Com a implementação correta do fluxograma, será possível identificar eventuais falhas e montar um plano de ação para corrigir e melhorar o desempenho da equipe e dos processos, assim como ajudar na organização da sua empresa e na redução de desperdícios.
O que é um fluxograma Vertical?
O fluxograma é uma ferramenta recomendada para ser usada desde o início dos processos até o final para mapear, medir as atividades, interpretar os fluxos e identificar eventuais desperdícios que estão acontecendo na empresa.
Isso é formado por uma representação gráfica da sequência de etapas de um processo para que seja fornecida uma visão geral de como é realizado todo o procedimento em questão de maneira clara e ordenada.
A estruturação do fluxograma vertical é realizada por símbolos geométricos e padrões para representar os serviços ou recursos envolvidos no processo, além da ordem a ser seguida para determinada tarefa objeto de estudo.
Esses símbolos classificam o tipo de operação e os oito desperdícios da metodologia Lean: espera, transporte, movimento improdutivo, processamento desnecessário, estoque, excesso de produção, defeitos e intelectual.
Qual é a importância do fluxograma para os processos?
O fluxograma é importante para as empresas e a sua equipe porque se mostra como um método eficaz para a visualização dos processos a serem elaborados e otimiza o aprendizado.
Isso também é útil para eventual treinamento de novos funcionários de modo a manter a ordem de processos a serem seguidos para garantir maior controle e produtividade.
Além disso, com o levantamento de dados para a elaboração de um fluxograma vertical de acordo com as tarefas realizadas atualmente, é possível revisar todas as etapas dos procedimentos atuais e verificar gargalos ou desperdícios a serem corrigidos.
Com as informações reunidas, os responsáveis devem focar na gestão de processos a partir da análise minuciosa de como melhorar o cumprimento das atividades e montar um plano de ação a ser implementado no próximo fluxograma.
Portanto, essa ferramenta permite maior organização das atividades elaboradas dentro da empresa e clareza de que sequência seguir para as melhorias contínua dos processos.
E como o modelo de fluxograma é simples e rápido de ser preenchido, torna-se mais fácil ainda a interpretação de dados posteriores para serem usados em eventuais estudos e revisões de procedimentos para novos planos de ações.
Como preencher o fluxograma?
Antes de iniciar o preenchimento do fluxograma, será necessário definir o processo que será analisado do início ao fim, qual o nível de detalhamento necessário e reunir as informações existentes sobre o objeto de estudo.
Quanto ao procedimento a ser estudado, recomenda-se aquele com mais volume ou mais barreiras, visto que depois esse modelo pode ser adaptado para os demais setores.
O nível de detalhamento é essencial para que não falte informações ou que essas estejam em excesso, porque ambos os casos são prejudicais para o bom funcionamento da ferramenta.
Já o levantamento das atividades deve ser realizado de maneira organizada para tornar o processo mais ágil e de fácil compreensão na hora de enfim elaborar o fluxograma.
O fluxograma pode ser preenchido em cinco etapas distintas:
1. Deve-se iniciar pelo cabeçalho, local onde contém o nome do processo estudado, o setor, o responsável e a data de realização do fluxograma;
2. O próximo passo é a descrição das atividades em ordem sequencial desde o começo até o fim do processo;
3. Em caso de atividade em que precise de movimentação ou deslocamento, essa informação deve constar no campo de distância;
4. Cada tarefa demanda um determinado tempo, que deve ser anotado no campo específico. É aconselhável medir pelo menos cinco vezes o tempo necessário para garantir maior precisão nesse dado a ser preenchido;
*Acesse também o artigo: Tempos e métodos: Lead time, Takt time e Cronoanálise.
5. Por fim, no campo de tipo de atividade deve haver a determinação simbólica se o procedimento é: operação, transporte, espera, armazenagem ou inspeção. Após essas marcações, interliga-se os pontos demarcados.
Com o preenchimento desses dados no fluxograma, o documento fica pronto e completo para ser disponibilizado para a equipe seguir quando for realizar as tarefas objeto de estudo dos fluxogramas.
Veja abaixo um exemplo de fluxograma:
Quais são os resultados da implementação correta dessa ferramenta?
Desde as etapas iniciais dos estudos para a implementação do fluxograma vertical, a empresa pode verificar benefícios pela análise de como os processos funcionam atualmente e quais os pontos de melhorias a serem executados posteriormente.
Essa ferramenta permite aos funcionários maior aprendizado sobre os processos, visto que se apresentam de forma mais clara com essa ferramenta. Com isso, o trabalho deles apresenta maior organização e rendimento ao final.
Para as empresas, o fluxograma é essencial por permitir mapear os processos, analisar o que pode ser alterado por um novo plano de ação mais eficaz em busca de eliminar desperdícios de espera, transporte, movimento improdutivo, processamento desnecessário, estoque, excesso de produção, defeitos e intelectual.
Consequentemente, as empresas se beneficiam de resultados melhores em comparação com o modo de trabalho anterior ao implemento da ferramenta.
Os resultados podem ser calculados através da porcentagem de cada atividade ao somar o número total de atividades realizadas. Com esse valor, deve-se dividir a soma de uma atividade específica pelo número total de atividades.
Por exemplo: em um processo que se verifica que o desperdício de espera aconteceu 25 vezes em um total de 100 atividades, a porcentagem desse desperdício em questão é de 25%.
Essa conta pode ser feita individualmente para cada atividade específica para obter a porcentagem de cada uma.
Com essas informações, será possível definir um novo plano de ação para otimizar esses processos em busca de resultados mais satisfatórios e com menos desperdícios.
Portanto, o fluxograma vertical é essencial para as empresas que desejam organizar os processos de forma clara para os seus colaboradores e obter dados importantes para descobrir eventuais desperdícios e pontos a serem trabalhados e otimizados.
E se você precisa organizar os processos da sua empresa, conheça os serviços de consultoria da Terzoni!
Você pode se interessar por esses outros conteúdos sobre LEAN!
Deixe um Comentário