Não é raro acontecer de um gestor investir em uma nova tecnologia ou mudar drasticamente um processo sem um estudo detalhado prévio. O resultado, na grande maioria das vezes, é ter as expectativas frustradas, uma vez que a mudança não gerou o lucro ou redução de tempo esperada.
É fundamental para a longevidade de toda empresa se atualizar e mudar processos para se manter competitiva, mas, tão fundamental quanto, é o planejamento dessas ações. Existem diversas técnicas e estratégias que auxiliam esse planejamento de melhorias, para que a mudança seja eficaz e atenda aos resultados esperados.
Uma delas é o mapeamento do Fluxo de Valor (VSM, do inglês Value Stream Mapping).
O que é o mapa de Fluxo de Valor?
O VSM é uma ferramenta estratégica que possibilita enxergar o macro de uma produção. Podemos dizer que é um mapeamento de processos, porém, que considera o fluxo de trabalho de um produto desde o início, com a chegada da matéria-prima até o resultado final sendo entregue ao cliente. Dessa maneira, não se restringe apenas ao processo de um departamento, mas de todos os envolvidos da produção do produto ou realização do serviço.
Os processos mapeados são classificados de três maneiras:
- Os que efetivamente geram valor;
- Os que não geram valor, mas são importantes para a manutenção da qualidade;
- E os que não geram valor e nem servem de manutenção da qualidade, portanto devem ser evitados ou eliminados.
Principais benefícios do mapeamento do Fluxo de Valor
Visão macro: O VSM permite ter uma visão sistêmica de todo processo de um produto, apresentando em um único mapa as atividades, quantidade de mão de obra empregada, tempo da atividade, tempo entre as atividades, transporte de matéria-prima e do produto final, entre outras.
Pontos de melhoria claros: Ao se realizar corretamente o VSM e ter a visão macro do processo, é mais claro enxergar pontos de melhoria que vão trazer valor ao cliente, como redução no tempo de fabricação e de entrega e melhora na qualidade final. Além das melhorias, também fica mais claro perceber onde é possível diminuir ou eliminar fontes de desperdícios (coisas que não agregam valor).
Plano de ação tangível: Uma parte importante do VSM é o desenho de onde se quer chegar (mapa do estado futuro) e como a empresa chegará lá. As mudanças são realizadas já sabendo qual o resultado esperado, ou seja, são mais corretas e, consequentemente, lucrativas.
Passo a passo para desenhar um mapa de Fluxo de Valor
- Formação da equipe e a escolha do produto
Na equipe, é importante ter pessoas de diferentes níveis (estratégico, gerencial e operacional) e departamentos para facilitar o desenho do processo total. É importante definir um único líder para o projeto que tenha uma visão sistêmica do processo e tenha o poder de tomar decisões. Para o produto ou família de produtos, é interessante começar por aquele mais crítico e/ou que possui maior valor ao cliente.
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- Percorra e observe o fluxo atual de produção
A equipe deverá percorrer todo o processo de produção do produto, do início ao fim, observando todas as etapas e os fluxos de materiais e de informações envolvidos. É aconselhado fazer o percurso mais de uma vez e até fazer o sentido inverso para captar todos os detalhes do processo.
- Desenhe o processo atual (mapa do estado atual)
Nesta etapa, reúne-se a equipe e todas as anotações feitas para desenhar o VSM, enfatizando que é para mapear o fluxo atual, como ele realmente ocorre, e não como deveria ser.
Para o primeiro esboço, é aconselhável utilizar papel e lápis, para não se perder o foco em coisas não relevantes. Aqui, não é necessário colocar todos os detalhes observados, mas sim os essenciais ao processo, tais como quantidade de trabalhadores por etapa, o tempo de trabalho que agrega valor, tempo no processo que não agrega valor (como a espera para passar de etapa e deslocamento) etc.
- Avalie o fluxo de valor atual
Com o fluxo de valor desenhado, agora é momento de analisar criticamente cada etapa e localizar os desperdícios. Estes podem ser excesso de estoque, longo tempo de inatividade, problemas de qualidade que geram retrabalho, entre outros. Esses pontos de melhoria são identificados no mapa com um “kaizen burst”.
A equipe deve se questionar quais tempos podem ser reduzidos, quais fluxos de informação podem ser otimizados, se há necessidade de contratação de mão de obra ou novas tecnologias etc.
- Desenhe o fluxo de valor melhorado ou ideal (mapa do estado futuro)
Já tendo identificado os pontos kaizen, a equipe deve desenhar o mapa de fluxo de valor do futuro, ou seja, como será o processo após a implantação das melhorias apontadas no mapa atual.
- Crie o plano de ação
Após o desenho do mapa do estado futuro e tendo a aprovação do corpo de lideranças da empresa, chegou o momento de fazer o plano de ação. É fundamental ter claro todas mudanças que as pessoas precisam fazer e ter métricas para medir se a mudança está tendo o resultado esperado.
Pontos importantes sobre o mapa de fluxo de Valor
Faça o fluxo de valor atual baseado nas suas observações: É fundamental que o mapa seja construído a partir de experiências e observações reais e não baseado no que outras pessoas falaram ou como “normalmente” acontece. Se for uma indústria, por exemplo, vá até o chão de fábrica, observe cada passo do processo, os trabalhadores envolvidos, cronometre cada etapa e veja tudo o que estiver relacionado ao fluxo.
Não coloque informações desnecessárias: Pode acontecer da equipe envolvida querer colocar tudo no mapa, incluindo informações pouco úteis, como o custo dos estoques, a distância entre estações de trabalho, o número de máquinas utilizadas e outras. Essa quantidade de dados dificulta a visão do que é realmente essencial e do que pode ser melhorado ou eliminado.
Defina um plano de ação que possa ser realizado dentro dos próximos 12 meses:Desenhar um mapa do estado futuro com muitos kaizens (mais de seis), normalmente significa um estado que não será atingido dentro de um ano. É fundamental ter um mapa mais realístico e um plano de ação que possa ser iniciado logo no dia seguinte, esperando a obtenção de resultados em seis meses. Isso torna possível uma melhor mensuração dos resultados e um trabalho gradativo para se chegar no estado ideal.
Identificar as etapas que agregam valor ao produto é o primeiro princípio básico da metodologia lean. Saiba mais sobre essa metodologia veja abaixo outros artigos do Lean Blog!
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