Ao começar o processo de mudança da cultura organizacional para adotar o pensamento lean, os desafios são inúmeros. A resistência natural dos colaboradores frente a uma mudança e a falta de entendimento dos benefícios dessa filosofia costumam ser os principais obstáculos. Nesse sentido, é importante contar com apoio e muita preparação interna para que a mudança se concretize, por isso, começar com a metodologia lean no RH pode ser um grande diferencial no sucesso da adoção da nova filosofia.
Idealmente, o RH deveria representar o colaborador e auxiliá-lo no seu desenvolvimento profissional, porém, muitos departamentos ainda trabalham de forma tradicional, visando o controle do funcionário. Nesse cenário, é possível observar um RH preocupado em criar regras e políticas para determinar o que um colaborador pode ou não fazer e gastando muito esforço para garantir que esses comportamentos sejam impostos e seguidos por todos. O papel do RH não deveria focar no controle e no que não pode ser feito, mas, sim, em incentivar que os colaboradores pensem em formas de melhorar as suas atividades e resultados de forma proativa.
Por conta do papel central do RH, enquanto fornecedor de treinamentos e propagador da cultura organizacional, é fundamental que eles comecem por adotar a metodologia lean para poderem reforçar a mudança de filosofia. Essa atuação começa desde a contratação de um novo colaborador até treinamentos periódicos sobre o pensamento lean e a manutenção das mudanças estabelecidas.
Os 4 papéis principais do RH na metodologia lean
Um dos pontos cruciais para o sucesso da adoção da filosofia lean é a capacidade dos colaboradores de mudar e aprender constantemente em suas rotinas de trabalho. Dessa maneira, o departamento de RH deve estar alinhado com essa atitude e procurar nos candidatos quem tem esse perfil. Identificar a disposição em aprender, disciplina e colaboração podem trazer mais resultados no futuro do que a formação acadêmica, por exemplo.
O próprio processo de seleção também precisa passar um ciclo PDCA ou outra técnica para ser melhorado e reduzir os desperdícios. É comum encontrarmos processos longos por falta de comunicação entre RH e outros setores, pela falta de integração das ferramentas utilizadas ou outro motivo. Esses problemas apenas frustram o próprio departamento assim como o cliente final do processo, nesse caso, o candidato.
2. Desenvolvimento de pessoas
Como comentado, o RH tem um papel fundamental na capacitação dos colaboradores, por isso, ela não pode ser feita de forma genérica, como no caso de contratar um curso abrangente de um terceiro e disponibilizar no EAD da empresa ou mesmo reunindo todos em um auditório. Esse tipo de conteúdo, muitas vezes, fica apenas na teoria e os colaboradores não conseguem visualizar a aplicação em suas rotinas de trabalho.
Ao invés de buscar conteúdos teóricos, a Toyota (empresa criadora da filosofia lean) aplica o processo “Desenvolvimento do Trabalho para fazer o Trabalho” ou desenvolvimento on the job. Aqui, os colaboradores aprendem a desempenhar seus papéis e funções e melhorar suas habilidades ao tentar fazer o que lhe foi designado, o que conhecemos por “aprender fazendo”.
Um ponto interessante nesse processo da Toyota e deve ser praticado ao adotar a metodologia lean no RH é a responsabilidade dos gerentes de linha de frente no desenvolvimento dos seus colaboradores. Não é possível uma pessoa do RH estar 100% presente no dia a dia do trabalhador para fazer o acompanhamento, assim, o gerente precisa ter a consciência da sua importância nesse papel. No caso da Toyota, os gerentes são avaliados nesse quesito e, inclusive, não podem ser promovidos se não tiverem capacitado uma pessoa para substituí-lo na função.
3. Estabilização do ambiente de trabalho
É comum que em fases de mudança, como a adoção do lean, exista resistência por parte de alguns colaboradores e incertezas quanto aos resultados ou até mesmo em relação aos postos de trabalho. Aqui, o RH também tem um papel importante para manter o ambiente estável e saudável, divulgando constantemente o objetivo do lean, suas práticas, cronogramas de atividades, resultados obtidos e, mais do que isso, que o esperado é reduzir desperdícios e não demitir pessoas.
Nesse aspecto, também é relevante ressaltar que não basta a preocupação em desenvolver os colaboradores, mas estes também precisam ser recompensados e reconhecidos. Assim, se sentirão motivados a continuar com as novas práticas e assumirão a responsabilidade pela solução de problemas dentro das suas rotinas de trabalho.
4. Produtividade e melhoria contínua
Esse papel está relacionado ao anterior, uma vez que, um colaborador que entende os resultados do seu trabalho e o impacto no processo de produção, se sentirá motivado a propor e aplicar soluções de melhoria contínua. Reconhecer, recompensar e motivar são formas de gerar valor ao cliente final desse processo, o colaborador.
O RH que adota a metodologia lean precisa criar um ambiente que possibilite um trabalho melhor, mais produtivo e mais seguro para as equipes. Assim como criar sistemas para que se faça a mensuração dessa produtividade e reconheça os que se destacarem nesse aspecto.
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O departamento de RH ou gestão de pessoas tem muito o que contribuir para a mudança da cultura organizacional, porém, antes disso, ele mesmo precisa mudar. Em muitas empresas, será necessário que os profissionais da área repensem seu papel dentro da organização e pratiquem também a metodologia lean nos seus processos e rotinas de trabalho.
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