Se você ainda não sabe o que é um Escritório de Processos (ou BPM Office) ou ainda tem dúvidas sobre como implementar dentro da sua empresa, nós preparamos esse artigo para sanar de vez todas as suas dúvidas a respeito desse assunto.
O que é Escritório de Processos?
Basicamente, o Escritório de Processos é um comitê responsável por estruturar e garantir o funcionamento do Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM). Em outras palavras, o Escritório de Processos é uma espécie de embaixador do BPM Office e, montar esse comitê, é fundamental para que as empresas tenham um “grow up”, uma vez que as rotinas estão cada vez mais complexas, com a execução de muitas atividades simultâneas.
Por causa disso, é necessário que o seu negócio tenha uma boa estrutura, com fluxos bem planejados e organizados de forma que os resultados e desempenhos sejam os esperados.
Ou seja, o Escritório de Processos é um fator muito importante para que o Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM) funcione da melhor maneira possível. É através dele que você poderá conectar as diretrizes estratégicas da sua empresa com a operacionalização e a execução dos processos. Mas atenção, antes de continuarmos, é preciso compreender o BPM para não ter confusão. Até porque, sabemos que as inúmeras siglas do mundo empresarial podem nos confundir, por isso se atente:
- BPM Office (Escritório de Processos): setor de uma empresa responsável pelos
processos de negócios da organização - BP Office (Terceirização de Processos): é a terceirização de um processo. Em
outras palavras, é quando outra empresa realiza um processo por você. Bons
exemplos de BPO são call centers e empresas de recrutamento.
Dúvidas esclarecidas, podemos continuar falando a respeito do Escritório de Processos.
O que faz um Escritório de Processos?
Bom, como já comentamos acima, o Escritório de Processos é responsável por desenvolver a união entre a gestão e a automação de processos de uma maneira mais otimizada. Para explicar melhor, podemos resumir um Escritório de Processos em 7 grandes responsabilidades, confira:
Um Escritório de Processos é responsável por:
- Disseminar boas práticas;
Ser um agente transformador;- Monitorar o dia a dia da operação;
- Ser um guardião da metodologia;
- Disseminar a cultura de processos na organização;
- Apoiar as áreas a atingirem seus objetivos;
- Monitorar o dia a dia da operação.
Como montar um Escritório de Processos?
Para que todas as 7 responsabilidades sejam atendidas, é possível realizar algumas ações para criar um Escritório de Processos com sucesso, veja:
- Mapeamento de processos: identificando a atual situação dos fluxos da empresa e elaborando estratégias de melhoria;
- Redesenho dos processos: para que gargalos e redundâncias sejam eliminados e a performance seja otimizada;
- Capacitação de colaboradores: garantir que os colaboradores estejam alinhados aos novos processos elaborados;
- Monitoramento da execução dos processos: a fim de garantir que, conforme o tempo for passando, os processos continuem sendo executados da maneira que foi planejada;
- Automação de processos: para que os custos e o tempo gasto pelos colaboradores durante a execução dos projetos sejam reduzidos;
- Melhoria contínua: depois de tudo organizado, é preciso que a empresa esteja sempre buscando novas formas de tornar os processos mais eficientes.
Seguindo essas ações, é bem possível que você consiga estruturar o Escritório de Processos na sua empresa, de modo que ele seja a ponte que interliga o ambiente operacional com as diretrizes estratégicas estabelecidas, alinhando-se sempre às necessidades de crescimento da sua empresa.
Quais as vantagens de implantar o Escritório de Processos?
Fora o que já foi mencionado ao longo desse tempo, podemos te indicar outras 5 grandes vantagens de implantar o Escritório de Processos (BPM Office) na sua empresa:
Visão Estratégica:
A primeira grande vantagem de criar um Escritório de Processos é poder trabalhar a visão estratégica do seu empreendimento, uma vez que todas as mudanças que serão propostas por esse comitê responsável servirão para que os processos se tornem cada vez mais alinhados com a estratégia que você mesmo traçou para a sua empresa.
Multidisciplinaridade:
Devido ao seu caráter interdisciplinar, o Escritório de Processos proporciona diversos pontos de vista diferentes, pois ele é formado por:
- Chief Process Officer (CPO): tem como responsabilidade liderar as equipes do Escritório de Processos, garantindo que os objetivos e metas do negócio estão sendo respeitados;
- Analista de processos: que trabalha avaliando a atual situação dos processos (AS-IS), sugerindo alterações;
- Designer de processos: responsável por desenhar processos executados atualmente e também modela os novos processos que serão implantados (TO-BE);
- Arquiteto de processos: é este profissional que será o responsável por criar uma visão sistêmica da organização, expondo os macroprocessos, subprocessos e os relacionando com a geração de valor para o cliente.
É comum que o número de colaboradores de um Escritório de Processos varie conforme o tamanho e as necessidades de cada empresa.
Independência:
O Escritório de Processos (ou BPM Office) se conecta diretamente com a liderança da empresa, ou seja, com o CEO. Por esse motivo, é possível ter maior liberdade para trabalhar as mudanças, eliminando a burocracia dos departamentos. Mas também é legal destacar que, por mais que esteja conectado aos CEOs, a estrutura do BPM Office por estar em qualquer lugar do organograma da empresa.
Contexto cultural:
O Escritório de Processos tem o dever de disseminar para toda a empresa o quanto é importante melhorar a organização dos processos para que o desempenho do negócio também tenha uma melhora significativa. Para isso acontecer, o Escritório de Processos é responsável por criar um ambiente e uma cultura favorável à análise contínua e qualificada da execução de atividades.
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Promove a integração:
Outro grande atributo vantajoso, é que o Escritório de Processos promove a integração entre as áreas e, essa promoção entre as diferentes áreas, é benéfica, pois, pode eliminar, por exemplo, processos idênticos que aconteciam em setores diferentes, maximizando a produtividade da equipe.
Investimento com retorno garantido
É verdade que a criação de um escritório de processos pode gerar alguns “custos”, como disponibilização de um espaço físico, criação de novos cargos, treinamento de pessoal, compra de novos equipamentos, mas, desde que bem implementado, em um médio ou longo prazo você poderá observar que é um investimento com retorno garantido e que apresentará resultados em nível de redução de custos, eliminação de gargalos em processos, melhor funcionamento entre os setores internos e geração de informações estratégicas no plano organizacional.
Esperamos que este conteúdo tenha te ajudado. Quer saber mais sobre Escritórios de Processos e BPM Office e conhecer melhor as formas de introduzir na sua empresa? Entre em contato conosco.
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