O SIPOC é uma ferramenta muito simples e ajuda a estruturar de maneira excelente os mais diversos processos que você possa ter na sua empresa ou empreendimento. Tudo o que você precisa é de um papel e caneta. Não acredita? Continue lendo e saiba como implementar o SIPOC na sua rotina!
O que é SIPOC?
Criada ali pelos anos 80, essa ferramenta é até hoje muito utilizada em diversos setores do mercado, pois é uma boa auxiliadora na Gestão de Processos (BPM) e na implementação de Lean Manufacturing.
Antes de qualquer coisa, vamos entender o que quer dizer SIPOC. O nome “SIPOC” é uma sigla que junta as iniciais de todos os aspectos que são analisados por essa ferramenta. São eles:
- (S)UPPLIER: Fornecedores
- (I)NPUT: Entradas
- (P)ROCESS: Processo
- (O)UTPUTS: Saídas
- (C)USTOMER: Cliente
Como falamos anteriormente, essa ferramenta é tão simples de ser aplicada que você pode utilizá-la usando apenas um papel e uma caneta ou até mesmo em uma planilha básica do Excel. Para isso, basta separar cada um dos aspectos em colunas e preencher com os dados.
O SIPOC é uma ótima maneira de mapear, mensurar e melhorar os processos de trabalho, tornando-os mais claros e objetivos em todas as suas etapas – deixando mais fácil de visualizar os impactos dos aspectos analisados na execução dos projetos. Para ficar mais fácil a compreensão, vamos explicar o que é cada um dos fatores do SIPOC começando com os Suppliers (ou Fornecedores).
Supplier:
Na tabela do SIPOC, a coluna de Suppliers deverá ser preenchida com os fornecedores do seu processo. Ou seja, aqueles que fornecem os insumos para que o seu processo seja realizado.
Input:
As entradas são todos os insumos, produtos e pedidos que chegam à sua empresa e que darão início a um processo. Por exemplo: se o seu negócio for uma loja de roupas, as entradas serão os pedidos de compras de seus clientes.
Process:
O processo, são as estapas que os produtos/insumos irão passar até chegar aos “customers”, evidenciando e descrevendo como funciona a produção e a ordem como toda a transformação acontece. Nesta etapa, o mais comum é a utilização de fluxogramas, mas também pode ser feita listando manuais e instruções de trabalho, por exemplo.
Outputs:
São as saídas, ou seja, os produtos e serviços que a sua empresa oferece aos clientes. Aquilo que você entrega no final do processo. Mapear as saídas é importante, pois ajuda a identificar se, durante o processo, está havendo otimização máxima do trabalho, redução de descartes e aumento na qualidade dos serviços e produtos finais.
Customer:
O último fator de análise são os clientes. Esta etapa serve para identificar quem são as pessoas que estão recebendo as suas saídas, ou seja, os seus produtos e serviços. Saber quem é o consumidor e como ele se relaciona com o seu produto pode ajudar a melhorar e identificar onde e como o seu trabalho pode ter uma melhora na qualidade oferecida, otimizando os resultados e aumentando a produtividade.
SIPOC: como fazer?
Como falamos, para aplicar o SIPOC no seu trabalho é muito simples. Basta criar uma tabela no Excel ou no papel mesmo e identificar no seu processo os fatores que são analisados por essa ferramenta.
Quer ter uma ideia de como fazer? Veja o nosso exemplo:
Um bom passo a passo para desenvolver o SIPOC seria assim:
- Dar nome ao seu processo;
- Determinar quais são as saídas;
- Determinar quem são os clientes do processo;
- Determinar as entradas do processo;
- Determinar os fornecedores do processo.
Quando devo utilizar o SIPOC?
O SIPOC pode ser útil em diversas situações, mas é sempre bom conseguir identificar se essa ferramenta é realmente o que você está precisando — até para evitar esforços desnecessários e, mais uma vez, pode reduzir custos e tempo. Então, aqui vão algumas dicas sobre em quais momentos o SIPOC pode ser o ideal para você:
- Para melhorar os processos da sua empresa;
- Para ajudar novos colaboradores a entender como é o funcionamento da sua empresa na prática;
- Para compreender o que cada um dos colaboradores fazem na prática;
- Para entender se todo o processo executado na sua empresa está alinhado com a missão e os propósitos da empresa;
- Para identificar se o processo está servindo para o que foi designado;
- Para analisar a relação entre Qualidade das Entradas x Qualidade das Saídas.
O SIPOC vale a pena? Sim!
Lembre-se, o SIPOC é uma ferramenta para diagnosticar um processo, ou seja, após a sua elaboração é importante fazer uma análise criteriosa para que as informações obtidas ao longo do processo sejam aproveitadas para gerar melhores resultados, tornando tudo mais ágil, reduzindo custos e desperdícios. Afinal, o importante nem é a ferramenta em si, mas a clareza na execução dos processos.
A metodologia do SIPOC é simples e fácil de ser implementada, mas é importante entender que não basta apenas listar itens e etapas, é preciso refletir e entender os processos, sabendo identificar aquilo que está bom e que precisa melhorar na sua empresa.
Muitas vezes o problema pode estar no início de todo o processo e atrapalhar toda uma linha inteira de produção e, com a ajuda do SIPOC, você pode se tornar capaz de identificar quando esses problemas aparecem justamente porque você consegue entender todos os processos de entrada, saída e toda a ordem em que as coisas acontecem na sua empresa.
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