O crescimento dos negócios faz com que a atuação em conjunto de diversos setores esteja cada vez mais presente no cotidiano empresarial. Entenda como otimizar esses trabalhos através da gestão de portfólio de projetos.
O que é o Portfólio de Projetos?
O Project Portfolio Management (PPM), também conhecido como o gerenciamento de portfólios de projetos, é uma estratégia empresarial que consiste na análise do conjunto de projetos que a empresa trabalha para a tomada de melhores decisões de acordo com o perfil e momento atual do negócio.
A partir da reunião desses projetos em um portfólio, os responsáveis pela gestão devem averiguar o sucesso de cada projeto, os gastos, o orçamento, a quantidade de pessoas envolvidas e outras questões que impactam nos resultados obtidos.
Devido à importância dessa gestão, será necessário ter uma equipe responsável para lidar com essas questões estratégicas.
Quais são as diferenças entre a Gestão de Portfólio de Projetos e a Gestão de Projetos?
A Gestão de Portfólio está diretamente ligada à Gestão de Projetos dentro da empresa. No entanto, a primeira é mais abrangente que a segunda e as atividades desempenhadas em cada uma dessas gestões são distintas entre si.
No caso do projeto, trata-se de uma série de atividades que devem ser realizadas por uma equipe previamente definida, orçamento específico e um prazo final para cumprimento de determinado objetivo. Há também a designação de um Gestor de Projetos, que irá atuar como o responsável enquanto o projeto estiver em execução.
Por sua vez, a Gestão de Portfólio é mais ampla e engloba vários projetos. Ou seja, há a análise desse conjunto de projetos, tanto os finalizados quanto os em andamento, para chegar em dados que serão usados posteriormente como base para a estratégia empresarial.
Portanto, a equipe que trabalha com o Portfólio atua constantemente em busca de chegar em novas soluções e planejamentos novos, sempre pensando em como otimizar o operacional, o capital humano e orçamento geral disponível.
Como fazer um gerenciamento eficiente?
A eficiência do gerenciamento do Portfólio de Projetos está relacionada as metas empresariais. Ou seja, se os projetos em geral que os colaboradores estão trabalhando seguem o que a empresa está buscando alcançar.
Por isso, deve-se analisar o sucesso do projeto através das suas métricas e comparar com outros projetos já realizados para verificar o seu desempenho e o quanto foi relevante para os resultados do negócio.
Outras questões a serem observadas pelos gestores do portfólio são: análise do custo-benefício, análise quantitativa, medidas de pontuação para comparar os resultados, retorno de investimento (ROI) e o quanto atingiu os objetivos visados pelo projeto.
O gerenciamento eficiente do Portfólio de Projetos está sintetizado em cinco etapas:
- Identificar os objetivos do negócio: antes de analisar as métricas dos projetos, é necessário definir claramente quais são os objetivos visados pela empresa e as metas que almeja alcançar e em quanto tempo;
- Pesquisa de informações: a coleta desses dados é essencial para a empresa verificar todas as opções disponíveis para atuação, o que já foi realizado e quais os resultados obtidos, bem como ideias que podem ser colocadas em prática no futuro;
- Seleção dos projetos: a partir da definição dos objetivos da empresa e dos dados coletados, será possível identificar quais os projetos possuem maior chances de contribuir com as metas previamente estabelecidas e que devem ser colocados em prática;
- Validação do projeto: aqui se busca verificar a viabilidade dos projetos selecionadas, considerando os recursos disponíveis na empresa para serem empregados nos projetos;
- Gerenciamento do portfólio: com a validação dos projetos e início da execução, será necessário acompanhar o desempenho, monitorar o progresso de cada um para garantir que estejam sendo realizados de acordo com o planejado e com as metas da empresa.
Benefícios da Gestão de Portfólio de Projetos
Ao valorizar a Gestão de Portfólio de Projetos, a tendência dos negócios é a melhoria dos resultados obtidos, porque há uma seleção prévia de projetos a serem realizados.
Afinal, por mais que diversos projetos possam gerar bons resultados, quando se analisa a questão de recursos limitados de capital humano, orçamento e tempo, há que se priorizar os que ofertam maior retorno.
Esse comparativo é feito de acordo com o modelo de pontuação previamente estabelecido para elencar prioridades entre os projetos.
Para a empresa, isso significa também o foco em projetos com maior rentabilidade e que possam ter um nível superior de excelência.
Os clientes também são beneficiados com essa gestão, ficando mais satisfeitos com a prestação de serviço, porque a empresa irá priorizar os trabalhos em que possui maior sucesso na execução.
A mudança no modo de trabalho será interessante também para os colaboradores, que passarão a trabalhar em projetos que estejam mais alinhados com os objetivos da empresa e que tragam melhores resultados em geral.
Planejamento do sucesso empresarial
A gestão empresarial otimizada traz ferramentas para melhorar o desempenho do negócio através da análise de dados, busca de novas ideias e seleção de quais projetos devem continuar sendo realizados, os que não farão mais parte dos trabalhos e os novos a serem implementados.
Tudo isso sempre com um gerenciamento eficiente para verificar o andamento e se a prática tem correspondido com as expectativas e previsões feitas anteriormente pelos gestores responsáveis pelo portfólio.
É de grande valia a atenção maior para as estratégias da empresa, incluindo o portfólio, mas também outras gestões que, em conjunto, conseguem potencializar os resultados da empresa. Por exemplo, a gestão de projetos se mostra como uma boa aliada, assim como a inclusão de projetos inteligentes, a gestão disruptiva.
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