O 5S é uma metodologia baseada em cinco princípios que visam garantir a organização e limpeza sistemática das áreas de trabalho e a qualidade dos processos, sendo uma das ferramentas mais conhecidas para se aplicar o lean management. Esse conceito já é muito utilizado em indústrias e até ensinado nas escolas japonesas (país onde foi criado) para as crianças levarem como filosofia de vida.
A sua popularidade se deve pelos benefícios claros atingidos, como a redução de custos e desperdícios e a melhora na moral dos colaboradores, o que influencia na qualidade do seu trabalho. Aplicar o 5S é rápido, porém, é fundamental o acompanhamento posterior e mudança nos hábitos dos funcionários para que a melhora seja contínua.
Quando pensamos no sistema de saúde, como hospitais e clínicas, sabemos que os processos são burocráticos e, muitas vezes, falhos, o que implica diretamente na qualidade do serviço prestado ao paciente. Como consequência, vemos as longas filas de espera nas emergências, demora no atendimento, dificuldade de se marcar consulta ou cirurgia, falha na comunicação, entre tantos outros.
A gestão hospitalar é a base para o sucesso da instituição, tanto economicamente como pelos olhos dos pacientes. Dessa maneira, trabalhar com os princípios do 5S traz melhorias importantes para a rotina dos profissionais de saúde. Mudanças simples, como as implementadas por essa metodologia, têm um grande impacto neste ambiente de trabalho e é isso que veremos no post de hoje.
Os benefícios do 5S para os hospitais
Os profissionais da área da saúde já possuem preocupações e picos de estresse inerentes ao seu trabalho, pela responsabilidade de lidar com as vidas das pessoas. Dessa forma, os processos e o ambiente em si precisam ser organizados de maneira que não piorem essa situação.
Assim, a adoção da metodologia 5S no meio hospitalar reduz o nível de estresse dos colaboradores e melhora a eficiência e produtividade deles por manter o local limpo e organizado. Também tem a capacidade de eliminar desperdícios, reduzir acidentes de trabalho e ainda reduzir custos e o uso de recursos, seja de dinheiro ou de tempo.
Os princípios do 5S e aplicação em hospitais
1. Senso de Utilização (Seiri)
Na primeira etapa, deve-se analisar todos os objetos existentes em determinado espaço, por exemplo, em uma das salas de consulta. Separa-se todos os itens que não foram utilizados nos últimos meses e que não têm perspectiva de uso, mantendo apenas aqueles que são realmente usados.
Os objetos separados devem ser destinados corretamente, seja para o lixo, para um local de armazenamento ou para doação.
2. Senso de Organização (Seiton)
Ao ficar apenas com os objetos realmente utilizados, agora é o momento de definir onde cada um será guardado após o uso e, sempre que possível, etiquetar os espaços para que todos os colaboradores possam entender a organização. É importante pensar em deixar de fácil acesso aqueles objetos utilizados diariamente e mais guardados aqueles que têm uso esporádicos.
3. Senso de Limpeza (Seisou)
A limpeza do local e dos objetos é fundamental para o lean management, essa prática melhora a estima dos profissionais, além de evitar que algum item estrague pelo mau uso ou má conservação. Tudo deve ser observado, desde o telefone até o descarte regular de remédios vencidos.
No primeiro momento o ideal é fazer uma limpeza geral e depois adotar uma rotina de manutenção do espaço. Organizar uma planilha com as atividades que devem ser feitas diariamente, semanalmente e em outros períodos é muito útil para manter a rotina e o hábito de limpeza.
4. Senso de Padronização (Seiketsu)
Após os três primeiros passos, chegou o momento de padronizar e normatizar todas as atividades feitas anteriormente. Divulgar o que foi feito, treinar os profissionais para a manutenção e criar escalas com as atividades e responsáveis são itens essenciais para que a organização e a limpeza se mantenha.
5. Senso de Manutenção (Shitsuke)
Lembre-se que a mudança de hábito não acontece da noite para o dia, assim, o acompanhamento e incentivo por parte da gerência também é fundamental. É importante que sejam feitos treinamentos periódicos com os profissionais antigos e com quem acabou de entrar. Quanto mais pessoas adotarem o hábito, mais facilmente ele será difundido, pois esse se torna o novo padrão de trabalho.
A adoção do 5S traz pequenas mudanças na rotina dos profissionais da área da saúde, mas com grandes impactos. Ele se torna essencial para que os hospitais se mantenham, para oferecerem um ambiente de trabalho saudável aos colaboradores e para que esses, por sua vez, ofereçam um serviço de qualidade aos pacientes.
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