O sucesso de uma empresa está diretamente relacionado com a capacidade de liderança e do bom gerenciamento das tarefas e da equipe. Entenda como a Gestão de Projetos pode te ajudar a minimizar os riscos e a alcançar as metas estabelecidas.
O que é a Gestão de Projetos e qual é a sua importância?
A Gestão de Projetos faz parte do gerenciamento de atividades dentro de uma empresa. Como o próprio nome sugere, o foco está nos projetos. Com a maior organização sobre as tarefas a serem realizadas, maiores são as chances de sucesso.
Isso envolve a análise de dados, estratégias, alocação de recursos, motivação e objetivos a serem cumpridos em determinado tempo. Nesse processo acontece também o desenvolvimento de estratégias em busca de minimização de riscos. Consequentemente, há a busca por potencializar a produtividade na equipe e maximizar os ganhos e resultados com a implementação do projeto.
Para implementar essa gestão, é necessário que exista um gestor com conhecimento e habilidades sobre ferramentas e métodos.
Como implementar a Gestão de Projetos na empresa?
Existem diversos tipos de projetos que podem ser realizados dentro de uma empresa, variando de acordo com o objetivo, o cliente, entre outros fatores próprios de cada empresa e ramo de atuação.
Portanto, não há um modelo padrão para ser implementado em todos os casos. Entretanto, existem algumas semelhanças entre alguns tipos de projetos.
O que existe em comum entre os projetos é o ciclo de vida de um projeto, que pode ser dividido em 5 etapas principais:
1) Início;
2) Planejamento;
3) Execução;
4) Controle;
5) Encerramento.
Todas as etapas são importantes e complementares para uma boa gestão das atividades.
O início é o momento em que há o primeiro contato com determinado projeto. Nessa fase há a reunião da equipe que trabalhará em conjunto, o levantamento de todos os dados disponíveis, determinação dos objetivos e metas a serem cumpridas ao final, além do orçamento disponível.
É um momento importante para a análise dos riscos e estudo de viabilidade do projeto em questão. Também é o momento para certificar que todos os envolvidos entenderam as metas colocadas e a importância de serem alcançadas no prazo.
Na sequência, começa a etapa de planejamento com a elaboração de um cronograma a ser cumprido e a delegação de tarefas para cada membro. O gestor responsável pelo projeto deve realizar a análise de riscos para determinar quais estratégias utilizar e de que modo cada um deve colaborar no projeto.
A execução é o próximo passo da gestão de projetos. Esse período é quando efetivamente as tarefas do projeto serão realizadas pelos membros e de acordo com o planejamento realizado anteriormente.
Em conjunto com a execução acontece o monitoramento das atividades para ver se estão em conformidade com o plano inicial e o prazo estabelecido. Nessa fase, o gestor também precisa motivar os membros da empresa para o bom cumprimento das atividades, mostrando a importância da sua contribuição para o projeto.
Além disso, a função do gestor é – além de fiscalizar – fazer os ajustes necessários para garantir que o cronograma esteja sendo seguido.
Por fim, tem o encerramento, quando o processo é formalmente concluído. Os resultados alcançados serão comparados com as metas e também todo o progresso será analisado para entender o sucesso do projeto e quais aprendizados podem ser aproveitados para os próximos projetos.
Uso de ferramentas na Gestão de Projetos
Existem diversas ferramentas que podem facilitar as etapas de um projeto, cada uma tem a sua devida aplicação dependendo da complexidade das atividades, quantos membros na equipe e outras peculiaridades.
A primeira ferramenta são os quadros Kanban, que mostram visualmente através de colunas as tarefas de cada estágio, divididas normalmente em trabalhos novos, em andamento e concluídos.
Os diagramas de Gantt são gráficos que representam o cronograma do projeto e o cumprimento das atividades e suas durações.
Fluxograma, calendários e planilhas também são ótimas opções para se fazer o planejamento e acompanhamento do progresso do projeto pelo gestor e pelos demais membros da equipe.
A tecnologia é uma grande aliada na Gestão de Projetos, porque permite o armazenamento unificado dos dados e a visualização de todo o projeto através de ferramentas próprias e que se adequem mais à realidade da empresa e complexidade do projeto.
Existem softwares desenvolvidos para serem usados desde o planejamento. Na execução, as ferramentas ajudam a consulta dos status de cada atividade em tempo real e automatização de alguns processos.
As ferramentas também possibilitam melhorar a comunicação, habilidade imprescindível para a gestão, o responsável deverá escolher de quais formas a interação entre os membros pode acontecer de modo mais adequado, seja por e-mail ou ferramentas específicas para isso.
Três dicas sobre Gestão de Projetos
Para aproveitar os benefícios da gestão de projetos, preparamos três dicas para os gestores:
1) Faça um excelente planejamento de projeto, coletando os dados disponíveis, ouvindo os membros da equipe e analisando todos os planos possíveis para serem implementados. Desse modo, conseguirá identificar qual o melhor planejamento para o projeto e terá mais base para a tomada de decisões;
2) Acompanhe frequentemente a evolução dos processos, o entendimento da equipe sobre as metas e o cumprimento das tarefas no prazo. Caso identifique alguma falha ou dificuldade na execução, analise de que forma pode agir para solucionar a questão ou eventual necessidade de modificar o planejamento;
3) Foque na comunicação com a equipe a todo o momento, desde as sugestões iniciais, as dúvidas e as sugestões durante a execução, bem como os feedbacks ao final. Todo o aprendizado será importante tanto para a fase final quanto para ser colocado em prática nos demais projetos.
Com a implementação de um bom projeto, a sua empresa obterá grandes diferenciais, como: otimização de tempo, maior produtividade, minimização de riscos e melhores resultados.
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