Seja dentro do trabalho ou até algum aspecto da vida pessoal, todos queremos melhorar ou otimizar as nossas atividades. No meio empresarial, conseguir melhores resultados com a mesma quantidade de mão de obra, recursos e tempo é um grande objetivo e, mesmo que para alguns pareça, isso não é impossível.
Quando gestores estão buscando melhorar a produtividade da equipe, é comum olharem para métodos de qualidade, pois eles têm por objetivo justamente a otimização de processos. Entre eles temos o Sistema de Gestão de Qualidade, o diagrama de Ishikawa, o ciclo PDCA e entre outros.
Hoje, vamos nos aprofundar no ciclo PDCA, pois é um dos métodos mais comuns e intuitivos para os gestores entenderem e aplicarem. A teoria é simples e são poucas etapas, mas isso não quer dizer que possa ser feito de qualquer maneira e apressando os resultados de cada etapa.
O que é o ciclo PDCA
É um método que visa melhorar continuamente um processo e/ou resolver determinado problema. A sigla vem do inglês Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar) e Act (Ação) e, como o nome diz, é um ciclo, ou seja, passar pelas quatro etapas não significa que se encerrou, é necessário fazer e refazer os passos para se obter melhores resultados a cada vez.
Como o objetivo é a melhoria contínua é comum o ciclo PDCA estar junto à Filosofia Kaizen(modo de pensar japonês que visa a melhoria contínua de um processo e um dos pilares da administração da qualidade) e a outros métodos de gestão de qualidade.
É possível um gestor aplicar esse método de forma isolada, mas utilizar outros métodos pode tanto trazer resultados mais expressivos como auxiliar na execução de cada uma das etapas abaixo.
As etapas do ciclo PDCA
Plan (Planejar)
A primeira etapa consiste no estabelecimento de um plano para combater um gargalo da empresa ou otimizar um processo. Para a primeira vez, é aconselhável começar pequeno, escolher um processo que não envolva muitas pessoas ou recursos para se praticar o método e depois aplicá-lo em outras áreas.
O que se determina no ciclo PDCA é para ficar de fato na empresa, ou seja, não tem problema começar pequeno ou não ter muita certeza de qual escolher, pois o método irá se espalhar por todos os setores.
Qualquer problema ou processo pode ser escolhido, independente da área da empresa. Por exemplo, é possível escolher atacar a taxa de conversão de vendas, pois se muitas oportunidades param em determinada etapa do funil, é sinal de que ali tem algo a ser melhorado. Ou decidir diminuir o tempo de uma atividade, como o fechamento financeiro do período. Ou ainda ter por objetivo diminuir os resíduos gerados na produção de um produto e outros desperdícios.
O planejamento do ciclo PDCA deve conter três aspectos básicos:
- Objetivo final: Qual problema ou processo vamos trabalhar?
- Caminhos e métodos a serem seguidos: Como vamos mudar? Vamos precisar mudar pessoas, ferramentas de apoio ou adicionar/remover etapas do no nosso processo?
- Métricas: O que vamos medir? Como saberemos se o que mudamos está sendo eficiente
Veja também nosso artigo sobre: Ferramentas para gestão de processos
Do (Executar)
Nessa etapa é quando se coloca em prática o plano estabelecido no passo anterior. Mas é fundamental que, antes de colocar a mão na massa, busque-se treinar e capacitar todas as pessoas envolvidas. Os colaboradores precisam saber exatamente qual é o plano de ação, a razão e o objetivo dessa mudança e, principalmente, como eles precisarão mudar.
Durante a execução, também é preciso acompanhar as métricas que foram definidas no plano de ação para o estudo posterior.
Outro ponto importante é não buscar a perfeição, mas o melhor que se consegue fazer no momento e de forma prática. De acordo com uma teoria estatística, você leva N tempo para executar uma tarefa a 80% da perfeição e levará o mesmo tempo ou mais para alcançar os últimos 20%. Assim, sabe-se que é muito custoso (em termos de tempo e capital) ter por objetivo a perfeição.
Check (Verificar ou Estudar)
É nesta etapa que se analisa os dados e observações coletadas durante a execução do plano de ação. Deve-se comparar o planejamento inicial com o que foi de fato feito, entender as diferenças e os porquês delas existirem.
Aqui se levanta os ajustes necessários para deixar a execução mais próxima do planejado e melhorar os números medidos.
Act (Agir)
A última etapa do ciclo PDCA (lembrando que este não é o fim, pois volta para o planejamento) é a realização das ações corretivas levantadas na verificação.
No final do primeiro ciclo, a equipe envolvida analisa todos os resultados finais e determina se o objetivo lá da etapa de planejamento foi atingido ou não. Em caso positivo, as mudanças devem ser adotadas no dia a dia e enraizadas na cultura da empresa e, em caso negativo, recomeça-se o ciclo buscando mudar o que não deu certo.
Mesmo em caso positivo, o ciclo PDCA deve ser reaplicado para a empresa buscar a melhoria contínua tanto no mesmo processo já trabalhado como em outros gargalos a serem atacados.
Pode parecer perda de tempo reaplicar onde já foi trabalhado, mas é interessante notar como um processo pode ser melhorado ao mudar diferentes aspectos dele. Além disso, é fundamental voltar a ele depois de um tempo, pois sempre há pessoas e tecnologias novas que podem agregar ainda mais à rotina.
O Ciclo PDCA é utilizado na metodologia Lean para aumentar a produtividade e desenvolver a melhoria contínua dos processos.
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