Os benefícios claros da metodologia da Lean, como redução de custos e a melhora na satisfação do cliente, a torna cada vez mais conhecida no meio corporativo. Dessa maneira, muitas empresas querem aplicá-la nos seus processos, porém, sem o cuidado necessário de planejamento e preparação de equipe ou ainda esperando resultados a curto prazo sem se preocupar com a manutenção das mudanças adotadas.
Esse tipo de situação é bastante frustrante para a diretoria e para os colaboradores que dificilmente terão os resultados esperados. Por isso, é importante planejar a Jornada Lean e como ela irá ocorrer na empresa.
É bastante comum uma organização, que quer apressadamente aplicar a metodologia lean, se preocupar primeiro em escolher uma área para começar o trabalho, porém, o mais importante é antes entender o porquê o Lean precisa ser aplicado nesse momento da empresa. Antes de qualquer treinamento ou mudança, a diretoria precisa refletir sobre algumas questões, como:
- Por que precisamos mudar a nossa forma de trabalho atual?
- Quais os principais problemas que precisam ser resolvidos?
- Quais objetivos pretendemos alcançar com o lean?
- Por que essa mudança é fundamental agora?
Sem as respostas para essas perguntas, dificilmente ficará claro para os trabalhadores as motivações das mudanças, aumentando a possibilidade de fracasso da adoção da metodologia. Assim, nesse post, vamos apresentar as cinco etapas da Jornada Lean que a sua empresa deve seguir para realmente ter os benefícios esperados.
As cinco etapas da Jornada Lean
1. Planejamento da Jornada Lean
Como comentamos, antes de começar qualquer mudança, é preciso entender a motivação por trás dela e definir onde se quer chegar. Nesta etapa de planejamento, é fundamental envolver a diretoria e lideranças da empresa, pois eles precisam vestir a camisa do lean para servir de exemplo aos demais.
Depois de se desenhar o plano da Jornada Lean, toda a empresa precisa estar ciente do que acontecerá e o modo que será trabalhado. Para o lean ser implantado e mantido com sucesso, os colaboradores precisam entender o que é essa metodologia e serem capacitados para colocá-la em prática.
2. Identificação de oportunidades e melhorias
Na segunda etapa é o momento para avaliar o estado atual das operações, processos, fluxos de valor etc, incluindo a infraestrutura de gestão e as perspectivas dos colaboradores. Durante a avaliação, já será possível identificar onde há pontos de melhorias e por onde será interessante começar para ter os melhores resultados possíveis.
É comum começar pelas atividades relacionadas às principais operações da empresa, uma vez que é onde o cliente enxerga valor e está disposto a pagar. Mas isso não é regra, tudo depende do perfil da empresa e do objetivo definido, o que nos leva à próxima etapa.
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3. Definição do objetivo
Este é o momento da diretoria definir onde se quer chegar com a implantação da metodologia lean e o estado futuro desejado. É importante que esse objetivo esteja alinhado com a visão estratégica da empresa e, principalmente, que seja compartilhada com todos os colaboradores.
4. Realização do projeto piloto
Não se começa a adoção do lean em todos os processos da empresa de uma vez, escolhe-se um para ser o projeto piloto e servir de exemplo do que se deve ou não fazer. Nesse projeto também é o momento de testar o estado futuro almejado e se é condizente com a realidade da empresa, permitindo adaptá-lo se necessário.
Para o piloto, o ideal é que se escolha um processo de ponta a ponta e não parte dele, pois é necessário focar em melhorias de um fluxo de valor por completo. Esse é um ponto importante já que, se escolher parte de um processo, as melhorias podem ficar truncadas nas etapas seguintes, prejudicando os resultados.
Como dito na etapa anterior, é comum optar por um processo core da empresa, mas pode variar de acordo com o objetivo definido. Se a empresa entender que é necessário inovar o portfólio atual de produtos, pode-se focar primeiro na área de Pesquisa & Desenvolvimento. Ou, se a empresa identificar que há gargalos importantes para atender o cliente em outras áreas, também pode-se fazer o piloto em outros processos.
Independente de qual processo será trabalhado, é fundamental que a equipe montada seja multidisciplinar, incluindo pessoas relacionadas a todas as etapas do processo, do início ao fim. Dessa maneira, será possível ter uma visão holística do fluxo de valor e pessoas de diferentes áreas poderão contribuir para a eliminação de desperdícios.
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5. Desdobramento para toda a empresa
Com o sucesso e aprendizados do projeto piloto, pode-se desdobrar para os demais processos da empresa, sem se esquecer de montar times multidisciplinares e contar com o apoio das lideranças e da alta diretoria.
É importante enfatizar que implantar o lean não é um projeto que possui um fim ou simplesmente utilizar algumas técnicas vez ou outra, mas é uma nova forma de trabalho e de pensar onde deve-se buscar a redução de desperdícios e a melhoria contínua.
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