Já falamos aqui no blog diversas vezes sobre os benefícios da filosofia lean (pensamento enxuto), onde se busca cortar desperdícios que não agregam valor ao cliente e melhorar a qualidade final do produto ou serviço prestado. Porém, por mais claras e explicadas que estejam as vantagens, mudar a cultura organizacional de uma empresa nunca é fácil. Dessa maneira, hoje vamos trazer dicas importantes para você liderar a implantação do lean com sucesso.
De acordo com John Kotter, professor de Liderança da Harvard Business School, doutor em Comportamento Organizacional e considerado a maior autoridade mundial em liderança e mudança, 70% dos esforços de mudanças nas organizações fracassam. Assim, Kotter desenvolveu um modelo de 8 passos para promover a transformação dentro das empresas, sendo amplamente utilizado em organizações do mundo todo.
Confira a seguir os 8 passos propostos por Kotter e esteja preparado para liderar a implantação do Lean em sua empresa.
8 passos para liderar a implantação do Lean
1º Passo: Crie senso de urgência
Criar senso de urgência não significa pressionar as pessoas para uma causa a qual elas não abraçaram. O melhor jeito de fazê-lo é trazer os fatores externos que requerem uma mudança organizacional e, você, enquanto líder, agir com urgência todos os dias.
É fundamental o envolvimento de todos da empresa e não somente um setor ou nível hierárquico. Da alta gerência até a ponta da fábrica, todos precisam ser envolvidos, entenderem o porquê da mudança e perceberem a importância de agir imediatamente.
2º Passo: Construa uma equipe para liderar a mudança
Uma pessoa sozinha não consegue engajar toda a empresa na mudança, vencer as resistências, gerar resultados no curto prazo e ainda gerenciar outros projetos. Por isso, o segundo passo diz respeito à formação de um time que agirá em prol da mudança.
As pessoas escolhidas para esse papel não precisam ter necessariamente um cargo de liderança. Nesse caso, é até mais eficaz avaliar o poder que elas têm sobre os seus colegas, seja por influência, política, carisma, credibilidade, etc. Tê-las à frente trará maior credibilidade à mudança proposta e poderá evitar resistência dos outros colaboradores.
3º Passo: Desenvolva uma visão clara da mudança
Toda a empresa precisa saber onde se quer chegar com essa mudança, como o futuro será diferente da onde se está agora. Quanto mais clara e factível for a visão, menor a resistência e mais resilientes as pessoas serão nas dificuldades iniciais.
4º Passo: Comunique a visão para toda a organização
Todas as pessoas afetadas pela mudança devem entender os objetivos da mesma e comprar a ideia desta. Lembre-se que elas terão outras atividades e preocupações, por isso, a visão precisa ser clara, de fácil entendimento e também ser fácil de lembrar.
Kotter aconselha que a visão seja a) simples, uma única palavra ou jargão; b) viva, por meio de metáforas e exemplos; c) repetitiva, com o poder de se espelhar boca a boca; e d) participativa, sendo uma comunicação de duas vias.
5º Passo: Remova barreiras e assuma riscos
Neste momento, as empresas precisam se certificar de que as barreiras humanas, técnicas e normativas sejam devidamente removidas e a base da organização seja empoderada para que as mudanças possam ser adotadas sem empecilhos.
6º Passo: Planeje metas de sucesso de curto prazo
Em processo de mudança de longo prazo, como é a adoção da filosofia lean, as metas e resultados de curto prazo são essenciais para manter a motivação dos colaboradores. Por isso, já no planejamento é importante estabelecer iniciativas prioritárias considerando quais trarão resultados mais rápidos e assim comprovar que a mudança é benéfica para a empresa.
As ferramentas de análise 5 Porquês e SMART podem ajudá-lo nesta etapa!
As vitórias a curto prazo devem ser recompensadas e estarem claramente relacionadas com o esforço de mudança. Essa atitude aumenta o sentido de urgência e fornece um feedback positivo, reforçando a motivação.
7º Passo: Consolide melhorias
Este 7º passo também é conhecido como “persistência”, uma vez que, mesmo com o reconhecimento das vitórias de curto prazo, a mudança e a adoção de um novo comportamento é a longo prazo e isso não pode se perder de vista.
8º Passo: Torne a mudança parte da cultura organizacional
Todas as mudanças e novos comportamentos adquiridos durante esse processo devem ser incorporados no DNA da empresa. É importante que a liderança tenha o papel de relembrar e reforçar constantemente sobre as expectativas deste novo cenário e evitar que antigos hábitos voltem.
Antes da implantação do Lean lembre-se!
Cultura organizacional é o conjunto de crenças, valores e paradigmas presentes em uma empresa e que se manifestam pelos comportamentos individuais e coletivos. Assim, todos os colaboradores fazem parte e ajudam na construção dessa cultura, inclusive ela é tão forte que novos funcionários se adaptam a ela mesmo sem perceber.
É sempre importante lembrar que o lean não é um projeto pontual, mas um ciclo de melhoria contínua. Dessa forma, os colaboradores devem entender que o novo comportamento a ser adotado é constantemente buscar melhorar seus processos e atividades.
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