A qualidade nos atendimentos e processos organizacionais é um fator extremamente importante em uma instituição de saúde, devido a um fator especial: a vida de muitas pessoas.
Neste caso, o gestor necessita de inovação nos processos para superar os grandes desafios que o esperam para conseguir um alto padrão de qualidade no hospital.
E falando de inovação, a metodologia Lean Health vem contribuindo – e muito! – na gestão de grandes centros de saúde.
A metodologia lean vem sendo aplicada na área da saúde para resolver crises e, principalmente, reduzir perdas e promover a excelência do atendimento nos serviços de saúde para os clientes.
Pensando nisso, elaboramos um passo a passo com 9 propósitos para a aplicação do lean em hospitais, o Lean Health. Acompanhe conosco!
Passo a passo da aplicação do Lean em hospitais
O Lean Health é uma metodologia aplicada na área da saúde com o objetivo de detectar e implementar avanços contínuos em processos diversos na instituição.
Entretanto, para que o lean funcione adequadamente nos processos e operações, os gestores precisam ser participativos e críticos a fim de encontrar soluções para os problemas e motivar toda a equipe na implantação do lean.
É preciso foco e participação contínua para que o passo a passo da aplicação do Lean Health, você está preparado? Veja a seguir:
1. Descobrir o problema e agir
O primeiro passo para a aplicação do Lean Health é descobrir o problema que afeta a qualidade dos atendimentos aos clientes e processos internos.
O gestor lean precisa encontrar a crise que afeta os objetivos da instituição e classificar os problemas que mais afetam a qualidade da entrega da excelência nos serviços prestados em modo de urgência para ser solucionado de maneira rápida.
É importante que os problemas sejam apresentados com clareza a fim de convencer e motivar toda a equipe que agir de imediato é a melhor maneira para solucionar a crise.
2. Implantar o setor lean na instituição
O gestor precisa ter em mente que o setor lean não é apenas mais uma burocracia para o hospital, pois o lean não é apenas um método. O departamento lean deve ser implantado na instituição de saúde para que os projetos desenvolvidos para melhorias do hospital sejam aplicados e que a equipe tenha assistência para a aplicação do Lean Health.
Já, o setor de promoção do lean, auxiliará a todos os participantes diretos e indiretos das mudanças dos processos a fim de que dia após dia as atividades sejam realizadas, crises sejam resolvidas, treinamentos sejam aplicados continuamente e que a metodologia lean desenvolvida para que o hospital não caia no esquecimento da equipe e para mantê-la a motivada a fim de construir grandes mudanças para a instituição.
3. Encontrar os profissionais que transformam
Em qualquer tipo de organização existem os profissionais que transformam uma ideia em realidade, aqueles que se tornam agente da mudança e realmente fazem a diferença e progresso em seu trabalho.
Encontrar esses profissionais parece uma tarefa difícil, e para isso é preciso observar. É necessário estar atento aos profissionais inquietos, curiosos e participativos. Esses profissionais, “agentes da mudança”, absorvem a metodologia lean e adaptam em seu dia a dia, assim fazendo a diferença e transformação na instituição.
Resultado: quando os agentes da mudança entendem que o lean ajuda a resolver crises que pareciam difíceis, eles se tornam motivadores do lean. Por isso, ao identificá-los, ofereça todo o suporte e apoio, para que o lean seja mais que um método na instituição.
4. Estruturar as cadeias de valor da instituição
A Cadeia de Valor é, basicamente, um conjunto de ações realizadas por uma organização a fim de criar valor para seus clientes. E ao estruturar e mapear a cadeia de valor é possível registrar cada etapa do projeto e seu desempenho, tanto individuais, quanto processos mais amplos.
O principal objetivo do lean ao estruturar as cadeias de valor na instituição é acompanhar a jornada do cliente (colaborador e/ou paciente) e a experiência que a instituição promove a ele.
O mapeamento de cada processo auxilia o gestor a identificar desperdícios nos processos e a encontrar o exato momento em que isso acontece.
A estruturação das cadeias de valor são fundamentais para que os profissionais da saúde – médicos, enfermeiros, entre outros – identifique a jornada que o seu paciente pode percorrer e assim oferecer um atendimento de qualidade.
5. Incluir os líderes na implantação das iniciativas lean
Um passo essencial para a implantação do lean em uma instituição de saúde é a inclusão dos líderes já no começo das estratégias.
Os líderes da área da saúde precisam estar familiarizados com a metodologia e com os processos a serem desenvolvidos, e neste caso, não incluí-los afetaria os resultados, pois sem a participação dos gestores, desde o começo das estratégias, fariam com que os mesmos trabalhassem da mesma maneira e em propósitos conflitantes com os do Lean Health.
Envolver os líderes na implantação do lean estará plenamente conforme os principais objetivos da metodologia: oferecer a melhor a experiência ao cliente, reduzir os custos e atender aos objetivos de longo prazo do hospital.
6. Disseminar conhecimento sobre o lean na organização
Mais um passo importante da implantação do Lean Health é a disseminação do conhecimento sobre a metodologia na organização. Cursos, treinamentos e eventos sobre o lean oferecem a oportunidade de aprendizado da metodologia e aplicação do método no dia a dia das instituições, por isso, é interessante que os gestores estejam sempre aprendendo para disseminar o conhecimento aos seus subordinados.
É essencial que os gestores mais familiarizados com a metodologia para poderem entender as cadeias de valor e outras ferramentas do lean, e sejam mentores de seus subordinados, garantindo a disseminação do conhecimento do Lean Health por toda a instituição.
7. Incentivar a liderança
Os gestores precisam partir do princípio que líderes do lean são mentores e compartilham seus conhecimentos a cada etapa da implantação. Por isso, para que a aplicação do Lean Health seja eficaz na instituição, o CEO (diretor-executivo) precisa ser um professor e liderar seus subordinados para que se tornem participativos e também sejam mentores nesta caminhada.
Para isso acontecer, o executivo chefe precisa acompanhar o trabalho de perto e ver como tudo acontece, ou seja, ele precisa estar presente, ouvindo os agentes da mudança e encontrando as barreiras que deverão ser superadas para que os objetivos e progresso da metodologia lean avance e focar o seu trabalho no valor criado na organização.
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8. Contar com a participação dos fornecedores
Outro grande fator de sucesso para a implantação do lean em uma instituição de saúde é a inclusão dos fornecedores da organização no processo a fim de elaborar projetos conjuntos e novas perspectivas de progresso na aplicação do Lean Health.
O resultado com a inclusão dos fornecedores do lean, além da parceria, é um duradouro relacionamento, colaboração e redução de custos para o hospital.
9. Reestruturar áreas em grupos
A reestruturação da organização em agrupamento de áreas (conhecido na indústria como família de produtos) a fim de desenvolver uma cadeia de valor é um passo muito importante para a aplicação do lean na área da saúde.
Esse passo é um dos mais difíceis, mas não impossível.
Para que a reestruturação dos processos na área da saúde em grupos funcionar é preciso encontrar as etapas nos procedimentos que são similares, como fisioterapia, ortopedia e cirurgia ortopédica, para criar assim uma cadeia de valor única para benefício dos clientes (profissionais e funcionários).
Para que esses passos sejam aplicados na implantação do lean health é preciso participação e colaboração dos funcionários para alcançar resultados satisfatórios para os objetivos da instituição.
Você está pronto para a aplicação desse passo a passo na gestão Lean Health?
Quer saber mais sobre o Lean Health e seus benefícios para a área da saúde? Leia o artigo Lean Health – Gestão lean aplicado à saúde
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