Uma das metodologias mais usadas para a gestão da qualidade de pequenas, médias e grandes empresas é o DMAIC, responsável por diversas estratégias a fim de minimizar problemas nos processos.
A sequência de cinco passos — Definir, Medir, Analisar, Melhorar (Improve em inglês) e Controlar — contribui para as tomadas de decisões nas empresas, no qual envolve colaboradores comprometidos com resultados.
Para que o processo seja eficaz é necessário que os objetivos de cada passo sejam alcançados de acordo com o seu desenvolvimento, como descritas nas etapas a seguir:
Passo a Passo da Metodologia DMAIC
Definir – Aqui, é necessário formar o time que fará parte de todo o processo. Eles precisam estar divididos por setor, para que cada um possa contribuir com seu ponto de vista. Assim, levantarão problemas de formas objetivas, bem como projetos e soluções que possam contribuir para essa melhoria.
Você deve, nesta etapa, separar um tempo para pensar em tudo o que precisa ser resolvido. Muitas vezes, por falta de tempo, os projetos ficam inacabados e sem estruturação. É indicado juntar o máximo de informações que fazem parte do contexto da sua empresa, e entender quais problemas podem ser pensados e aprimorados. Pense que quanto mais informações, mais fácil de enxergar a situação no macro, visualizando e privilegiando com mais clareza as dificuldades que envolvem os participantes.
Medir – Nesta etapa os dados são coletados de forma quantitativa, para que seja possível avaliar e mensurar os dados dos processos. Possíveis causas dos problemas são questionadas nesta etapa. Considere os questionamentos como:
- Como é o atual processo?
- O cenário atual está fielmente representado?
- Quais e como os erros recorrentes podem ser solucionados?
- Como os dados revelam os comportamentos apontados?
- O banco de dados da empresa está atualizado para transparecer confiabilidade?
- Quais as fontes variáveis dentro desse processo?
Os dados abordados aqui precisam ser precisos, e verdadeiros para que as análises possam refletir a realidade dentro da empresa, levando em consideração as respostas coletadas. A medição no processo é importante para gerar informação com relevância, apontando causas que poderiam ficar ocultas em determinada situação. Na medição, outras estratégias podem ser adicionadas como recursos de tabelas, gráficos e outros programas que recolhem e organizam dados.
Analisar – Após as primeiras etapas, nesse momento o questionamento a ser abordado é a raiz do problema. Dessa maneira, soluções mais assertivas podem ser criadas, de modo a pensar nas melhorias para as diferentes situações.
O principal objetivo é realizar a análise entre as causas e efeitos, levantados na etapa anterior. Durante esse processo serão levantadas hipóteses de melhoria nos processos. Podem ser aplicados fluxogramas, para ilustrar o funcionamento interno da empresa, e como estão sendo aplicados os desenvolvimentos das funções dos colaboradores. Analise como está sendo o rendimento de cada processo, para gerar dados confiáveis com soluções previsíveis. Esta etapa é essencial para testar todas as hipóteses e evidenciar a veracidade das informações, antes da etapa de melhoria.
Melhorar – O ponto principal nesta etapa é testar as possibilidades de mudanças, uma vez que nas outras etapas os problemas e possíveis soluções foram levantados. De acordo com os processos, as mudanças serão necessárias para experimentar as diversas soluções, a fim de adequá-las futuramente.
Para cada problema identificado uma melhoria é testada, assim os impactos dessa decisão serão implementados como resposta aos problemas. É importante ressaltar que todas essas etapas levam tempo, e mesmo o processo de melhorias pode levar cerca de 30 a 40 dias, podendo variar conforme os resultados obtidos.
Melhorar significa acrescentar tudo aquilo que obteve resultado positivo, descartando processos que são inadequados e que não fomentam melhorias para as situações pontuadas. Utilize ferramentas que aperfeiçoem o tempo, e ajudem os colaboradores a manter uma boa produtividade de trabalho com menos impactos na qualidade de vida.
Controlar – Última etapa do processo é o controle, que consiste em observar todo os resultados após a implementação das melhorias, e exclusão de processos não funcionais, e estabelecer padrões que possam sustentar os resultados. Tudo o que for implementado, pensado e alterado, precisa ser ordenado, por isso, o controle sugere que as empresas mantenham um padrão de registros e monitoramento para que os resultados possam ser mensurados e medidos.
Para isso, processos simples como checklists podem ser pensados e utilizados, mas também outros aplicativos de alta confiabilidade sem erros estatísticos. É importante aproveitar os bons resultados, mas é preciso ficar atento para mantê-los sempre num ótimo padrão.
Garantir que os resultados não sejam prejudicados por outros processos que podem aparecer, é essencial para continuar mantendo o controle da situação.
Como o DMAIC pode beneficiar minha empresa, processos e colaboradores?
Todas essas etapas do DMAIC fazem parte de uma estratégia metodológica que, seguida à risca, tem sua efetividade garantida. Contudo, é necessário que os colaboradores estejam dispostos e engajados com a mudança, pois os processos são contínuos. Por isso, o apoio a todos os integrantes que participarão desta mudança, assim como a todos os colaboradores que serão afetados diretamente, são indispensáveis por todos os gestores.
O DMAIC pode ser uma ótima solução aliadas a outros processos que já estão em andamento na empresa, pois é feita com base em metodologias que analisam os resultados de acordo com sua qualidade, sendo mais fácil de visualizar os efeitos advindos das etapas. O DMAIC pode, muitas vezes, ser relacionado com o PDCA, método que consiste em melhorar continuamente os processos para resolver um determinado problema, contudo, no DMAIC os processos ganham mais detalhes, pois são priorizados em seus mínimos detalhes. Essa ferramenta metodológica foca na melhoria por meio de todos os processos, levantando dados, criando hipóteses e implementado soluções que foram testadas e aprovadas por todos. Que tal olhar de outra forma para seus processos? Pensar em melhorias requer mudanças e diversas etapas. Sua empresa pode começar aos poucos, criando estratégias, com ótimos resultados para sua equipe.
Utilize essa estratégia para otimizar recursos, economizar, e implementar melhorias para seu negócio, por meio de melhorias alcançadas em colaboração com todos seus colaboradores.
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