Os 4 passos essenciais para a Melhoria Contínua

Ao entender as vantagens de se trabalhar com a Melhoria Contínua, vamos ver como aplicá-la na sua empresa e no seu dia a dia. Para você ter sucesso com essa prática, é importante compreender e seguir os seus 4 princípios básicos.

1. Foco: O que você quer melhorar?

Como todo início de planejamento, é preciso definir um objetivo, um foco do que será melhorado. A sua empresa provavelmente quer ter um bom produto X ou bom serviço Y, então deve-se focar em como fazer isso e não se distrair estudando outras coisas não relacionadas.

Quando se pensa em melhorar algo, podemos atuar nos processos principais, aqueles ligados diretamente ao seu produto ou serviço (o core business), ou nos processos secundários, aqueles não ligados tão diretamente, mas que trazem valor no final.

Por exemplo, uma fábrica de biscoitos tem como processo principal misturar todos os ingredientes do biscoito, pois está ligado diretamente no produto final, sem a mistura dos ingredientes, não há resultado. Como processos secundários, podemos ver a administração dos estoques de materiais ou a limpeza geral da fábrica, que não estão ligados diretamente à produção, mas garantem a qualidade do produto e os alvarás da vigilância sanitária.

Um ponto importante para determinar em qual processo focar é ouvir o cliente e saber dele o que é um bom biscoito, por exemplo, pois queremos gerar valor e melhorar o produto para o consumidor. Não adianta trabalhar para melhorar o processo que deixa o biscoito com um prazo de validade maior se cliente vê valor e quer biscoitos feitos com produtos mais naturais.

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2. Métricas: Como saber que você está melhorando?

Para saber se você está indo no caminho certo e, de fato, melhorando, é fundamental ter métricas para medir a sua evolução. Do contrário, você pode mudar, mudar e mudar, mas não diminuir custos e nem agregar valor para o consumidor final.

Estabelecer uma meta de “melhorar o biscoito” não direciona a lugar nenhum, não deixa claro quais ações deve-se tomar e nem a empresa saberá se está perto ou não de ter melhorado o processo.

Primeiro, deve-se determinar métricas que definem o que é qualidade, como a empresa encontra-se hoje baseada nelas e onde se quer chegar. Por exemplo, podemos metrificar a quantidade de ingredientes que usamos hoje em nossa receita de biscoito e são artificiais para trocar para insumos naturais, como “reduzir de 15 ingredientes artificiais para 5”.

Esse tipo de meta diz mais do que simplesmente “melhorar o biscoito”. Nos mostra onde a empresa está, onde deve chegar e diz se está trabalhando para alcançar esse objetivo.

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3. Padronização

Ao padronizar o processo, ou seja, que todos os envolvidos façam suas atividades de maneira sempre igual, fica fácil identificar os gargalos e os pontos de melhorias. Pois, imagine que cada dia as pessoas colocassem quantidades diferentes de farinha, açúcar e inventassem de colocar um “ingrediente especial”, como saber onde pode-se melhorar? Como saber onde deixar o nosso biscoito mais gostoso, ou melhor, mais natural do ponto de vista do cliente?

4. Técnicas de Melhoria Contínua

Para alcançar a métrica estabelecida anteriormente de reduzir para 5 ingredientes artificiais e saber quais ações tomar, é importante adotar ao menos uma técnica de melhoria contínua, seja o Lean Manufacturing / Kaizen, Seis Sigma, PDCA ou outra. Vamos falar dessas principais:

Lean Manufacturing: O lean é um conjunto de conceitos e práticas que surgiu com a revolução industrial japonesa do pós-guerra dentro do Sistema Toyota de Produção. Essa prática visa trabalhar de forma enxuta, cortando todos os desperdícios de processos que não agregam valor ao cliente e sempre sob a demanda do mercado.

Kaizen: Significa literalmente “melhoria” em japonês e é utilizado desde melhoria no meio-ambiente até o sistema ferroviário. Alguns mandamentos que regem o Kaizen são o aprendizado na prática, o aumento da produtividade deve ser baseado em ações que não demandem um alto investimento financeiro e a priorização na melhoria das pessoas deve ser mais importante.

Seis Sigma: Como o lean, é um conjunto de práticas que visa o melhoramento contínuo, porém com diversas técnicas estatísticas de análise de dados para desenvolver as mudanças nos processos. Ficou famoso após a aplicação na Motorola e na GE.

PDCA: Uma sigla em inglês que define o ciclo de atitudes a serem tomadas, sendo Plan (planejar), Do (executar), Check (analisar) e Action (agir para corrigir os gargalos).

Conclusão

A melhoria contínua não traz resultados do dia para noite, é um processo que deve ser incorporado em toda a empresa, desde o CEO até a ponta da fábrica. Uma vez implantado, independente da técnica, é importante lembrar que é cíclico, assim, mesmo que um processo já tenha sido melhorado, ele pode e deve ser revisto diversas vezes ao longo do tempo.

Ao incentivar que todos os colaboradores adotem esses pensamentos e metodologias, a empresa irá reduzir custos com materiais, economizar tempo e, consequentemente, poderá focar em entregar cada vez mais valor ao cliente final.

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