A gestão de processos administrativos é responsável direta ou indiretamente de todos os processos de uma organização, dado que todos os setores passam pela administração.
Entender, visualizar, planejar e mensurar os processos de uma empresa é essencial. Pensando nisso, preparamos este conteúdo com diversas informações importantes sobre a gestão de processos administrativos.
Leia até o final!
O que são processos administrativos?
Podemos definir esse conceito como o fluxo contínuo e integrado de diversas tarefas, tendo como objetivo a eficiência no consumo dos recursos da organização, sejam eles materiais, humanos ou tecnológicos.
Dessa forma, seu principal objetivo é fazer bom uso dos recursos, a gestão de processos administrativos é um pilar importante na hora de atingir as metas da empresa.
Qual é o peso dos processos administrativos para a empresa?
Os processos administrativos, como já foi apontado, têm grande relevância para os negócios. É por meio deles que se pode conhecer o estado atual da empresa, fazer projeções, aumentar o desempenho dos setores e assim por diante.
Também podemos dizer que ele serve para guiar as equipes da organização, assim como todos os setores da empresa. Ou seja, é através da gestão de processos que o futuro da empresa é planejado.
Quais são os elementos dos processos administrativos?
O sucesso depende da articulação dos diversos setores de uma empresa. Portanto, a gestão precisa estar em dia com suas obrigações, cuidando de cada detalhe relacionado aos processos administrativos.
Em resumo, os elementos desses processos são os seguintes:
Planejamento
O primeiro passo para ter uma boa gestão administrativa é montar um planejamento – mesmo que básico no início. É através dele que você vai definir objetivos, fomentando o crescimento de seu negócio.
Você precisa saber o que quer alcançar, o quão distante está desse objetivo, quais setores vão ter que atuar para atingir o objetivo, quando o projeto será posto em movimento e quanto de recurso será preciso para ser bem-sucedido.
Organização
Como a gestão de processos administrativos requer a participação de diversos setores da empresa, ela precisa ser feita de forma organizada, com tarefas bem definidas visando um objetivo comum.
Dessa forma, dividir o trabalho e designar suas partes para colaboradores treinados e capazes de executá-las é de suma importância.
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Direção
Enquanto a organização visa dividir para conquistar, a direção atua no aspecto subjetivo do processo de trabalho. Então, a direção está preocupada com o alinhamento dos colaboradores durante a realização de suas tarefas, sendo a liderança uma de suas principais ferramentas.
- Controle
O controle está relacionado com as métricas escolhidas para verificar se as estratégias adotadas pela empresa estão fazendo efeito. Portanto, as métricas devem ser definidas no planejamento e mensuradas constantemente; a comparação com os valores esperados deve ser feita com frequência.
Caso alguma métrica esteja fora do esperado, uma investigação da causa deve ser iniciada visando solucionar o problema.
- Integração
A integração é parte fundamental da gestão de processos administrativos. Ela trabalha tanto na hora de coletar informações quanto na designação de atividades, nos diversos setores da organização.
Além disso, é através da integração que a quantidade de recursos para operar fica clara, apontando quais pontos precisam de investimentos, e quais estão com excesso de recursos.
- Previsão
É olhando para o passado ou para a situação atual que podemos calcular algumas previsões. De fato, a gestão de processos também carrega essa ideia, tendo um alto potencial de insight para a tomada de decisão, por parte da gestão.
Como otimizar os processos administrativos?
Os principais passos para otimizar a gestão de processos administrativos são os seguintes:
- Analise os processos que sua empresa emprega.
- Mapeie o fluxo de trabalho.
- Tenha uma equipe multiprofissional.
- Encontre pontos de melhoria.
- Monitore os resultados.
Nas próximas seções, vamos apresentar cada um desses tópicos com maiores detalhes.
Analise os processos da sua empresa
O primeiro passo para conseguir otimizar um setor da empresa é tomar conhecimento de como ele funciona. Portanto, analisar as etapas realizadas no negócio, de uma forma geral e integrada, vai fornecer diversos insights de melhorias.
Vale notar que todos os elementos são importantes, ou seja, não devemos priorizar apenas um procedimento ou outro, mas sim a maior quantidade possível de etapas.
Esse primeiro estudo nos leva direto ao segundo tópico, o qual tem relação com o mapeamento do fluxo de trabalho.
Mapeie o fluxo de trabalho
No tópico anterior, estudamos os processos que ocorrem na empresa; neste momento vamos mapear o fluxo de trabalho na organização, o qual vai fornecer diversas informações importantes que serão usadas na hora de otimizar a gestão.
Só para exemplificar, vamos tomar como base as notas fiscais de seu negócio.
Quando há uma venda, ocorre a emissão da nota, a qual precisa ser conferida e armazenada de forma sistemática. No longo prazo, essas notas ainda precisam estar disponíveis para consulta, e esse cuidado também precisa ser considerado.
Tenha uma equipe multiprofissional
Uma boa gestão de processos administrativos requer uma equipe multiprofissional. O motivo disso se concentra em dois grandes pontos: uma equipe dessa natureza conhece os detalhes da empresa, assim como alcança uma melhor divisão do trabalho.
Não é preciso ter uma pessoa de cada área na equipe. Os colaboradores podem ser selecionados com base em seus conhecimentos gerais do negócio, conseguindo identificar problemas e resolver conflitos.
Encontre pontos de melhoria
Com todas as informações coletadas em mãos, você deve pensar em um redesign dos fluxos de tarefas na organização, visando melhorar os processos, mesmo que em pequena escala.
É importante frisar que a melhoria contínua dos processos administrativos sempre leva a uma otimização crescente. Então, é melhor dar um passo por vez do que tentar um salto grande demais.
Monitore os resultados
Por fim, após realizar qualquer mudança, devemos monitorar os resultados da empresa com o intuito de quantificar o peso das mudanças. Assim os gestores podem aprovar ou não as mudanças, tornando-as permanentes ou repensando as soluções.
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