Descubra como o Kanban, metodologia ágil criada há mais de 70 anos, pode transformar a gestão de projetos com sua abordagem visual e flexível. Entenda a importância do Kanban e suas funcionalidades, destacando-se em meio às demais metodologias ágeis.
Métodos ágeis, como o Kanban, têm ganhado destaque por sua capacidade de otimizar processos em um mercado que requer agilidade, mas também entrega de resultados. Neste artigo, você irá conferir a relevância e o modo de funcionamento do Kanban, com destaque à contribuição essencial que o método traz para a gestão de projetos.
O que é Kanban?
Kanban é um método de controle do fluxo de trabalho, desenvolvido para otimizar a eficiência da produção e eliminar os desperdícios. Criado há aproximadamente 70 anos no Japão pelo engenheiro Taiichi Ohno, da Toyota, tornou-se um método ágil de extrema relevância devido à sua dinamicidade, sendo aplicável na realização de projetos de menor e maior complexidade, em diferentes contextos.
O termo japonês “Kanban” significa “cartão” ou “sinalização”, sugestivo acerca do funcionamento do método: cartões visuais são usados para representar as tarefas de um projeto e acompanhar seu progresso.
A característica mais notável do Kanban é sua simplicidade operacional e a visualização abrangente do trabalho trazida pelo método. Ao exibir todas as tarefas em um quadro, equipes podem identificar sem dificuldade o estado atual de cada tarefa e adaptar o fluxo de trabalho conforme necessário.
De que modo o Kanban funciona?
O modo de funcionamento simplificado do Kanban, porém eficaz e eficiente, é uma das razões de seu sucesso e da aplicação em setores variados, não se limitando apenas à área de gerenciamento de projetos. Essencialmente, o método é fundamentado na utilização de cartões, que possibilitam o acompanhamento da execução das tarefas propostas no projeto, da seguinte maneira:
- Separação de colunas: primeiramente, para se obter a visualização ampla do trabalho e de todas as tarefas, o Kanban sugere que, em um quadro, divida-se colunas representativas das etapas do fluxo de trabalho. Elas devem ser separadas em “a fazer” (to do), “em progresso” (doing) e “concluído” (done). Para cada tarefa, um cartão é atribuído e o objetivo é que, ao final do projeto, os cartões posicionados na coluna “a fazer” sejam deslocados para a coluna “concluído”, transitando antes, é claro, pela coluna “em progresso”. Isso auxilia as equipes a visualizarem com precisão os status das tarefas e a identificarem possíveis gargalos no processo.
- Limitação de trabalho em progresso (work in progress, ou “WIP”): o método Kanban é responsável por delimitar o número de tarefas a serem realizadas concomitantemente em cada etapa do fluxo de trabalho do projeto. Trata-se de uma restrição necessária, por ajudar a evitar sobrecarga de trabalho, com a redução das multitarefas e foco da equipe nas etapas que, realmente, necessitam de mais atenção.
- Gestão do fluxo de trabalho: o modo de funcionamento do Kanban permite que haja monitoramento constante e simplificado do fluxo de trabalho, abrindo possibilidade para os colaboradores identificarem problemas, atrasos ou bloqueios com antecedência relevante. Dessa forma, ajustes e otimizações podem ser feitos durante o projeto, o que traz uma abordagem contínua de melhoria.
- Feedback e adaptação: em razão de o Kanban possibilitar a revisão frequente do processo, feedbacks e adaptações são incentivados e tornam-se frequentes. Reuniões de revisão são ideais para estabelecer os ajustes, discutir o progresso e reorganizar as prioridades, se necessário.
Como utilizar o Kanban na gestão de projetos?
A praticidade e o dinamismo do Kanban tornam o método adequado e pertinente à área de gestão de projetos. Desse modo, é possível implementar a metodologia em projetos com os seguintes passos:
- Mapeamento do processo: antes de tudo, as etapas do fluxo de trabalho e as tarefas precisam ser identificadas, do início ao fim do processo. Este é o momento de perceber qual os status delas, se devem ser feitas, se estão em andamento ou se, porventura, já foram concluídas.
- Escolha de ferramenta: é necessário decidir se o método será empregado em um quadro físico ou em uma ferramenta digital. Há diversas plataformas virtuais excelentes que usam o Kanban, como Asana, Trello e Drag.
- Criação de colunas e de cartões: caso tenha optado pelo quadro físico, é preciso traçar as colunas, dividindo espaços em “a fazer” (to do), “em progresso” (doing) e “concluído” (done). As tarefas identificadas na fase de mapeamento devem, neste momento, estar representadas em cartões físicos individuais, que transitarão pelas colunas. Fica a critério da equipe adicionar detalhes da tarefa nos cartões, como descrição, prazo, responsável, etc.
- Limitação de tarefas: é preciso delimitar a quantidade máxima de tarefas permitidas em cada coluna, com o objetivo de evitar a sobrecarga e manter o fluxo contínuo e eficiente.
- Monitoramento do fluxo de trabalho: o Kanban sugere o monitoramento do tempo gasto nas tarefas, o que auxilia a identificar áreas de melhoria. Nesta fase, reuniões regulares são de suma importância para alinhamento da equipe e sugestão de ajustes, resultando na melhoria contínua dos processos.
O que destaca o Kanban das demais metodologias ágeis?
O Kanban apresenta diferenciais relevantes em relação a outros métodos ágeis, tornando-se a opção perfeita para equipes que buscam eficiência e flexibilidade. Alguns de seus destaques são:
- Visualização facilitada do fluxo de trabalho: a configuração fundamentalmente visual do Kanban permite que qualquer membro da equipe, ao analisar o quadro, suas colunas e seus cartões visuais (representativos das tarefas), visualize holisticamente os status das tarefas e do projeto. Isso é crucial para definir o ritmo de execução das tarefas.
- Gerenciamento contínuo de tarefas: metodologias como o Scrum, por exemplo, sugerem a organização do trabalho em sprints, ou seja, com divisão das fases do projeto em ciclos com prazos delimitados. O Kanban não prescreve tempo determinado para os ciclos: as tarefas transitam entre as colunas conforme a capacidade e a demanda, o que permite uma abordagem contínua, adaptável e fluida.
- Facilidade de implementação: o Kanban não exige mudanças radicais para ser implementado. Ele é introduzido de modo gradual, sem a necessidade de grandes reformulações nos processos já existentes. Por essa razão, o método se destaca em relação aos demais e torna-se uma excelente opção até mesmo para a organização de afazeres pessoais.
- Flexibilidade de papéis: o Scrum estabelece papéis a serem desempenhados pelos membros do time, como Product owner (indivíduo que interpreta as demandas e entrega valor ao cliente), Scrum master (aquele que garante o cumprimento das regras do projeto) e Development team (demais membros responsáveis por contribuir com o desenvolvimento do projeto). São papéis específicos e rígidos, não necessariamente existentes no Kanban — neste método, há maior flexibilidade em relação às responsabilidades dos membros da equipe.
O método Kanban recebe merecido destaque dentre as metodologias ágeis por ser uma ferramenta flexível, sem perder a eficiência e a eficácia. A abordagem visual permite a constatação fácil da realização das tarefas, proporcionando clareza e visão contínua do fluxo de trabalho. Desse modo, o Kanban é aplicável tanto em projetos pessoais quanto no gerenciamento de projetos de organizações, trazendo benefícios indistintamente.
Se você deseja otimizar os projetos de sua empresa com um método ágil renomado como o Kanban, conheça a consultoria da Terzoni e alcance os resultados desejados!
Deixe um Comentário