Entenda como o gerenciamento da carga de trabalho pode ser a chave para otimizar a produtividade da sua equipe enquanto potencializa os resultados da sua empresa, confira esse conteúdo!
Através do monitoramento do volume de trabalho e da gestão de tempo na sua empresa, o líder ou o responsável pelo time pode distribuir melhor atividades entre os funcionários. O intuito dessa a administração é evitar a sobrecarga de cada integrante e aumentar o rendimento deles.
Por isso, é fundamental para a sua empresa adotar algumas técnicas para gerenciar a carga de trabalho da equipe. Neste artigo vamos te explicar sobre a importância desta gestão e uma ferramenta utilizada na Metodologia Lean para gerenciamento da carga de trabalho.
O que é a gestão da carga de trabalho?
A gestão da carga de trabalho é o processo de analisar o trabalho da equipe de acordo com o desempenho dos colaboradores em cada atividade para então fazer a divisão de tarefas entre eles.
O gestor é responsável por acompanhar constantemente se o planejamento está sendo realizado nos prazos e orçamentos definidos, se está funcionando na prática e quando precisa de alguma alteração em busca de mais equilíbrio.
Quais são as vantagens para a empresa?
Existem diversas vantagens para a sua empresa ao implementar o gerenciamento da carga de trabalho.
A divisão mais adequada de tarefas entre os funcionários evita que eles, realizem atividades que não estejam aptos, garante que os processos sejam realizados da forma correta, fiquem exaustos, estressados e sobrecarregados. Ou seja, cria-se um ambiente de trabalho que visa o bem-estar da equipe.
Ao final de tudo, verifica-se nitidamente o aumento da produtividade de cada colaborador, gera a otimização dos resultados da empresa, eficiência e qualidade nos processos.
Cinco técnicas para o gerenciamento da carga de trabalho
Para implementar a gestão da carga de trabalho da sua equipe, o responsável da empresa deve observar essas cinco técnicas:
- Entender qual é a carga de trabalho dos membros da equipe
O primeiro passo para fazer essa gestão é conhecer quais são os recursos disponíveis, ou seja, quantos funcionários a empresa possui, se existe um procedimento padrão para realizar a atividade, se o mesmo está sendo utilizado corretamente e as pessoas foram capacitadas para isso, além da carga horária de cada um. Com esses dados, o gestor consegue determinar quais tarefas podem ser assumidas e cumpridas por cada funcionário sem que haja sobrecarga de atividades.
- Planeje as atividades com antecedência e de acordo com as prioridades
O planejamento é essencial para a boa gestão de tempo e de carga de horário. A partir disso, os funcionários podem organizar as atividades a serem realizadas, priorizando as mais importantes ou urgentes antes das demais.
- Gerencie as tarefas conforme as funções e habilidades
No momento de delegar as funções, o gestor deve considerar quais são as funções dos membros e também quais habilidades específicas eles possuem e podem ser bem aproveitadas pela empresa.
Isso aumenta a produtividade e a qualidade dos serviços prestados pelo colaborador, o que é vantajoso para a empresa também.
- Acompanhe constantemente o andamento das tarefas da equipe
Além do planejamento inicial já abordado anteriormente, deve existir acompanhamento constante do progresso das etapas pelos funcionários. Afinal, na hora de implementar o que foi elaborado anteriormente, o gestor pode verificar a necessidade de realizar alguns ajustes. Por exemplo, a redistribuição de tarefas ao longo do processo.
- Utilize uma ferramenta para a gestão da carga de trabalho
Para comandar o que foi proposto no planejamento, utilizar uma ferramenta para te apoiar neste processo é ideal, tanto para monitorar as horas de trabalho quanto para o andamento do que foi atribuído à equipe.
O gestor se beneficia ao ter os dados de forma mais visível para serem analisados, e os funcionários conseguem verificar melhor a sua produtividade se comunicando de forma mais proveitosa com os demais membros da equipe.
Separamos uma ferramenta utilizada nos projetos Lean, que você também poderá utilizar na sua empresa. Confira!
Ferramenta de GBO
A gestão de carga de trabalho pode ser muito beneficiada com o Gráfico de Balanceamento de Operadores (GBO). Essa ferramenta serve para reunir as informações disponíveis na empresa com o intuito de balancear o tempo entre os processos.
Uma grande vantagem é a identificação de eventuais desperdícios de tempo na empresa, identificados ao analisar a sobra de capacidade nos postos de trabalho. Com essas informações, o gestor consegue tomar decisões mais assertivas e seguras para atribuir de forma balanceada cada tarefa entre os funcionários conforme a produtividade e capacidade. Consequentemente, o processo se torna mais eficiente ao eliminar os desperdícios de tempo.
Como criar um gráfico e gerenciar carga de trabalho com o GBO
Para montar o GBO, deve-se entender primeiro os conceitos de Tempo de Ciclo (TC) e Takt Time (TT).
O TC é o período que um funcionário precisa para realizar determinada atividade na empresa. Esse cálculo não é feito de modo geral, mas individualmente, considerando o tempo de produção e a qualidade produzida.
O Takt Time engloba o tempo de trabalho diário e o volume da demanda também diária do cliente. Isso é importante para saber qual é o ritmo requerido pela empresa.
Com essas definições em mãos, o gestor consegue elaborar o Gráfico de Balanceamento e distribuir as atividades entre os colaboradores. O primeiro passo para criar é listar todas as atividades e determinar o Tempo de Ciclo. As próximas etapas são: definir o Takt Time e atribuir as atividades aos respectivos funcionários. Com todas essas informações, passa-se à etapa de montagem do gráfico. Para entender mais sobre esse processo, você pode conferir aqui o conteúdo com mais detalhes.
Com o GBO pronto, o responsável pela equipe consegue visualizar com mais clareza as cargas e os fluxos de trabalho. Essa ferramenta permite ainda verificar o desperdício de tempo e como a distribuição de tarefas pode ser organizada para gerar mais equilíbrio.
Eventualmente será necessário fazer a redistribuição de tarefas no decorrer do tempo, caso seja verificada alguma situação de sobrecarga de determinado funcionário.
A gestão de carga de trabalho através do GBO permite que haja constantemente um maior equilíbrio no balanceamento dos colaboradores de maneira mais eficiente de modo a ter mais bem-estar e gerar melhores resultados para a empresa.
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