Resolver problemas por meio de uma análise que confere ações corretivas através da sistematização de um plano de ação é o grande objetivo do chamado relatório A3. O método é um componente básico do Lean Production que tem como objetivo propor soluções para os problemas, fornecer relatórios da situação de projetos em andamento e relatar a atividade de coleta de informações.
Em outras palavras, o relatório A3 conta a história de um determinado problema, abordando o método de resolução (isto é, o plano de ação) e o acompanhamento do caso para que se saiba quais melhorias implementadas deram certo. A abordagem facilita a disponibilização de informações acerca de problemas recorrentes, conferindo mais celeridade à tratativa dos mesmos.
Entendendo o relatório A3: como surgiu?
Idealizado pela Toyota Corporation e amplamente utilizada em indústrias para análise e solução de problemas, o relatório A3 tem esta denominação porque é desenvolvido em um papel de tamanho A3. O método implica na descrição detalhada de problemas em relatório, dispostos de cima para baixo e da esquerda para a direita, pautado na análise e solução dos mesmos.
O desenvolvimento do método é baseado no modelo científico conhecido como PDCA (planejar, fazer, verificar e agir), que considera que a base para o sucesso de qualquer tratativa de problema resume-se no diálogo entre o mentor e seu subordinado. O modelo estabelece que, por meio do diálogo, é possível encontrar a verdadeira causa raiz dos problemas e, assim, solucioná-los definitivamente.
A ferramenta é referência no que diz respeito ao potencial de utilidade para a organização, pois documenta os resultados que culminaram na resolução dos problemas de maneira concisa, incorporando, assim, uma metodologia de solução de problemas que se inicia no entendimento profundo de como o trabalho é realmente feito.
Saiba como funciona o relatório A3
Veja a seguir quais são as etapas do A3 e como ele pode te ajudar a melhorar a tratativa dos problemas de modo organizado e eficaz na sua empresa.
1) Definição de tema
Ao decidir sobre a utilização da ferramenta, é importante definir inicialmente quais serão os problemas abordados no relatório A3. É preferível que os problemas reincidentes e que geram mais transtornos internos sejam elencados como prioritários.
2) Histórico
Feito isso, recupera-se o histórico do problema abordado, considerando, por exemplo, desde quando ocorre, qual a frequência e quais os prejuízos causados.
3) Condição atual
Observe atentamente qual é a situação atual do problema elencado acima, considerando todas as nuances que permeiam a sua condição do momento, preferencialmente ilustradas por gráficos.
4) Análise das causas raiz
Nesta etapa é necessário investigar os motivos pelos quais o problema tem ocorrido. O relatório A3 parte da premissa básica de que a solução de problemas está diretamente relacionada à sua casa raiz. Por isso, encontrar a verdadeira causa é o grande desafio para que a solução seja eficaz e definitiva, considerando que, até que ela seja encontrada, a probabilidade de existir retrabalho e consequentes desperdícios que conflitem com o lucro aumenta.
Conheça o Diagrama de Ishikawa
5) Objetivos
Neste momento partimos para a definição real dos objetivos que pretende-se atingir. É importante que os objetivos sejam definidos da forma mais clara e direta possível.
6) Plano de ação
Com todas as etapas anteriores concluídas, é necessário partir para o plano de ação que não só contenha o problema imediatamente, mas também evite uma possível reincidência futura.
7) Acompanhamento e confirmação do efeito
Por fim, é necessário acompanhar os efeitos provocados pelas ações tomadas acima, a fim de garantir sua efetivação para a resolução do problema. Normalmente o acompanhamento ocorre por cerca de três meses para confirmar se a execução do plano de ações foi suficiente ou se será necessário um outro método para resolver o problema.
Essas são algumas informações básicas sobre o relatório A3 que, se bem executado, pode melhorar – e muito! – os problemas da sua empresa.
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Obrigado!