Para enfrentar um mercado cada vez mais competitivo que impõe desafios a todo momento, é imprescindível que você — como gestor — e sua empresa estejam atentos a tudo o que há de novo em termos de ferramentas e métodos organizacionais dos processos administrativos. Afinal, foi-se o tempo em que para ter bons resultados em uma empresa bastava apenas ter uma boa margem de lucro alinhado a uma boa qualidade dos produtos oferecidos — para ganhar destaque no mercado, também é necessário estar de olho na redução de custos e no aumento de produtividade, investindo cada vez mais na melhoria contínua da empresa e dos profissionais que nela trabalham.
Uma boa maneira de se fazer isso é introduzindo uma metodologia japonesa em seu escritório, o Método Kaizen. É uma boa indicação para quem está procurando melhorar a gestão da empresa, principalmente no que diz respeito a processos internos, garantindo fluxos mais enxutos, maior produtividade e menos desperdícios. Muito utilizada ao redor do mundo, Kaizen é uma metodologia de sucesso para quem procura identificar ineficiências, erros, desperdícios e gargalos — além de também ajudar no processo de elaboração de soluções.
Por que investir na melhora contínua da empresa?
Você sabe por que é importante investir na melhora contínua da sua empresa? Já parou para pensar sobre isso? Bom, o objetivo de qualquer gestor que preze por ter qualidade em seus fluxos de trabalho é aperfeiçoar os processos e os serviços continuamente, o que requer muito esforço, pois não é uma atitude isolada tomada em apenas um momento e que pode ser esquecido depois, trata-se de uma mudança de cultura e de postura dentro do ambiente de trabalho.
A melhora contínua impulsiona não só a empresa como também toda a equipe a ter resultados cada vez melhores, uma vez que a competição passa a ser contra si mesmo. E, para manter esse fluxo constante de melhora, é preciso eliminar o quanto antes todo o tipo de erros, gargalos e desperdícios pois, pode apostar que, se você não se destacar, sempre terá alguém que faça mais barato e melhor.
Aplicar as ferramentas certas pode ser a virada de chave para entregar e alcançar a melhoria contínua.
O que é o Método Kaizen?
Kaizen significa literalmente “mudar para melhor” em japonês. Esse método foi desenvolvido no Japão logo após o fim da Segunda Guerra Mundial por Masaaki Imai e é uma das principais ferramentas do que chamamos de Lean Manufacturing e tem como principal objetivo aprimorar, através da implantação de ciclos, todos os setores de uma empresa – padronizando assim, todos os processos produtivos.
Um outro ponto positivo dessa ferramenta é estimular a criatividade com recurso para melhorar a cultura e o ambiente da empresa, apostando no esforço coletivo dos membros da equipe para resolver problemas internos, como redução de desperdícios, por exemplo. Resumidamente, é para este objetivo que o Método Kaizen foi desenvolvido: investir em soluções criativas para problemas internos para alcançar uma melhora contínua nos processos administrativos de uma empresa, impactando positivamente na produtividade e na qualidade do trabalho desenvolvido.
Como aplicar o Método Kaizen no escritório
Para introduzir o método Kaizen no seu escritório é preciso separar ao menos 30 dias, para que todas as etapas sejam aplicadas da maneira correta e o resultado seja o esperado. Por esse motivo, executar essa ferramenta depende bastante de um monitoramento contínuo de todo o processo de aplicação
Por funcionar como um evento, antes de dar início à execução é necessário fazer algo parecido com um pré-evento que terá como objetivo listar uma série de ações que necessitam ser feitas antes de dar o start no Kaizen do dia. Veja um exemplo de pré-evento Kaizen:
- Identifique o problema;
- Crie uma meta;
- Faça um levantamento de dados;
- Monte uma equipe multidisciplinar;
- Crie uma programação.
Feito isso, é hora de iniciar o Método Kaizen no seu escritório!
1. Identifique a solução
Agora é o momento de encontrar a solução! Para isso, reúna-se com a equipe e, através de uma análise do fluxo atual, realize um brainstorming das possíveis soluções que podem ser incorporadas para que o problema seja resolvido. O intuito principal desta etapa é colocar em ação os dados que foram levantados previamente pela equipe responsável e linkar com as possíveis soluções.
2. Plano de ação
Nesta etapa, a equipe deverá traçar um demonstrativo de como a solução encontrada será colocada em prática, no dia a dia, pelo departamento que estava sendo analisado pela ferramenta. Este demonstrativo será o guia supremo para que a próxima etapa entre em ação, garantindo que tudo o que foi planejado seja executado da maneira correta e dentro do prazo estabelecido.
3. Execução e aplicação das melhorias
Já nessa fase de aplicação do Método Kaizen, você deverá reunir os responsáveis pela implantação das mudanças e melhorias, definidas no passo anterior. O ponto mais importante nesta etapa é que não é necessário que ela seja concluída definitivamente para que outras melhorias e sugestões sejam incorporadas.
4. Análise dos resultados
Continuar monitorando e controlando os resultados obtidos é fundamental para saber se as melhorias atenderam as expectativas. Por isso, fique atento aos prazos, à qualidade dos serviços executados e observe se as melhorias obtiveram o efeito esperado. É importante que toda a equipe participe dessa análise para que todos sejam envolvidos no processo. — As melhorias deram certo? Se sim, padronize e oficialize o procedimento implementado. Feito tudo isso, reinicie os ciclos sempre que for necessário, identificando novos problemas ou novas possibilidades de melhorias nos processos administrativos da sua empresa.
Esperamos que este conteúdo tenha te ajudado. Quer saber mais sobre essa ferramenta e outras formas de introduzi-la no seu escritório? Entre em contato conosco.
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