Qualquer empresa que deseja se desenvolver e enfrentar a concorrência deve adotar uma estratégia de melhoria contínua. Ou seja, é preciso investir em eficiência operacional como tática visando crescimento, amadurecimento e com a finalidade de evitar uma possível crise.

Pequenas mudanças feitas em diferentes níveis da empresa melhoram seu desempenho geral. Sendo assim, a implantação da eficiência operacional faz parte dessa lógica e não seria diferente quando aplicada à gestão de processos, principalmente os administrativos.

Esse conjunto de abordagens de melhoria contínua de desempenho vem sendo adotado com frequência por aqueles que querem maximizar lucro e otimizar tempo. Vamos descobrir os detalhes?

Afinal, o que é Eficiência Operacional?

Você já se perguntou o que esse termo realmente representa? Muitas vezes vista como uma filosofia, a eficiência operacional também é um processo de amadurecimento e de melhoria contínua.

Tornar menos moroso cada processo da empresa, seja ela de entrada ou saída, é uma forma de buscar Eficiência Operacional.

A eficiência operacional é principalmente uma métrica que mede a eficiência do lucro obtido em função dos custos operacionais. Quanto maior a eficiência operacional, mais lucrativa será a empresa ou o investimento.

Por exemplo, se conseguirmos fazer um investimento menor do que estava sendo feito na entrada e obtivermos um lucro maior ou igual na saída, isso significa que conquistamos, de certa forma, Eficiência Operacional.

Parece bem interessante, certo? Melhor ainda se disséssemos que é possível, sim, atingir máxima eficiência com Lean Office (metodologia Lean aplicada às áreas administrativas)?

Como utilizar o Lean Office em benefício da Eficiência Operacional?

Se você é novo em nosso blog e ainda não ouviu falar sobre o metodologia Lean, vamos explicar de forma bem simples o que é. Entretanto, recomendamos que leia o artigo 10 coisas que você deveria saber sobre a Metodologia Lean e o artigo Como obter maior produtividade na sua empresa para entender melhor o que estamos falando.

Sendo assim, de uma forma bem direta, o objetivo do Lean é acelerar todo e qualquer processo, evitando ao máximo qualquer desperdício (tempo, material e dinheiro).

Em resumo, o foco é na redução de custos sem afetar a qualidade dos resultados. Ou seja, está intimamente ligado à Eficiência Operacional.

Quando adotamos o Lean Office em prol da eficiência operacional, um minucioso estudo se inicia. Primeiramente, a área administrativa é observada em todos os aspectos: como recebe e manda informações, como processa tarefas e interage tanto com clientes, fornecedores e com os próprios colaboradores.

Esse é um estudo extremamente delicado e é preciso muita atenção, pois o grande problema é que em escritórios e setores administrativos é mais difícil identificar os desperdícios.

Por exemplo, enquanto nas fábricas você consegue visualizar maquinário quebrado, ou o estoque aumentando, nos escritórios você dificilmente percebe aquele sistema que você paga e não usa.

Problemas-desperdícios mais comuns em um escritório

• Atividades que não fazem sentido, não agregam valor e não ajudam a atingir metas (famoso “foi sempre assim que fizemos”);
• Perda de tempo aguardando liberações, assinaturas, procurando documentos, preenchendo à mão formulários…;
• Movimentações desnecessárias em busca de documentos arquivados, busca de assinaturas, buscar impressão em outro setor…;
• Retrabalho devido a informações incompletas, falha de comunicação ou falta de atenção por ter a tarefa dividida;
• Má utilização de recursos como ferramentas contratadas e não utilizadas ou até mesmo contratação de serviços que tem uma versão similar gratuita;
• Falta de padronização nos processos que se dá através de realização de procedimentos informais. Logo, o desperdício de tempo aumenta com os questionamentos constantes de como realizar uma determinada tarefa;
• Múltiplas checagens de uma mesma tarefa, como muitas verificações e aprovações. Certamente, isso gera um gargalo no setor;
• Processos manuais morosos e repetitivos que poderiam muito bem ser substituídos por um RPA (Automação de Processos Robóticos) enquanto o colaborador se ocupa em funções que exigem mais da criatividade dele.
• Armazenamento local de informações impressas, como um arquivo morto desorganizado, dificultam muito na procura e obtenção de informações.