Os 5S é uma metodologia que visa, muito além de limpeza e organização, disciplinar e mudar hábitos em uma cultura organizacional em busca de novas atitudes e maior produtividade.
Seu nome vem de cinco termos em japonês, que foram traduzidos para facilitar sua compreensão. São eles:
- Seiri: senso de utilização;
- Seiton: senso de organização;
- Seisô: senso de limpeza;
- Seiketsu: senso de padronização e saúde;
- Shitsuke: senso de disciplina ou autodisciplina.
Como tirar maior proveito dos 5s
E qual a melhor maneira de implantar essa metodologia em sua empresa?
Abaixo, elencamos quais pontos são essenciais para tirar proveito dos 5s e obter melhores resultados com a metodologia. Confira!
Elaborar o plano básico e envolver os setores
Uma característica intrínseca a aplicação dos 5s é que quanto mais se organiza, mais são descobertas as falhas no ambiente de trabalho. Assim, a tendência é aprimorar cada vez os métodos de organização em busca de uma produção mais eficiente e a melhoria contínua dos processos.
Para tal, é necessário ter um plano e promover o envolvimento de todos na organização e é nesse ponto que elaborar uma campanha se torna essencial. Como fazer com que os colaboradores entendam a importância da aplicação dos 5s e contribuam com as mudanças?
- Plano básico
Faça um plano básico para longo prazo com base no seu diagnóstico de quais áreas merecem prioridades na implantação dos 5s. Nele, deve ser incluso o tempo de planejamento e execução, divulgação das novas medidas, criação de ferramentas, projetos de Kaizen, treinamentos técnicos, notificações e avaliação.
- Envolvimento dos setores
Com base no seu plano, inicie o envolvimento de todos os colaboradores por meio de cartazes, slogans e outros materiais. Se a empresa possuir departamento de comunicação e de recursos humanos, possivelmente será necessário o apoio dessas áreas.
Todos devem ter acesso ao plano para participarem das mudanças iniciais e das atividades previstas, com transparência sobre cada etapa para se sentirem parte do processo.
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- Distribuição na fábrica
A distribuição deve acontecer de acordo com o grau de necessidade de organização ou como grau de interferência para dar sequência aos processos produtividade.
A primeira ação é uma limpeza geral para descartar tudo aquilo que não é necessário e separar os recursos que ainda estão em bom estado.
A segunda ação é criar identificações de onde estão os recursos e como organizá-los, utilizando placas, etiquetas ou cartazes. A limpeza deve acontecer por setor de acordo com a distribuição pensada no plano básico.
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Fazer uma reunião promocional
O papel da gerência na liderança da campanha 5s é de extrema importância para dar suporte às ações. Assim como no organograma das empresas, a implementação da metodologia acontece verticalmente e as políticas vêm dos níveis hierárquicos mais altos.
A reunião promocional é uma ferramenta de gestão que visa a colaboração dos supervisores envolvidos no processo. Cada um é responsável pela promoção dos 5s em seu setor e deve dar seu feedback, a fim de unir as ações da implementação.
Para tirar o melhor proveito dos 5s, é fundamental que haja participação e a motivação dos gestores para o incentivo de seus encarregados.
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Garantir o acompanhamento das ações e seus registros
Uma boa forma de ver os resultados da implementação dos 5s é fazer seu acompanhamento por meio de registros.
Antes da limpeza geral e sua organização inicial, faça fotos e vídeos do local, a fim de obter meios de comparação com o antes e o depois das ações.
Outra forma de fazer o acompanhamento do que ainda merece atenção e não foi contemplado no plano básico, é a utilização de marcações vermelhas de P (Problema). Cada vez que algo não está em pleno funcionamento ou falta ordenação, um P vermelho é registrado.
Além desses recursos visuais, utilize meios de quantificar as ações para acompanhar e saber quantas das ações previstas de fato foram executadas.
Promover treinamentos Kaizen
Conforme pressupõe o último S (Shiktuse) que diz respeito à autodisciplina, os treinamentos Kaizen visam capacitar os colaboradores para que tenham iniciativa de identificar problemas e promover sugestões e novas implementações.
O maior objetivo da aplicação do 5s é manter um ambiente de trabalho limpo para identificação de problemas. O Kaizen vem como a filosofia complementar para redução de desperdícios e custos, a fim de melhor a produção e aumentar a rentabilidade.
Assim, os treinamentos visam preparar o colaborador para reconhecer quando há desperdícios e promover novas posturas frente à essas situações — conhecimento indispensável para gerar a autodisciplina.
Ter equipes de controle, diagnóstico e avaliação
Por fim, manter a continuidade e os fluxos das ações do 5s requer uma rotina. Como em qualquer processo, exige uma mudança grande no dia-a-dia.
Para uma maior efetividade da metodologia 5s, é necessário formar equipes fortes para controle, diagnóstico e avaliação que mantenham as ações em dia, apontando quais as novas medidas para dar continuidade ao fluxo de mudanças.
Uma sugestão proposta por Takashi Osada é o incentivo à competições e torneios entre equipes com uma avaliação efetiva das mesmas, além da formação de associações sobre 5s. Algumas ações como essas podem tornar a implementação dos 5s mais desafiadora e interessante aos participantes.
Qualquer que seja a realidade em sua empresa, é sempre possível promover a implementação dos 5s como uma forte ferramenta de organização e limpeza para a solução de problemas ambientais.
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