O conceito Lean Manufacturing, ou produção enxuta, foi introduzido pela primeira vez pela Toyota após a Segunda Guerra Mundial, para otimizar os fluxos de trabalho na indústria automotiva. Com a comprovação da sua eficiência, tornou-se um amplo sistema de gestão, conhecido como Lean Thinking (ou pensamento enxuto), adaptável a qualquer modelo de negócio.
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A filosofia Lean tem como objetivo a redução do desperdício e o aumento da percepção de valor pelo cliente, aplicada atualmente por empresas de diversos segmentos no mundo todo. Diferentes vertentes podem ser encontradas, como o Lean Office e o Lean Manufacturing. Ambos trabalham na eliminação de desperdícios que geram custo para a empresa, mas que não atribuem nenhum valor ao produto final.
Apesar disso, apresentam diferenças bastante significativas: enquanto o Lean Manufacturing consiste na aplicação de ferramentas de melhoria no processo industrial, o Lean Office atua nos setores administrativos com os fluxos de informação que independem de materiais ou fabricação.
Confira outras diferenças entre Lean Office e Manufacturing:
#1 Desperdícios encontrados
De uma forma geral, na filosofia Lean, desperdícios são todas as atividades que não agregam valor ao produto, ou seja, que o cliente não está disposto a pagar.
Os 8 desperdícios fundamentais da filosofia Lean são: Excesso de produção ou Superprodução, Estoque, Processamento desnecessário, Movimento improdutivo, Espera, Intelectual, Transporte e Defeitos.
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No Lean Office, podemos identificar desperdícios como:
- Espera por informações e aprovação de documentos;
- Transporte físico de documentos;
- Excesso de relatórios, revisões e cópias adicionais de documentos;
- Assinatura de documentos que já possuem aprovação eletrônica;
- Caixa de entrada (e-mails) cheia;
- Informações acumuladas em alguma etapa do processo;
No Lean Manufacturing, alguns desperdícios que podem ser encontrados são:
- Trabalhadores assistindo uma máquina automática;
- Espera pela finalização do trabalho da etapa anterior;
- Distâncias longas para transporte de materiais em processo;
- Procurando ferramentas ou dispositivos;
- Produtos acabados produzidos através de previsão;
- Produzir produtos ou serviços além do que o cliente final solicitou
#2 Produtividade
Na filosofia Lean a produtividade é definida como a capacidade de se produzir mais com menos, ou seja, produzir o máximo com o mínimo de recurso possível, tornando assim a cadeia de valor enxuta, com o mínimo de desperdícios.
Exemplificando uma atividade no Lean Office, imagine que um colaborador espera vários minutos todos os dias até que o seu sistema atualize e abra para que ele possa iniciar seu trabalho. Ao final do mês ou do ano, quanto tempo ele terá perdido?
Imagine também outro colaborador que, ao precisar buscar uma impressão, desloca-se durante dois minutos até a impressora. Se somarmos este tempo perdido, quantos minutos de desperdício teremos ao final de um ano?
Esse tempo empregado na espera ou caminhando até a impressora são processos que não agregam valor e que devem ser melhorados para que o processo se torne cada vez mais enxuto, aumentando a produtividade.
O mesmo raciocínio pode ser aplicado ao Lean Manufacturing. Se observarmos um operador que aguarda o setup de uma máquina, podemos dizer que ele está sendo produtivo? E o transporte de um material em processo entre um posto e outro, feito por uma empilhadeira e levando cerca de cinco minutos? Podemos considerar uma atividade produtiva?
#3 Ações de Lean ou Eventos Kaizen
A melhoria de processos na filosofia lean é iniciada e sustentada por meio de eventos Kaizen.
A palavra Kaizen significa mudança para melhor e um evento Kaizen trata-se de um grupo de pessoas previamente definidas que se reúnem em um setor específico (da fábrica ou do escritório) com o propósito de identificar oportunidades de melhorias nos processos, coletar informações e criar propostas de melhoria.
As pessoas envolvidas na implantação de melhorias são a principal diferença entre os Kaizens executados no Office ou no Manufacturing, já que o próprio participante do processo, junto a uma equipe previamente definida, deve criar e executar seu projeto de melhoria.
Em um processo administrativo, como o lançamento de uma conta a pagar, recomenda-se que o grupo seja composto pelo responsável pela atividade, seu supervisor e até um colaborador experiente em outro processo administrativo.
Se imaginarmos um processo produtivo, podemos incluir em uma Ação Lean o operador da máquina, seu encarregado e talvez o supervisor do setor.
Equipes com membros detentores de conhecimento e experiência variados são ideias para propagar a cultura Lean, tanto em ações voltada ao Office, quanto no Manufacturing.
Você pode começar agora mesmo a eliminar os 8 desperdícios que citamos no post. Se você quiser apreender ainda mais sobre às duas metodologias, acesse os artigos a seguir!
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