Conheça os 5 passos para montar um kaizen eficiente na sua empresa e dicas importantes para o sucesso e resultados a longo prazo da mudança proposta.
Kaizen é uma palavra de origem japonesa e significa “mudança para melhor”, sendo utilizada como uma ferramenta de melhoria contínua. Ela surgiu no contexto pós Segunda Guerra com o objetivo de reestruturar os processos industriais para que as empresas japonesas voltassem a ser competitivas no mercado global.
Hoje o método kaizen é usado no mundo inteiro e nos mais diversos segmentos. Como no pensamento lean, o objetivo é cortar ou reduzir desperdícios, melhorando a produtividade dos funcionários e a lucratividade da empresa. Essa metodologia tem como base fundamental o engajamento de todos os colaboradores da empresa na implementação da mudança e com os objetivos do kaizen.
Neste post, você terá o passo a passo de como montar um kaizen eficiente na sua empresa e dicas importantes para o sucesso e resultados a longo prazo da mudança proposta.
Confira o passo a passo para montar um kaizen eficiente!
1. Escolher o processo que será abordado e a equipe para executar a proposta de melhoria
O primeiro passo é definir qual processo ou etapa dele que será trabalhado no kaizen. A ideia é escolher um que hoje é gargalo para a empresa, como um setup demorado, maquinário defeituoso repetidas vezes ou mesmo uma alta taxa de turnover. Fazer um kaizen é modificar um processo ou etapa que está difícil, cansativo, demorado ou perigoso.
Para a equipe que fará parte de toda a metodologia, é fundamental, que sejam escolhidas pessoas de diferentes setores, com experiências diversas e que possam agregar e/ou trazer uma visão diferenciada ao processo, formando uma equipe multifuncional. Nessa equipe, também precisa-se incluir quem trabalha diretamente no processo selecionado para o kaizen, uma vez que ela é a que tem mais experiência e tem muito a contribuir, relatando as dificuldades do dia e trazendo propostas de melhoria realmente eficientes. Não incluí-la pode até mesmo dificultar a implementação de qualquer mudança.
2. Capacitar a equipe com os conceitos básicos de lean e suas ferramentas
Como falamos no começo do texto, o grande objetivo do lean é eliminar desperdícios e, desta maneira, ensinar a equipe sobre os 8 tipos e as ferramentas de análise e implantação da metodologia faz muito sentido. Utilizar dinâmicas e exemplos reais do dia a dia costumam ser as melhores maneiras para fixar os desperdícios e treinar a identificação.
Junto desse conceito, é relevante também apresentar as principais ferramentas utilizadas na aplicação do lean, tais como o 5S, Procedimento Operacional Padrão, Troque Rápido de Ferramental, Gestão Visual, Diagrama de Ishikawa e outras que você julgar necessárias.
3. Apresentar o cenário atual e definir o kaizen (melhoria)
Com a equipe devidamente capacitada, você pode apresentar o cenário atual do processo que será trabalhado. A apresentação pode ser feita de diversas formas, como com diagramas, layouts completos e VSM, porém, a mais indicada é por meio de vídeos do processo, pois assim pode-se identificar falhas mais rapidamente.
Quando toda a equipe tiver ciência de como é realizado o processo atualmente, chegou a hora de gerar ideias de melhoria. Nesse momento é fundamental que todos participem dando ideias e sugestões sem julgamentos e tudo deve ser anotado, mesmo que algo pareça trabalhoso ou mirabolante demais. Durante o brainstorm tudo é válido, inclusive, para incentivar a criatividade, trabalhe com cenários exagerados, como uma mudança sem verba nenhuma ou com verba infinita.
O kaizen possui três princípios no Japão: parar, reduzir e mudar. Parar com tudo desnecessário nas atividades dos colaboradores, reduzir o que está em excesso (quantidade de peças, peso, medidas etc) e o incentivo a mudar, desde o ponto de vista até a matéria-prima de um produto. Conhecer esses três princípios pode ajudar a equipe na construção das ideias de melhorias.
Conheça os princípios do Kaizen!
Após o brainstorm, a equipe deve selecionar as ideias com o melhor custo benefício, ou seja, simples, baratas e com um impacto relevante no processo. A partir dessas ideias, deve-se traçar um plano de ação e calendário para a implementação, apontando como será feita a mudança e quais os resultados esperados. Esse plano deve ser apresentado à alta gerência que, por sua vez, poderá fazer apontamentos caso algo vá de encontro com alguma estratégia macro da empresa.
4. Implementar a melhoria e acompanhar os resultados
Agora chegou a hora de colocar o plano de ação em prática. Toda a equipe deve estar engajada na implementação da mudança e acompanhando se os resultados estão acontecendo conforme o previsto. É importante fazer o registro do antes e depois, seja por meio de fotos, vídeos, indicadores de produtividade ou outros pontos que demonstrem os resultados do kaizen.
5. Apresentar os resultados e agradecer a equipe
Depois do kaizen implementado, é fundamental que se divulgue os resultados obtidos e, para isso, o relatório A3 é muito utilizado. Apresentar o antes e depois para outros setores e para alta gerência é uma forma de incentivar novos ciclos kaizen em outros processos, além de prestigiar a equipe que realizou o trabalho.
Agora que você já conheceu os 5 passos para montar um kaizen, outro ponto muito importante no pensamento lean é a valorização das pessoas, assim, agradeça e parabenize a equipe no fim deste ciclo.
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