Conheça os ensinamentos do guia clássico de gerenciamento de projetos, o PMBOK, que há quase trinta anos é referência para organizações que buscam metodologias de qualidade.
O que é PMBOK?
O PMBOK (Project Management Body of Knowledge, traduzido como “Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos”) é um guia renomado das melhores práticas da área de gestão de projetos. Ele é utilizado como referência, por reunir normas e diretrizes capazes de melhorar e otimizar a execução de projetos. Publicado primeiramente em 1996, ele padroniza processos e guia empresas, sempre observando as tendências. Além disso, o guia é elaborado pelo PMI (Project Management Institute, ou Instituto de Gerenciamento de Projetos), a maior organização internacional dedicada à promoção do uso das melhores técnicas e práticas em gerenciamento de projetos.
Conhecido como a “bíblia da gestão de projetos”, o PMBOK serve como ponto de partida para a criação de metodologias em qualquer segmento de uma empresa, revelando-se um guia essencial e muito versátil. Aliás, é importante ressaltar que ele não é uma metodologia, como o Kanban, Scrum e o Lean, e sim um documento de referência, aprimorado periodicamente desde sua criação.
Lançada em 2021, a sétima – e mais recente – edição do guia trouxe mudanças importantes em relação às versões anteriores. Agora, ele reflete as características atuais do mercado e busca suprir as necessidades de todos os setores das organizações.
Como eram as edições anteriores do guia?
As primeiras versões do PMBOK apresentavam características mais prescritivas. Elas descreviam os grupos de processos dos projetos e as áreas de conhecimento.
Primeiramente, os grupos de processos dos projetos são atividades variadas e tarefas inter-relacionadas executadas em busca de um objetivo. Eles são iterativos por natureza e divididos em cinco: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.
Por sua vez, as áreas de conhecimento envolvem os principais aspectos típicos de um projeto, bem como os processos que as compõem. Elas se dividem em dez: integração, escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos, aquisições, partes interessadas.
Com o passar dos anos, é natural que o guia necessite de adaptações para abarcar práticas atualizadas em gestão de projetos, em face do contexto dinâmico no qual as organizações estão inseridas. Pensando nisso, o PMI publicou a sétima edição do PMBOK, em 2021, com alterações relevantes para a nova geração de gerenciamento de projetos.
Quais as novidades da última versão do PMBOK?
O guia, atento às necessidades atuais do mercado globalizado e às novas tecnologias, lançou formas mais eficientes e menos prescritivas de gerenciar projetos. Ele tornou-se mais dinâmico e focado nos princípios.
São doze princípios de gerenciamento e mais oito domínios de desempenho de projetos descritos na sétima versão do PMBOK. Eles orientam gestores, em sintonia com as demandas do mercado contemporâneo.
Os 12 princípios de gerenciamento de projetos
Servem como alicerce e guiam o comportamento da equipe. Hoje em dia, sabemos que entregar apenas resultado não é suficiente: é preciso entregar valor, gerar confiança e preparar a empresa em face de situações adversas. Nesse sentido, os princípios fornecem diretrizes para o alcance dessas metas. São eles:
1. Administração
O gerente de projetos tem o papel fundamental de guiar a equipe em direção ao valor que a empresa pretende gerar. As condutas desse líder são capazes de trazer integridade e credibilidade para todas as partes envolvidas no projeto.
2. Equipe
Criar um ambiente colaborativo, que combine as melhores qualidades da equipe, capacita o time a enfrentar os possíveis desafios da execução do projeto. É preciso priorizar pessoas e suas interações, e não processos rígidos e produtos.
3. Partes interessadas
As partes interessadas são fundamentais para a geração de valor e saber ouvi-las garante alinhamento entre projeto, visão sobre o produto e objetivos a serem alcançados. Não há como gerar valor para o cliente se stakeholders não forem ouvidos de modo empático.
4. Valor
O quarto princípio ensina: um projeto deve sempre ser entregue com geração de valor. Esse deve ser o objetivo primordial da organização. Nos dias de hoje, a entrega de um produto específico, ainda que dentro do prazo estipulado, é insuficiente sem a entrega do valor.
5. Pensamento sistêmico
Em cada projeto, existem circunstâncias únicas e dinâmicas, as quais devem ser encaradas sob um olhar sistêmico. A partir de uma abordagem holística, é possível estabelecer diálogo satisfatório entre as interações diversas.
6. Liderança
Um bom líder conseguirá motivar a equipe, resolver eventuais conflitos e extrair o melhor de cada um se considerar a individualidade dos colaboradores e suas reações diferentes aos estímulos.
7. Adaptação
Também conhecido como tailoring, este princípio ensina sobre a importância de tomar as atitudes adequadas em contextos distintos. A adaptação às especificidades do projeto é essencial e o time precisa estar preparado para lidar, de maneira flexível, com situações desafiadoras.
8. Qualidade
Tanto os produtos quanto as entregas precisam ter qualidade e cumprir requisitos estabelecidos. Para que isso ocorra, é necessário estabelecer padrões, sempre buscando a melhoria contínua durante o projeto.
9. Complexidade
Os projetos dos dias atuais são complexos, com várias partes interessadas, circunstâncias e expectativas. É preciso compreender os fatores que se relacionam de modo sistêmico e buscar simplificá-los.
10. Riscos
Este princípio ensina sobre a importância de reconhecer, analisar e monitorar os riscos inerentes ao projeto – ações imprescindíveis para o seu sucesso. As oportunidades e ameaças não podem ser ignoradas.
11. Adaptabilidade e resiliência
O valor almejado pode mudar com o tempo e a equipe precisa agir com adaptabilidade frente às alterações. A resiliência também é necessária, principalmente porque, muitas vezes, o time não está preparado para a nova realidade e seus obstáculos.
12. Gerenciamento de mudanças
O gerenciamento de projetos não deve tentar escapar de mudanças, haja vista serem inevitáveis no contexto dinâmico das organizações. É necessário aceitá-las e considerar seus ensinamentos, afinal, podem trazer melhorias para o cotidiano da empresa.
Domínios de desempenho de projetos
Os domínios de desempenho de projetos são áreas referentes a atividades críticas relacionadas entre si, que precisam ser monitoradas e executadas com o intuito de possibilitar a entrega eficaz e eficiente de resultados. Por serem interdependentes, os domínios devem ser trabalhados em consonância. O PMBOK elenca oito deles:
1. Equipe
Aborda as atividades e responsabilidades relacionadas aos indivíduos encarregados da produção das entregas do projeto. Se forem trabalhadas satisfatoriamente, resultarão em uma equipe de alto desempenho.
2. Partes interessadas
Aqui, o foco são as pessoas impactadas pelo resultado do projeto, seja positiva ou negativamente. É preciso reconhecer as demandas dos stakeholders e buscar alinhá-las com os objetivos do projeto.
3. Abordagem do desenvolvimento e ciclo de vida
A escolha da abordagem mais adequada para o projeto afeta diretamente o desenvolvimento do produto, serviço ou resultado. Já o ciclo de vida deve conter fases que conectem a entrega de valor dos negócios com as partes interessadas durante todo o projeto.
4. Planejamento
Este domínio cuida das atividades e funções indispensáveis para a obtenção dos resultados e entregas. Quando executado efetivamente, há um progresso coordenado e holístico do projeto.
5. Incerteza
As incertezas surgem devido às inúmeras variáveis do projeto. É preciso enfrentá-las com o intuito de prevenir os riscos e de elaborar respostas adequadas às situações hipotéticas. O objetivo é concluir o projeto sem repercussões negativas provenientes de circunstâncias inesperadas.
6. Entrega
Neste domínio, a atenção é voltada para a contribuição satisfatória do projeto em relação aos objetivos estabelecidos. É necessário que haja, de fato, entrega dos resultados concretos inicialmente idealizados.
7. Medição
O domínio de desempenho da medição trata da avaliação do status do projeto. Isso permite a tomada de decisões adequadas e compatíveis com a análise da performance, ou seja, se esta for satisfatória, as ações deverão ser mantidas.
8. Trabalho do projeto
O oitavo domínio faz referência às atividades e funções realizadas para obtenção dos resultados e entregas. Desse modo, atividades como o gerenciamento de recursos físicos e a definição de tarefas, dentre outros, são imprescindíveis para o trabalho do projeto.
Utilize os ensinamentos do PMBOK a favor da organização
Adotar o PMBOK traz inúmeros benefícios para sua empresa, como a padronização de processos, redução de custos e desenvolvimento de competências. Os ensinamentos do guia ajudam a lidar com os riscos e a melhorar os padrões de qualidade durante todo o projeto.
Além disso, a metodologia Terzoni garante a utilização das melhores práticas do PMBOK a favor da sua empresa, transformando ideias e estratégias em ações concretas. Portanto, conte com a melhor gestão de projetos para alcançar os objetivos do seu negócio!
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