A gestão de processos é uma abordagem estratégica que busca otimizar a eficiência e eficácia das operações de uma organização. Ela consiste em identificar, documentar, analisar, melhorar e controlar os processos de negócio, a fim de maximizar a eficiência operacional, reduzir custos, aumentar a qualidade e melhorar a satisfação do cliente. A gestão de processos envolve a análise de todas as etapas do processo, desde a entrada de dados até a saída do produto ou serviço, com o objetivo de identificar gargalos, pontos de falha e oportunidades de melhoria. A gestão de processos acaba por nos oferecer algumas opções e técnicas de melhoria, sendo a padronização e automação duas das mais populares escolhas de método de trabalho.

O que é Padronização e Automação dos Processos?

Padronização e automação de processos são conceitos distintos, embora possam ser aplicados juntos em muitos casos.

Aqui estão algumas das principais diferenças:

• Padronização: Refere-se à criação de um conjunto consistente de procedimentos e práticas que devem ser seguidos em um determinado processo. A padronização pode envolver a definição de um conjunto de etapas ou atividades específicas a serem seguidas, bem como a definição de práticas recomendadas para garantir a consistência e a qualidade do trabalho realizado. A padronização pode ser aplicada manualmente ou por meio de automação, mas não necessariamente implica a remoção de intervenção humana.
• Automação: Refere-se à aplicação de tecnologia para realizar tarefas que normalmente seriam realizadas manualmente. A automação pode envolver o uso de robôs, software, sensores e outras tecnologias para executar tarefas de maneira autônoma, sem intervenção humana direta. A automação pode tornar o processo mais eficiente, preciso e consistente, mas requer investimentos significativos em hardware e software, e pode ser mais difícil de ajustar ou modificar do que os processos manuais.

Em resumo, a padronização se concentra em criar um conjunto consistente de etapas e práticas, enquanto a automação se concentra em substituir a intervenção humana por tecnologia para executar tarefas. Ambos podem ser usados para melhorar a eficiência e a qualidade dos processos, mas envolvem abordagens diferentes para alcançar esses objetivos.

Padronize seus processos antes da automação!

Padronizar um processo antes de automatizá-lo é fundamental para garantir que a automação traga os benefícios desejados.

Aqui estão algumas razões pelas quais é importante padronizar um processo antes de automatizá-lo:

• Consistência: Padronizar um processo significa criar um conjunto consistente de etapas e práticas que devem ser seguidas em todos os casos. Isso ajuda a garantir que o processo produza resultados consistentes e de alta qualidade, independentemente de quem esteja realizando as tarefas.
• Simplificação: Padronizar um processo geralmente envolve identificar e eliminar etapas desnecessárias ou que não agregam valor. Isso torna o processo mais simples e fácil de entender, o que pode facilitar a automação posteriormente.
• Identificação de gargalos: Ao padronizar um processo, é mais fácil identificar onde podem ocorrer gargalos ou problemas, permitindo que sejam corrigidos antes da automação. Isso pode ajudar a evitar a automação de um processo que não é eficiente ou que tem problemas subjacentes.
• Redução de custos: A padronização pode ajudar a reduzir custos, pois pode ajudar a eliminar tarefas desnecessárias ou ineficientes. Isso pode tornar o processo mais barato e eficiente, o que pode ser levado em consideração na automação subsequente.

Em resumo, padronizar um processo antes de automatizá-lo é uma etapa importante para garantir que a automação seja eficaz e traga os benefícios desejados. A padronização ajuda a simplificar o processo, identificar problemas e reduzir custos, o que pode tornar a automação mais fácil e eficiente.