positivos e se a empresa est\u00e1 seguindo o caminho certo. Use m\u00e9tricas como a diminui\u00e7\u00e3o do tempo de determinado processo para deixar todos a par de qual \u00e9 o objetivo a ser alcan\u00e7ado.<\/p>

\u200bIndicadores Lean: saiba quais s\u00e3o e como analisar\u200b<\/strong><\/em><\/span><\/a><\/p>

c. Especifique o que \u00e9 Valor no processo administrativo:<\/strong>\u00a0Para cortar desperd\u00edcios, \u00e9 importante entender primeiro o que \u00e9 o Valor do processo<\/a><\/span>. Por defini\u00e7\u00e3o, uma atividade que agrega valor envolve algum tipo de transforma\u00e7\u00e3o e tem um cliente disposto a pagar por essa mudan\u00e7a. Nem sempre o cliente ser\u00e1 o consumidor final, por vezes, ser\u00e1 um cliente interno, ent\u00e3o identifique quem s\u00e3o esses clientes e qual o valor agregado que eles precisam.<\/p>

d. Identifique o Fluxo de Valor:<\/strong>\u00a0Mapeie o processo que gera o valor identificado no item anterior e classifique cada atividade em 3 categorias: agrega valor, n\u00e3o agrega diretamente, mas \u00e9 necess\u00e1ria ou desperd\u00edcio puro. Os principais desperd\u00edcios em processos administrativos s\u00e3o: atrasos, retrabalhos, burocracia, excesso de aprova\u00e7\u00e3o, sistemas duplicados e informa\u00e7\u00f5es incompletas ou incorretas.<\/p>

e. Elimine o desperd\u00edcio:<\/strong>\u00a0Ao identificar quais s\u00e3o os desperd\u00edcios, a equipe respons\u00e1vel poder\u00e1 desenhar um novo processo enxuto, o qual reduza ou elimine os excessos.<\/p>

f. Tome cuidado com os excessos de corte:<\/strong>\u00a0Sem um planejamento claro, \u00e9 poss\u00edvel que o gestor respons\u00e1vel fa\u00e7a cortes indiscriminadamente, o que acaba por eliminar atividades fundamentais que agregam valor, o que deixar\u00e1 o processo mais demorado e com menor qualidade.<\/p>

g. Padronize o novo processo:<\/strong>\u00a0Com o novo processo desenhado, agora \u00e9 importante que ele seja padr\u00e3o na equipe por meio de treinamentos, nova documenta\u00e7\u00e3o e acompanhamento das atividades.<\/p>

h. Fa\u00e7a do Lean Office um objetivo cont\u00ednuo:<\/strong>\u00a0O mais importante \u00e9 entender que o lean office n\u00e3o \u00e9 um projeto que se encerra, ele \u00e9 processo cont\u00ednuo, onde sempre se deve analisar as atividades de tempos em tempos, mesmo que elas j\u00e1 tenham sido mudadas anteriormente. Al\u00e9m disso, fazer dele cont\u00ednuo, facilita que enra\u00edze na cultura empresarial e evitando que seja visto apenas como mudan\u00e7as emergenciais.<\/p>

Implementar o lean office<\/a><\/span> na sua empresa se torna mais f\u00e1cil se voc\u00ea deix\u00e1-lo mais visual, pois gerenciamento, trabalho em equipe e comunica\u00e7\u00e3o s\u00e3o mais f\u00e1ceis quando algu\u00e9m pode entrar em uma \u00e1rea de trabalho e ver imediatamente o que est\u00e1 acontecendo. Na maioria das vezes, o processo e produto das \u00e1reas administrativas s\u00e3o invis\u00edveis, ent\u00e3o, ter uma gest\u00e3o mais visual faz com que todos entendam rapidamente como \u00e9 o processo hoje e quais as mudan\u00e7as adotadas.<\/p>

Al\u00e9m da gest\u00e3o visual<\/a><\/span>, preocupe-se em comunicar claramente tudo \u00e0 equipe, desde a mudan\u00e7a em algum processo at\u00e9 o reconhecimento de um colaborador ou time que mais evoluiu de acordo com as m\u00e9tricas estabelecidas. O que ocorre geralmente \u00e9 um ciclo de est\u00edmulos entre os grupos, cada \u00e1rea ou funcion\u00e1rio ficar\u00e1 motivado em buscar melhorias, pois ser\u00e1 reconhecido.<\/p>

Quer saber quais as diferen\u00e7as entre o Lean Office e o Lean Manufacturing? Acesse esse e outros conte\u00fados a seguir e continue apreendendo sobre Lean!<\/p>\t\t\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t

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