Para quem trabalha com organização de processos, entender o que são fluxogramas, como criá-los e também como aplicá-los no dia a dia é fundamental.
Criar um fluxograma de processos não é uma tarefa tão fácil, mas, com certeza, vale o tempo de dedicação se pensarmos na organização de uma área e também na qualidade das atividades que serão realizadas a partir dele.
Se você ainda não conhece um fluxograma e não entende como usá-lo, vamos revisar alguns pontos importantes.
O que é um fluxograma?
Um fluxograma é uma ferramenta, um gráfico que mostra de forma visual as etapas de um processo, desde o início até o fim.
Muito usado na área de Organização e Métodos, é uma ferramenta para detalhar rotinas e processos, ajudando a entender onde existem etapas desnecessárias ou onde existem pontos que precisam de ajuste.
Processos, segundo Lins (1991, p. 153), são “uma certa combinação de equipamentos, pessoas, métodos, ferramentas e matéria-prima que gera um produto ou serviço com certas características”.
Encontramos diferentes nomes utilizados para fluxograma: gráfico de procedimentos, gráfico de processos, fluxo de pessoas e papéis, fluxo de documentos, entre outros.
Algo comum aos fluxogramas é o uso de símbolos, para definir atividades e etapas dentro do processo descrito. São diversos símbolos que podem ser usados, mas alguns, conforme mostraremos, são os mais comuns de encontrarmos.
Os símbolos a seguir representam:
- Processo ou atividade: Símbolo que representa as atividades de um processo.
- Decisão: Representa o fluxo de decisão que deve ser adotado dentro de um processo.
- Disco Magnético (Banco de dados): Representa o armazenamento ou a consulta de dados a um disco magnético.
- Documento: Símbolo que representa um documento.
- Início/Fim: Símbolo que representa o início e o fim de um fluxograma.
- Conector: Símbolo usado para mostrar que o fluxograma continua em outra página.
Como criar um fluxograma de processos?
Agora que já repassamos o que é um fluxograma, vamos abordar como criar um dentro dos seus processos.
Existem algumas etapas que devem ser seguidas no período de desenvolvimento de um novo fluxograma.
Etapa 1: Identificar todas as partes participantes do processo
Quem está participando do processo que será descrito? Exemplo:
- Cliente
- Banco
- Caixa
Etapa 2: Descrever, de forma cronológica, todas as atividades que são executadas dentro do processo
Pode parecer complicado, mas essa etapa na verdade é simples. Você deve pensar em todo processo e descrever, na ordem em que acontece.
Por exemplo:
- Cliente escolhe a mercadoria e passa pelo caixa
- Operador de caixa recebe a mercadoria, registra e calcula o valor total da compra
- Cliente escolhe a forma de pagamento e paga pela compra com cartão de débito
- Banco verifica se a senha está correta, caso esteja correta, o banco verifica se há saldo na conta e, se houver, a compra é aprovada
- O saldo na conta do cliente é atualizado pelo banco
Etapa 3: Desenhar o processo
Nessa etapa, desenhamos o processo de acordo com os símbolos usados para representar atividade, decisão, etc.
Etapa 4: Validar o desenho junto comas partes envolvidas no processo, até que haja um consenso entre a equipe de análise do processo e os interessados no processo
Pode não parecer tão óbvio, mas é preciso apresentar o fluxograma pensado inclusive para os clientes. Caso todos aprovem, o desenho está finalizado. Caso haja observação de algumas das partes, precisa ser validado novamente até que haja consenso.
Com o fluxograma aprovado, é preciso documentar descrevendo o que foi pensado e porque alguns pontos foram alterados. É por isso, inclusive, que identificar pontos de otimização do processo é tão importante: assim fica mais fácil justificar alterações em algo que já era aplicado antes.
Estando tudo aprovado, é hora de implementar o novo fluxograma.
Não é fácil mudar algo que já vinha sendo feito há algum tempo. Rotinas de trabalho serão alteradas e, por isso, a fase de implementação é crítica, porque sabemos que muitos podem não aceitar facilmente as mudanças.
Não deixar nada subentendido é muito importante. Ou seja, realizem treinamentos sobre as novas práticas e expliquem o porquê das mudanças.
Vantagens de se criar um fluxograma de processos
Muitas vezes, no dia a dia de trabalho e atendimento, muitas etapas são tidas como automáticas e não repensadas para podermos melhorar o fluxo que está sendo usado.
Desenhando o fluxograma é possível enxergar oportunidades de melhoria de performance, sendo o fluxograma uma poderosa ferramenta para essa análise.
As principais vantagens são:
- Possibilidade de identificar atividades duplicadas dentro do processo, o que gera um desperdício de tempo
- Possibilidade de visualizar tarefas que podem ser fundidas
- Visão macro do processo (visão holística).
Por fim, para que o processo seja bem representado, o fluxograma deverá informar:
- Qual processo será descrito (processo de vendas de um carro, processo de estudo, processo de treinamento, etc).
- Definição de onde começa e onde termina o processo
- Tarefas bem identificadas
- Registros (documentos) utilizados no processo.
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Bom dia!
Sou estudante e estou querendo me aperfeiçoar em fluxograma, pois estou criando alguns procedimentos e processos dentro do meu trabalho, e acho bem valido ter documentado os processos que criei, fiz um modelo em anexo mais acho ele bem básico, poderia me dar algumas dicas de como deixar mais técnico?
Olá Pedro, como vai?
Que bom que está buscando se aperfeiçoar em fluxograma, esta ferramenta é muito eficaz quando se trata de gestão e eliminar desperdícios.
Com a ferramenta de Mapa de Fluxo de Valor é possível criar um fluxo mais técnico, inclusive poderá detalhar os processos e incluir informações importantes como os tempos de cada etapa da produção.
Nós temos um ebook que explica com muitos detalhes como utilizar esta ferramenta, acesse este link https://materiais.lean.blog.br/baixar-ebook-mapa-de-fluxo-de-valor