As Metodologias Ágeis são um conjunto de técnicas que contribuem para o desenvolvimento dos projetos com maior agilidade, interação e entregas de bons resultados em prazos curtos. Através dessas abordagens, os resultados são mensurados por meio de um produto finalizado. O modelo Ágil é baseado em ciclos interativos e incrementais, trazendo flexibilidade e adaptabilidade aos projetos.
Esse método busca integrar a comunicação entre equipes seguindo um único objetivo, de forma a otimizar os processos e aumentar a eficiência do seu negócio. Uma característica importante é a supervisão e adaptação dos ciclos, partindo de objetivos e metas flexíveis que podem mudar durante o projeto.
Cinco maiores benefícios ao adotar a Metodologia Ágil nos Processos Administrativos:
1. Contato contínuo com o cliente
Os métodos tradicionais de gerenciamento de projetos geralmente só tem a equipe em contato com o cliente no início e no final do projeto. Se os requisitos ou expectativas do cliente não forem capturados corretamente no início ou alterados ao longo do tempo, a equipe do projeto não terá ideia até que seja tarde demais. Com a Metodologia Ágil, há contato contínuo durante todo o processo e entregas iterativas garantindo que sua equipe esteja no caminho certo, para que o serviço seja exatamente o que o cliente deseja.
2. A capacidade de adaptação
E se o seu cliente lhe dissesse no meio de um projeto que precisaria de uma mudança de escopo? Usando uma abordagem tradicional de gerenciamento de projetos, isso não poderia ser acomodado ou provavelmente envolveria aumentos significativos no custo e no cronograma do projeto. Com a metodologia Ágil, é possível incorporar mudanças com o mínimo de esforço, não importa o quão avançado esteja no projeto.
3. Entrega mais rápida
A Metodologia Ágil incorpora uma abordagem de desenvolvimento contínuo que garante que sua equipe forneça constantemente os serviços viáveis ao seu cliente durante o projeto, tornando a entrega em intervalos muito mais curtos.
4. Menor risco do projeto
Com a entrega constante do desenvolvimento do projeto e o contato contínuo ao seu cliente, recebendo feedback desde o início, os riscos de falhas são minimizados. Pois, dividir um projeto grande em iterações, reduz o risco de uma falha de rascunho. É mais provável que você encontre antecipadamente pequenos problemas que possam ser resolvidos rapidamente, ao invés de descobrir um grande problema apenas no momento do teste final, antes da conclusão do projeto. Se mais tarde você encontrar um problema ou precisar cancelar o projeto, terá investido menos tempo e dinheiro.
5. Inovação contínua
A Metodologia Ágil oferece suporte à colaboração e à melhoria contínua, que podem levar à inovação e ao desenvolvimento da empresa. A adesão aos métodos ágeis pela equipe, faz com que através de estratégias, tenham agilidade e foco nos objetivos do projeto, obtendo assim melhores resultados.
Em meio a um mercado extremamente competitivo, o diferencial da sua empresa pode ser justamente os bons resultados geridos com menos tempo e mais agilidade nos processos.
Pois, para que o gerenciamento de um projeto seja bem-sucedido não é necessário um milagre, e sim, entender o melhor caminho a ser traçado, recorrendo a conhecimentos e ferramentas que têm sua eficácia comprovada, por meio também de métodos testados e aprovados, bem como técnicas e formatos diferentes para realizar as etapas dos processos.
Neste sentido, este artigo aponta algumas ferramentas utilizadas neste segmento da Metodologia Ágil.
Lean Office – O Lean Office, também conhecido como escritório enxuto, é uma metodologia de melhoria contínua focada no ambiente administrativo das empresas que buscam redução ou eliminação dos desperdícios encontrados nos processamentos diários. Clientes da Terzoni possuem números expressivos e resultados incríveis, confira:
- 100% de eliminação de produção e transporte físico de documentos;
- 60% aumento das horas disponíveis de colaboradores;
- 50% redução de criação e aprovação de relatórios e reports, e
- 40% redução de prazos e entregas de dados e informações.
A Consultoria de Lean Office possibilita que você identifique e elimine os desperdícios que absorvem os recursos da empresa. Eliminando as perdas dos processos você otimizará seus recursos e aproveitará ao máximo a produtividade da sua equipe.
Scrum – a metodologia Scrum é uma das mais conhecidas entre as metodologias ágeis. Uma das grandes vantagens do método, que tem seu andamento focado em três papéis, Scrum Master (guardião da metodologia na organização), Product Owner (dono do produto) e Team (equipe), é a possibilidade de engajamento de todos os funcionários e gestores de uma forma muito efetiva e colaborativa. As reuniões diárias e constantes desta metodologia ágil, permite que o time compreenda de fato a visão do cliente. Geralmente o Scrum é adotado no gerenciamento de projetos de desenvolvimento de produtos e software, mas também pode ser usado em um contexto relacionado a negócios.
As reuniões diárias, de aproximadamente 15 minutos, permitem sincronizar as atividades e encontrar a melhor forma de planejar a jornada de trabalho, de acordo com o perfil do time de colaboradores.
Kanban – O Kanban é um dos métodos mais ágeis e simples utilizados em equipes, podendo ser utilizado em qualquer tipo de projeto. Composto por checklists, ele oferece uma visão ampla do que está sendo desenvolvido. Ele é dividido por etapas de evolução, permitindo que a organização dos processos seja feita de uma forma visual. Elas são:
- To Do: atividades que precisam ser realizadas;
- Doing: atividades que estão sendo realizadas;
- Done: atividades que já foram finalizadas, avaliadas e aprovadas pela equipe.
À medida que as entregas evoluem, as informações contidas na tabela mudam. Quando uma nova tarefa precisa ser realizada, um novo cartão com a demanda é criado.
A Metodologia Ágil na prática
Em seus mais variados projetos com resultados positivos alcançados, a Terzoni conta com uma cartela de clientes que melhoraram as estruturas dos processos, aumentando sua produtividade. De forma estruturada, a Terzoni faz o diagnóstico, desenhando os fluxos e identificando os processos de trabalho de modo a reduzir ao máximo todos os desperdícios que possam ocorrer ao longo de todas as etapas do processo.
Empresas como Santa Maria, Moinho Globo e Toledo Prudente Centro Universitário, são organizações que confiaram na Terzoni por meio da metodologia Lean Office e celebram resultados incríveis! Especificamente na Santa Maria, 6 setores foram reestruturados: Comercial, Financeiro, TI, Expedição, Suprimentos e Silvicultura, aumentando a produtividade de seus processos em 60%.
Uma mudança interessante que ocorre por meio da implementação do Lean Office, é na cultura da empresa. Ela passa a focar na eficiência e qualidade das atividades e processos, estimulando os funcionários a buscarem soluções simples e eficientes no seu dia-a-dia.
Sua empresa tem interesse em implementar alguma dessas Metodologias Ágeis? A Terzoni é especialista no assunto! Entre em contato conosco para aplicarmos as melhores ferramentas em sua empresa.
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