Já pensou em como otimizar o tempo e, em contrapartida, melhorar os fluxos dentro da sua empresa? Com a organização dos processos internos isso é possível, pois além de oferecer uma gestão eficiente, sua empresa pode crescer ainda mais!
A falta de direcionamento pode ocasionar situações constrangedoras tanto para gestores quanto para colaboradores, por isso, todos os procedimentos realizados na empresa precisam ser entendidos em sua totalidade, para poderem ser melhorados. Alguns passos podem ser seguidos, enquanto outros otimizados.
Os processos consistem em ações e comportamentos desempenhados por colaboradores dentro de uma empesa a fim de tornar o trabalho melhor. O primeiro passo para intervir nos processos é desenhá-lo, estruturando colaboradores e funções desenvolvidas. O desenho mapeia os processos e relaciona cada setor e cada atividade desenvolvida. Nesse cenário, é possível entender quais são os impactos em áreas funcionais e quais são os ajustes necessários para ter mais agilidade. Todas as categorias dos processos são importantes e agregam valor ao resultado. Dessa forma é possível redesenhar essa estrutura para que possa haver aumento da produtividade e sucesso perante os clientes com processos organizados e bem definidos.
Existem diversos benefícios na organização dos processos da empresa, alguns deles podem ser alcançados de imediato, enquanto outros resultados surgirão do trabalho em equipe ao longo dos meses, como:
Mais Agilidade: identificar dificuldades e eliminar tarefas desnecessárias fará com que a empresa ganhe tempo e reduza custos, o que aumentará a produtividade das equipes, bem como o tempo de retorno dos projetos estratégicos e os rendimentos financeiros da empresa.
Maior Eficiência: processos mais enxutos aumentam a eficiência da empresa, diminuindo as horas gastas para realizar as tarefas, bem como os erros das equipes. Além disso, pode-se diminuir as ações operacionais de alguns colaboradores, direcionando-os para atividades mais assertivas, aproveitando melhor suas habilidades.
Clientes mais satisfeitos: a organização dos processos da empresa também garantirá benefícios externos, como clientes mais satisfeitos. Isso pode ser obtido ao diminuir o tempo de entrega de produtos, melhorar a comunicação, e aumentando a agilidade na resolução das reclamações dos clientes.
Mas para que se alcance todos esses resultados é necessário seguir passos que evolvem mudanças, pois além de descobrir quais as dores da sua empresa, é necessário que haja mudanças internas e eficazes. Confira:
5 Passos para organizar os processos!
- Passo 1 mapeamento dos processos: identificar quais os processos estão presentes na sua empresa e quem atua diretamente neles. Esta etapa é minuciosa e precisa ser feita com atenção, pois os resultados direcionarão para os próximos passos, que são as mudanças efetivas, a fim de melhorar e otimizar os resultados.
- Passo 2 identificar quem são os envolvidos: entender quais as demandas e responsabilidades de cada colaborador. Essa divisão precisa ser estruturada coerentemente.
- Passo 3 modele os processos: A modelagem é uma representação gráfica de todas as etapas do processo, das entradas e saídas. Após o mapeamento, é interessante que você redesenhe os fluxos de trabalho, buscando estancar dificuldades e distribuir melhor as funções de cada colaborador.
- Passo 4 testando o novo desenho: antes de colocar efetivamente o novo desenho para funcionar na prática, TESTE! Possíveis erros podem ser corrigidos nesta fase, evitando problemas futuros e comprometendo o trabalho a ser realizado.
- Passo 5 monitore sempre os processos: assim que as mudanças forem implementadas (entenda que desde as mudanças mais simples até as mudanças grandes e estratégicas na sua equipe e processos) é importante que sejam monitoradas constantemente. Os resultados precisam ser controlados a fim de procurar solucionar problemas que possam acontecer durante o processo.
A melhoria contínua dos processos é uma atividade que precisa ser monitorada constantemente, para que todos os recursos utilizados no processo possam corresponder às expectativas elaboradas. Tudo isso reflete na qualidade dos produtos e serviços oferecidos, deixando os processos organizados e os clientes mais satisfeitos e fidelizados.
Um ponto importante é como os gestores se relacionam e se comunicam com os colaboradores, pois, durante toda essa jornada a comunicação é a chave para que todas as partes estejam envolvidas. Um bom relacionamento garante a cooperação e entusiasmo da equipe. Algumas empresas utilizam aplicativos exclusivos para comunicação interna, assim, os colaboradores podem conversar e resolver assuntos relacionados ao trabalho num ambiente interativo, onde todos participam.
Reuniões constantes fazem com que os integrantes da empresa possam estar por dentro do que acontece em todos os setores. Eles podem aprender mais sobre seus colegas e também oferecer suporte, dando algumas dicas. Essa forma de relacionamento contribui para que haja melhores resultados, pois, uma empresa que preza pela comunicação está sempre aberta para mudanças.
Outro fator importante é entender como os fluxos estão sendo organizados, e apesar de fazer parte dos passos citados acima, a organização é um importante fator que constantemente precisa ser revisada. É muito comum ao longo dos dias, e com outros fatores externos, os colaboradores ficarem desestimulados. Por isso, a organização preza por constância nas atividades, que implica em fazer aquilo que compete ao seu cargo, sem deixar que outras coisas afetem a linearidade da tarefa.
É fundamental que a equipe tenha um bom entrosamento para começar o processo, e é um fator determinante, pois alguns colaboradores se desligam por falta de apoio, e falta de organização entre a equipe. É preciso revisar os processos internos e, mais uma vez, reforçar todas as entradas e saídas da empresa. Clientes podem fazer parte desse processo, tendo participação ativa e sendo orientado de maneira correta como fazer parte do fluxo. Lembre-se que o resultado é composto de um conjunto de ações desenvolvidas com todos os participantes.
Se interessou pelo assunto? Que tal organizar os processos dentro da sua empresa? Talvez enxergar de uma nova forma pode ser a solução para você! Entre em contato conosco e conheça ferramentas que te ajudarão a implantar a gestão de resultados na sua empresa.
Você pode se interessar por esses outros conteúdos sobre LEAN!
[…] Passo a Passo para organizar os processos da sua empresa! […]
[…] divisão com base em papéis tradicionais das empresas. Com objetivos traçados em cada projeto, é possível modelar as equipes em diferentes […]
[…] divisão com base em papéis tradicionais das empresas. Com objetivos traçados em cada projeto, é possível modelar as equipes em diferentes […]
[…] Home/Sem categoria/Transformação digital e Gestão de Processos – Como utilizá-las para potencializar seus resultados! Anterior […]