Um cenário comum que vemos no mercado é o gestor receber um problema dos seus subordinados e querer resolver ali mesmo da mesa dele, sem realmente saber o que está acontecendo. Esse é um erro corriqueiro nas organizações e em razão disso encontramos na literatura japonesa a expressão “ir ao Gemba”. Criar boas práticas no gemba traz diversos benefícios e é um aspecto importante para quem também está implementando o Lean Manufacturing. Nesse post, entenda o que é Gemba, como utilizá-lo dentro do pensamento lean e como tirar o máximo de resultados.
O que é gemba?
A tradução de gemba é “lugar real”, ou seja, onde a ação da empresa acontece, como o chão de fábrica em uma indústria ou o salão de um restaurante (onde são servidas as refeições). Assim, “ir ao gemba” significa ir até onde as coisas realmente acontecem e ver de fato o que está ocorrendo para pensar em uma solução para o problema.
Ao chegar no gemba, o gestor deve observar, sem interferir, como o processo ocorre, qual é o trabalho realizado, as máquinas utilizadas e identificar as falhas e/ou pontos de melhoria. Essa atitude evita o discurso enviesado por parte do colaborador, que sempre irá descrever o problema a partir do seu ponto de vista, bem como o julgamento a partir do “como deveria ser” e não do que verdadeiramente acontece.
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Os gestores possuem um papel fundamental para o sucesso do gemba e devem estar comprometidos na obtenção de qualidade, custo e entrega (QCD, do inglês, quality, cost e delivery). Para isso, eles devem trabalhar com duas atividades principais:
- Manutenção: estabelecer processos padrões que visam a qualidade do produto ou serviço, a redução de custos, uma entrega rápida e analisar constantemente se estão sendo seguidos. Se não estiverem, é importante reunir a equipe, entender o porquê disso e viabilizar a realização do processo corretamente.
- Kaizen: além de serem seguidos, os processos devem ser otimizados sempre que possível. O kaizen visa garantir a melhoria contínua por meio da padronização das atividades, eliminação de desperdícios e o 5S.
5 passos para a gestão do gemba
1. Converse com o time envolvido
Não é só porque o gestor irá até o gemba que se deve ignorar o que o time envolvido no processo em questão tem a dizer. Por estarem ali todos os dias, são eles que conhecem os principais gargalos, as soluções já testadas e possíveis melhorias. Trabalhar perto do time é a melhor maneira de liderar pelo exemplo, demonstrando como todos devem pensar na melhoria contínua.
2. Faça as perguntas certas
Ao conversar com o time para entender o problema, evite perguntas do tipo “por que” ou “como”, pois as respostas provavelmente irão refletir apenas o ângulo de visão de quem responde. Assim, prefira perguntas abertas que questionem o básico, como “o que”, “quando”, “por meio do que” e “onde”.
3. Sempre vá até o gemba
Quando um problema surgir, sempre vá à fonte e faça disso uma rotina. Visitá-lo constantemente e observá-lo fará com o que o gestor se familiarize cada vez mais com o processo, tornando mais rápida a identificação de falhas e detalhes que poderiam passar despercebidos por quem não tem um olho treinado.
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4. Verifique os gembutsu e adote soluções temporárias
Gembutsu são os itens tangíveis da produção, como uma máquina quebrada, produtos defeituosos ou um cliente insatisfeito. Ao encontrá-los, o gestor precisa verificar o que se passa com o gembutsu e passar à ação ao invés de convocar uma reunião com o time para definir os próximos passos.
Mesmo que não seja possível resolver o problema por completo imediatamente, deve-se solucionar da maneira mais adequada ao momento.
5. Encontre a causa raiz do problema
Não caia na armadilha de deixar soluções temporárias virarem permanentes, é importante encontrar as verdadeiras causas do problema. A técnica dos “cinco porquês” será o suficiente para auxiliar nesse ponto na maioria dos casos.
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O gemba e o lean manufacturing
Apesar de serem coisas distintas, utilizar a prática do gemba corretamente facilita a adoção do lean manufacturing, uma vez que a equipe e o próprio gestor estarão envolvidos na padronização de processos, redução de falhas e na melhoria contínua, o que implica muitas vezes na redução de desperdícios. Um processo eficiente reduz a necessidade de materiais excedentes, produtos defeituosos ou mesmo atividades desnecessárias, além refletir na qualidade da entrega ao cliente e até na satisfação do próprio colaborador.
Lembre-se que para o sucesso do lean é fundamental envolver toda a empresa e partir da alta gerência o exemplo da mudança. Para isso, o gestor precisa estar presente no gemba vendo os processos onde eles realmente acontecem e estar da perto da equipe.
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