Veja como as indústrias estão potencializando seus resultados com essa técnica!
Mesmo 28 anos após o conceito de produção Lean ter sido criado, ainda existem muitas empresas e indústrias que acreditam que o Lean só pode ser implementado em áreas de produção – o que, já te adianto, não está correto. Isto porque existem hoje inúmeras oportunidades de aumentar a produtividade utilizando-se do Lean, tanto em áreas de produção como em áreas de não produção, além de áreas administrativas e dos escritórios.
Por exemplo, você já deve ter reparado que toda vez que um Mapeamento do Fluxo de Valor (VSM) é desenvolvido dentro de um processo de produção, é possível perceber que a grande maioria dos gargalos e oportunidades de reduzir o tempo de espera (ou lead time) é advinda de decisões que são tomadas nas áreas administrativas e gerenciais, como setores de compras, vendas, marketings, design, contabilidade, financeiro, compras e recursos humanos. E, ao contrário do que muitos pensam, os departamentos administrativos possuem muito impacto dentro do sistema de produção de uma empresa.
Para sermos sinceros, na maioria das vezes, esses departamentos que citamos se desconectam completamente do sistema de produção e das necessidades do cliente, dando brechas para que os gargalos e desperdícios aconteçam. Por esse motivo, é importante lembrar de que um dos princípios do Lean, o “Sistema Pull”, não é um conceito que deve ser aplicado apenas nas áreas de produção, devendo ser implantado também nos setores de vendas, compras, mão de obra, treinamentos e muitos outros.
Ou seja, basicamente o foco deve ser tentar otimizar os processos ao máximo, concentrando-se em investir nas reais necessidades dos clientes. E, bem, em uma indústria existem clientes internos e externos. Os clientes externos são fáceis de identificar – afinal, são eles os usuários finais dos produtos e serviços. Já os clientes internos são as próprias pessoas que trabalham nos vários departamentos que fazem parte de toda a linha de produção e, para que o Lean Office seja implantado da forma correta e traga melhorias úteis, é preciso estar por dentro do que os clientes internos e externos realmente valorizam.
E, dando mais ênfase aos clientes internos agora – ou seja, aos que trabalham nas empresas – você precisa ter em mente que sem ter um ambiente de escritório bem organizado, é muito difícil implementar qualquer tipo de melhoria contínua através do Lean. Soluções que envolvem o uso de ferramentas e sistemas simples, tradicionais e que não necessitam de muito investimento, são as melhores saídas. O uso de ferramentas 5s e um sistema Kanban, gerenciado por um código de cores para a compra de material de escritório, é um bom exemplo de implementação desse tipo de sistema.
Como funciona o Lean Office na Indústria?
Mesmo que sua empresa já tenha implementado a metodologia Lean nos processos de produção, não espere que a cultura da sua empresa seja mudada instantaneamente só porque você fez uma reunião e explicou os benefícios de implantar o Lean Office nos processos administrativos, você muito provavelmente não terá o sucesso desejado.
Para se ter uma ideia, as empresas que tiveram sucesso na implementação do Lean Office, na gestão dos seus processos administrativos, fizeram exatamente o oposto: primeiro realizaram as mudanças comportamentais, criando rotinas e, só após a mudança de atitudes em decorrência dos novos hábitos é que as pessoas começaram a experimentar a mudança cultural dentro da empresa.
Um bom exemplo que observamos de perto foi a implementação da metodologia Lean Office na indústria Moinho Globo. O principal objetivo da empresa era aumentar a produtividade da expedição, o que era fundamental para ser possível absorver o crescimento no volume de vendas, bem como reduzir os custos com a logística interna. Então, para começar toda a transformação que imaginamos para eles, demos início com a parte mais importante do projeto e também um grande diferencial: o treinamento da equipe. Neste projeto, fizemos mais de 90 horas de treinamento com muita prática e ao todo 16 pessoas, de diferentes setores, participaram da capacitação que realizamos na empresa.
Incentivar a capacitação dos colaboradores através desses treinamentos é fundamental para que eles se tornem agentes de transformação, algo de que já falamos por aqui recentemente, inclusive. Depois do treinamento, eles ainda puderam contar com o apoio, orientação e experiência da nossa equipe para que as mudanças nos fluxos organizacionais e nas rotinas de trabalho fossem implementadas trouxessem os resultados significativos que eram esperados pela empresa.
Os principais desafios que tínhamos no início desse projeto eram reduzir o tempo total dos processos financeiros; reduzir o tempo do processo de faturamento; reduzir em 100% o retrabalho na expedição; reduzir em 20% o tempo nas horas paradas com manutenção corretiva; reestruturar os processos entre os setores e aumentar a produtividade da expedição com relação aos embarques no setor de Logística.
Ao fim de todo o desenvolvimento do projeto na Moinho Globo, os resultados que obtivemos foram muito satisfatórios. Conseguimos reduzir em 39% o tempo de espera nos processos financeiros; 63% no tempo de espera nos processos de faturamento; o retrabalho com manutenção teve uma incrível redução de 100% e os setores de logística tiveram um aumento de 18% na capacidade produtiva, sendo 21% de aumento de produtividade também na logística interna.
· Clique para ver mais detalhes do projeto de Logística no Moinho Globo
Isso tudo só foi possível devido à gestão administrativa e financeira da indústria, que tiveram a organização necessária para que o trabalho seguisse da maneira como havia sido planejado, possibilitando implantar com sucesso as melhores práticas, estabelecidas pelo mercado atualmente – e que exige muito conhecimento, habilidade e competência de todos os envolvidos nos processos.
Como pudemos observar, utilizar as ferramentas adequadas, dedicar tempo aos processos e, principalmente, às pessoas que trabalham na empresa, faz com que seja possível reduzir gastos, realizar investimentos de forma inteligente, possibilidade de elevar o faturamento e conquistar o sucesso no mercado – o que é almejado por muitos. Implementar o Lean Office na sua empresa pode não ser uma tarefa fácil, mas é um objetivo totalmente possível de ser alcançado.
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