Será que tenho controle sobre as áreas administrativas da minha empresa? Será que meus funcionários estão usando toda sua capacidade intelectual para resolver problemas? Como faço para manter o foco da equipe no cliente e no lucro? Como faço para que os funcionários se envolvam com a estratégia da empresa? É possível mensurar a produtividade da equipe administrativa?

Estas e outras perguntas são dúvidas constantes entre empresários e administradores. Será que tem solução? E a resposta é sim!

Ao nos inspirarmos na cultura Toyota, que deu origem ao Sistema Toyota de Produção (TPS), podemos observar que para se tornar uma das mais lucrativas indústrias automobilísticas do mundo, a cultura predominante na empresa é a da excelência. E como isto se materializa no dia a dia? Com o comprometimento dos funcionários em fazer certo, de preferência logo na primeira vez.

Isto envolve uma busca por melhoria contínua, onde cada um conhece o seu papel, o seu propósito e se preocupa genuinamente em fazer certo cada vez melhor. E nada é tão bom que não pode ser melhorado.

Seguindo este princípio a empresa toda se envolve em uma energia que fica longe da estagnação, longe da acomodação que é muito perigosa.

Como obter Excelência nas áreas administrativas?

Se a empresa ainda não tem esta cultura desenvolvida, ainda possui vários funcionários imaturos para um processo de melhoria contínua, mas mesmo assim quer trabalhar a excelência na estratégia, que metodologia é possível adotar? É possível sonhar com a excelência nas áreas administrativas?

A resposta é sim, é possível! O Lean Office pode ser o primeiro passo. A implementação do pensamento enxuto nos processos administrativos é fundamental para criar uma nova visão dos processos, para que novos conceitos de gestão sejam implantados e disseminados na organização.

Para iniciar a implementação do Lean Office é necessária a formação de uma equipe que será responsável pelo projeto. Os profissionais devem ser treinados nas ferramentas poderosíssimas de gestão de projetos e de lean. Caso não possua profissionais capacitados na sua equipe, se faz necessário estimulá-los a estudarem, a conhecerem mais, melhorando cada vez mais os resultados da empresa.

Este trabalho, quando guiado por um profissional especializado, empodera a liderança e estimula bons resultados na condução das equipes, motiva funcionários, proporciona um clima de cooperação e abertura para resultados diferentes dos que vêm sendo obtidos até o momento.  

Com isto, pessoas que estão na zona de conforto sentem-se incomodadas e reagem positivamente, começam a entrar no clima de melhoria. Desta forma, inicia-se um processo de mudança de cultura dentro da empresa, onde se faz mais com menos, onde se faz uma vez só e da maneira correta, sem retrabalho, onde as pessoas valorizam a produtividade, o conhecimento, a troca de informação e a colaboração entre setores.