Confira, neste artigo, como o Lean Office pode ajudar a trabalhar em casa e ter um melhor desempenho durante a quarentena!
Atualmente, muitas empresas implementaram o home office como medida preventiva em relação à contenção do novo coronavírus (Covid-19), e necessitam de alternativas para padronizar o trabalho dos colaboradores que estão trabalhando em casa durante a quarentena.
A mudança na estrutura da operação dos processos administrativos, com toda a equipe atuando remotamente, gera muitos desafios ao gestor e colaborador, tanto em questão de produtividade como padronização do trabalho.
Pensando nisso, queremos mostrar a você como o Lean Office pode ajudar a trabalhar em casa e ter um melhor desempenho neste momento. Continue a leitura conosco!
Lean Office e o teletrabalho
O Lean Office, conhecido como “escritório enxuto”, é uma metodologia que tem como foco identificar e eliminar os desperdícios, e no cenário atual, estendendo-se até ao teletrabalho.
No caso do colaborador que está trabalhando de casa também pode encontrar alguns desperdícios em seu dia a dia, como:
- Tempo de espera das atividades até a entrega do trabalho, desde o tempo de solicitação, produção e até a conclusão da atividade;
- Falta de padronização no processo do trabalho;
- Produção de documentos ou relatórios desnecessários;
- Tarefas manuais que poderiam ser automatizadas;
- Burocracia em relação a aprovação de projetos;
- Reuniões muito
Agora que vimos os principais desperdícios relacionados ao trabalho remoto, vamos falar um pouco sobre os benefícios que o Lean Office oferece aos profissionais em home office.
Benefícios do Lean Office no trabalho remoto
O profissional que incorpora a metodologia Lean Office em suas tarefas diárias consegue perceber as mudanças e benefícios no seu trabalho assim que começa a implementá-lo, como, por exemplo:
- Melhoria organizacional (para o profissional e para a empresa);
- Redução de desperdícios (citados anteriormente);
- Agilidade em localizar as informações que precisa;
- Melhor aproveitamento do tempo e do fluxo de trabalho;
- Padronização e agilidade de entrega do trabalho;
- Cultura empresarial focada na eficiência e valorização do cliente;
- Ganhos financeiros para a
Como o Lean Office pode me ajudar no trabalho em casa?
Um profissional que está prestando o seu serviço remotamente enfrenta muitos desafios que podem ser solucionados com a metodologia Lean Office para melhoria de processos e eficiência da entrega de seu trabalho.
O Lean Office pode te ajudar a trabalhar em casa de forma padronizada com a sua empresa e a reduzir as reclamações de clientes.
A metodologia também ajuda a obter um maior índice de entrega dos seus projetos, economizar seu tempo e evitar contratempos e obter maior participação nos processos administrativos.
Afinal, como aplicar o Lean no home office?
Para aplicar o Lean Office em seu trabalho em casa é necessário identificar os processos e fazer o seu mapeamento, analisando cada etapa da sua produção, desde a solicitação da atividade até o prazo final de entrega.
Veja, abaixo, 5 passos para a aplicação do Lean Office no seu trabalho em casa:
1. Selecione o serviço a ser mapeado
A primeira etapa do Lean Office no seu trabalho em casa é selecionar um tipo de serviço para classificá-lo adequadamente no seu trabalho a fim de tornar o mapeamento mais fácil.
Para fazer esse mapeamento, é necessário percorrer o fluxo do processo por completo, com todos os dados, prazos, previsão de atrasos, entre outros.
2. Identifique o valor do serviço
Para identificar o valor do serviço é preciso encontrar os desperdícios que dificultam ou atrasam a eficiência do seu trabalho. Pois, entender o que é preciso eliminar é a melhor maneira de saber quais são os objetivos a serem atingidos nos processos dos trabalhos a serem entregues de modo que sua empresa, e consequentemente o cliente da empresa, estejam satisfeitos.
Para concluir essa etapa, a ferramenta gerencial Mapeamento de Processos pode te ajudar. O método consiste em compreender como os negócios operam.
3. Agregue valor em seus processos
Após identificar o que é de valor ou não no processo do seu trabalho remoto, resta agora implantar as ferramentas que possam eliminar ou reduzir os desperdícios.
Neste momento, o programa 5S (classificar, organizar, limpar, padronizar e manter) pode te ajudar.
Com a aplicação do programa 5s, você poderá obter uma maior organização de documentos, organização dos processos e simplificação das atividades rotineiras, maior economia de recursos e de tempo.
4. Padronize seu novo processo de trabalho
Após aplicar o Mapeamento de Processos e o Programa 5s em suas atividades, é o momento de padronizar o seu novo processo de trabalho a fim de deixar o seu “home office enxuto” a fim de manter o seu desempenho.
Para padronizar, você deve sempre revisar os procedimentos do seu trabalho em casa, buscando sempre por melhorias.
5. Ciclo da melhoria contínua: Kaizen
No conceito Lean existe a filosofia Kaizen, que significa “mudança para melhor” e propõe a seguinte metodologia: “ser hoje melhor que ontem e amanhã melhor que hoje”. Essa filosofia entende que cada ser humano tem a capacidade de melhorar a cada dia, aprender e aprimorar suas capacidades.
O que é Kaizen e como colocar em prática?
O ciclo de melhoria contínua deve fazer parte do seu cotidiano para manter a metodologia do Lean Office no seu teletrabalho.
Essa filosofia, junto às outras ferramentas anteriores, te ajudarão a reduzir os desperdícios dos seus processos e tempo no seu trabalho em casa, garantindo o sucesso da sua produtividade e qualidade na entrega.
Com o Lean Office, o seu trabalho em casa será melhorado e padronizado. O principal resultado para o seu dia a dia será maior produtividade, redução de desperdícios, qualidade no serviço prestado e valor final ao seu gestor e/ou cliente.
Esperamos que este artigo tenha sido útil para você! 🙂
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