Dentro de um negócio existem diversos procedimentos e fluxos de trabalho totalmente interligados que dependem um do outro para que a empresa continue funcionando corretamente.
Grandes empresas, tendem a ter mais problemas com a falta de mapeamento de processos, isso devido a falhas na execução de tarefas, descarte de informações importantes e ordens desencontradas. Esse tipo de coisa, pode trazer prejuízos não somente financeiros, como o aumento de custos, mas também atrapalha a rotina da empresa – e, é por esse motivo, que o Mapeamento de Processos Organizacionais pode ser muito útil e importante para uma gestão eficiente.
Os resultados de uma boa implementação do Mapeamento de Processos Organizacionais levam a construção de fluxogramas claros e objetivos, que demonstram cada etapa dos processos produtivos para os colaboradores, possibilitando a identificação mais ágil de problemas, a eliminação de tarefas desnecessárias e reduz atrasos e custos fora do programado.
Mas antes de qualquer coisa, vamos primeiro conhecer o que é o Mapeamento de Processos Organizacional, como ele funciona e quais são as melhores formas de adotá-lo na sua empresa. Quer saber como? Continue lendo este artigo até o final e descubra!
O que é Mapeamento de Processos Organizacionais?
O Mapeamento de Processo é uma importante ferramenta que ajuda a identificar oportunidades de melhorias nos fluxos de trabalho da sua empresa, ele permite reduzir custos e mensurar o desempenho da sua equipe ao longo de todas as etapas de produção do seu negócio — tornando a sua organização mais eficiente e competitiva.
Ao implantar um modelo de Mapeamento de Processos Organizacionais na sua empresa, você ou o gestor responsável poderá compreender melhor os processos, dando condições de corrigir e melhorar etapas que precisam de atenção, padronizando a execução dos projetos.
É importante saber que não existe apenas uma técnica de mapeamento e você deve escolher aquela que melhor atende às necessidades da sua empresa, alguns dos meios que você pode adotar para obter as informações necessárias são: a realização de entrevistas com os colaboradores, aplicação de questionários, reuniões, análise de documentos e de relatórios, coleta de informações e muitas outras.
Quais são as vantagens dessa ferramenta?
Assim como falamos agora há pouco, as principais vantagens de implantar um Mapeamento de Processos Organizacionais na sua empresa é reduzir custos e melhorar o fluxo de trabalho, corrigindo etapas que precisam de atenção. Além disso, também é possível:
- Padronizar o trabalho;
- Ter maior controle sobre os processos;
- Otimizar as etapas dos processos;
- Reduzir o retrabalho.
Como fazer?
Colocar em prática é muito simples, mas para que funcione da maneira esperada é preciso que todos participem da construção do Mapeamento de Processos Organizacionais. O gestor ou o responsável direto pelo mapeamento deve:
- Identificar e determinar quais são os objetivos dos processos desempenhados;
- Conhecer quem são os clientes dos processos;
- Saber quais são as entradas e as saídas realizadas ao longo das etapas;
- Identificar quem são os fornecedores e descobrir quando e como os processos começam e terminam.
Feito essa parte, é preciso então esquematizar por meio de um fluxograma ou diagrama o Mapeamento dos Processos, descrevendo e detalhando o que são cada um dos elementos e como eles se conectam. Para estruturar o mapeamento da maneira correta, o gestor ou responsável deve pensar nas seguintes questões:
- Quem são os colaboradores envolvidos no processo?
- Quais são os problemas que aparecem ao longo das etapas?
- Por que esse processo é importante para a empresa?
- Onde ele é planejado e realizado?
- Quanto tempo leva para que todas as etapas sejam executadas?
- O tempo pode ser otimizado?
Basicamente, esses são os principais passos para desenvolver um Mapeamento de Processos Organizacionais na sua empresa. Não é tão complicado, não é mesmo? Mas, é preciso ter atenção e planejamento para que ele seja implementado com sucesso. Por causa do alto índice de informações que um Mapeamento de Processos Organizacionais gera, que são sempre bem detalhados e específicos, você não pode descartar que aconteçam erros durante a execução do mapeamento.
Outra falha muito grande das empresas em relação ao Mapeamento de Processos Organizacionais é escolher uma metodologia que não se encaixa com a realidade da empresa. Saber identificar o melhor método de mapeamento não é uma tarefa fácil e é, sem dúvidas, uma das principais dificuldades das empresas nesse quesito.
Qual metodologia utilizar para mapear os processos organizacionais?
Uma boa ferramenta para fazer o Mapeamento de Processos Organizacionais é a Lean, ou Método de Gestão Enxuta. Ela é um conjunto de conceitos e práticas que tem como objetivo principal reduzir custos de produção e/ou de processos, para ter produtos e serviços com mais qualidade e com um maior valor ao cliente, tudo baseado no Sistema Toyota de Produção.
A essência dessa ferramenta, como mencionamos, é reduzir os desperdícios que podem vir a acontecer durante todos os processos e que podem não agregar valor aos olhos do cliente, como tempo de espera, defeitos, movimentação, excesso de estoque, mal ou super processamento, falta de capacitação e treinamento dos colaboradores.
Com ele, você consegue avaliar continuamente o mapeamento de processos organizacionais da sua empresa e acompanhar as métricas para medir a evolução ao longo do tempo. Padronizar e mapear os processos garante que todos os envolvidos irão realizar as atividades da mesma forma, assim fica fácil identificar os gargalos, o que é essencial para que haja redução de custos de toda produção.
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