Muitas empresas deixam de crescer por encontrar dificuldades em gerir os seus processos no dia a dia. Nesse cenário, a tecnologia é uma grande aliada para resolver essa questão e conseguir promover transformações na realidade do seu negócio.
O que é a gestão dos processos?
O termo gestão de processos é frequentemente usado no meio empresarial e diz respeito ao gerenciamento que tem como foco os processos internos da empresa com o intuito de aprimorar o modo de trabalho atual.
A gestão de processos é fundamental para tornar tarefas complexas em processos mais simples e proporciona um melhor funcionamento das atividades a serem realizadas pelos funcionários.
Em busca de resultados mais satisfatórios nesse âmbito, recomenda-se a criação de um Escritório de Processos (ou BPM Office) para funcionar como um comitê responsável por estruturar e gerir o bom funcionamento da gestão dos processos.
Existem sete principais atribuições do Escritório de Processos:
- Disseminar boas práticas;
- Ser um agente transformador;
- Monitorar o dia a dia da operação;
- Ser um guardião da metodologia;
- Disseminar a cultura de processos na organização;
- Apoiar as áreas a atingirem seus objetivos;
- Monitorar o dia a dia da operação.
A estruturação dessa gestão se inicia com um bom planejamento dos fluxos e informações disponíveis, bem como as diretrizes estratégicas e quais os resultados desejados para determinado período.
Após isso, é hora de definir de que maneira os trabalhos devem ser realizados para chegar nos objetivos almejados para potencializar a produtividade da equipe e maximizar os ganhos.
Por que usar a tecnologia na gestão de processos?
Para aperfeiçoar ainda mais o desenvolvimento do trabalho, a tecnologia se mostra como uma aliada nos negócios ao proporcionar a automatização de processos.
O uso dessa ferramenta permite o armazenamento unificado de informações e consulta em tempo real aos dados, permitindo assim a diminuição do tempo gasto nos estudos, bem como o aumento da qualidade das análises de indicadores. Portanto, resulta em mais assertividade na hora de tomar decisões.
O armazenamento de dados de uma forma mais centralizada e organizada faz com que a revisão dos processos seja mais precisa. Consequentemente, possibilita que haja a criação de novos modos de realizar a mesma atividade em um período menor e com menos chances de erro. Ou seja, há um aumento de produtividade e de agilidade nas atividades do dia a dia.
Por conta dos benefícios mencionados acima, verificam-se outros importantes ganhos tão desejados pelas empresas: maximização dos processos com redução de custos e aumento dos lucros obtidos.
Como aplicar corretamente a tecnologia no dia a dia da sua empresa?
A tecnologia se mostra como uma grande ferramenta na gestão de processos, conforme os benefícios listados. No entanto, isso só acontece quando existe a implementação correta.
Cada empresa possui suas particularidades, modo de trabalho próprio, organização, área de atuação, entre outros fatores. Portanto, o uso da tecnologia deve ser de acordo com essas características próprias.
Antes de pensar em qual tecnologia deve ser aplicada, é fundamental que aconteça uma análise interna de como funciona a gestão dos processos ultimamente, quais as dificuldades a serem resolvidas e quais os objetivos buscados.
Afinal, não é a empresa que deve se encaixar na tecnologia, mas o contrário: a tecnologia que deve ser usada de modo a se adequar ao modo de trabalho dessa empresa de forma individualizada para aquele momento.
E com as contínuas transformações digitais e novos desafios, os processos precisam ser revistos constantemente em busca de melhorias e novas tecnologias a serem implementadas.
Posteriormente, os colaboradores devem ser capacitados para a nova realidade transformada pela tecnologia. Isso se dá por treinamentos específicos e da criação de uma mudança cultural.
É essencial, na hora de implementar novas tecnologias, ter atenção com a segurança, de modo a garantir que os dados sigilosos sejam armazenados de forma correta para evitar problemas futuros com as informações guardadas.
Exemplos de tecnologias a serem implementadas
Existem diversos exemplos de aplicações da tecnologia em favor do crescimento da empresa após a análise dos processos que podem ser melhorados.
O uso de software é uma das principais possibilidades de implementar a tecnologia em prol dos negócios, porque permite o acesso a dados com mais facilidade e em tempo real. Com essas informações disponíveis, há menores chances de erros de análise dos indicadores e melhoria na tomada das decisões.
Outro caso é o uso de marketing digital que vem ganhando força em comparação ao marketing tradicional, devido às novas tecnologias e mudança de comportamento da sociedade. Então houve uma mudança na forma de comunicar com os clientes e de conquistar novos clientes nessa era digital através da internet, redes sociais e sites de busca online. E tudo isso deve ser objeto de estudo pelos funcionários da empresa.
Quais serão os novos desafios ao aliar a tecnologia e a gestão?
O principal desafio é a constante busca por melhorias nos processos de gestão conforme as novidades tecnológicas e os desafios vividos pelo negócio.
O gestor responsável pelos processos deve estar sempre acompanhando a implementação das tecnologias para verificar eventual necessidade de adaptação ou mesmo de mais treinamentos para a equipe.
Ademais, ele não pode implementar um modo de trabalho e se acomodar acreditando ter chegado na fórmula ideal, porque as constantes mudanças e crescimento da empresa devem ser acompanhadas por novas soluções.
Por isso é importante que a equipe esteja preparada para as mudanças e que se adaptem à nova cultura e que participem ativamente desse processo.
A tecnologia, portanto, é uma grande aliada na gestão de processos das empresas em busca de evolução para se destacar no mercado de trabalho e perante os seus clientes. E essa atualização deve ser frequente para acompanhar as novidades e adaptar o que for relevante para a melhoria da gestão dos processos.
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