O Escritório Enxuto, conhecido também como Lean Office, é responsável por fazer a gestão dos processos administrativos dentro de uma empresa. Você com certeza já ouviu falar sobre a metodologia Lean Manufacturing, responsável por eliminar os desperdícios dos processos industriais, não é mesmo?
Agora, quando a metodologia é utilizada para eliminar os desperdícios nos processos administrativos, ela recebe o nome de Lean Office. Por isso, preparamos um conteúdo exclusivamente para te ensinar a aplicar esse método no ambiente administrativo da sua empresa.
Quer saber um pouco mais sobre o Escritório Enxuto e sobre como aplicar esse método na sua empresa, bem como os seus benefícios? É só ler até o final do conteúdo que preparamos especialmente para você.
O que é um Escritório Enxuto?
O Escritório Enxuto, também chamado como Lean Office, é a aplicação dos conceitos da metodologia Lean no ambiente administrativo de uma empresa. Ou seja, o Escritório Enxuto nada mais é do que aplicar os conceitos do Lean para eliminar os desperdícios no ambiente administrativo, no seu escritório.
Os principais desperdícios no ambiente administrativo são:
● Tempo de espera (Lead Time) das atividades administrativas podem ser longos e imprevisíveis;
● Falta de padronização nos processos administrativos;
● Falta de integração entre as diversas equipes;
● Produção de documentos ou relatórios incorretos que precisarão ser refeitos;
● Má utilização dos horários disponíveis;
● Gasto de recursos em processos secundários que não serão utilizados na sequência;
● Equipamentos obsoletos ou inadequados;
● Espaços mal dimensionados ou com layout que geram movimentos desnecessários;
● Grande quantidade de documentos em inventário, que estão prontos para serem despachados;
● Grande quantidade de recursos sem utilização.
Como aplicar este método no ambiente administrativo?
Para aplicar o método Lean Office no ambiente administrativo, basta seguir algumas práticas simples, como:
● Identificar e eliminar os desperdícios;
● Padronizar os processos;
● Aumentar a comunicação entre os vários setores administrativos;
● Criar um ciclo de melhoria contínua.
Identificar os desperdícios para eliminá-los!
O primeiro passo para aplicar a metodologia do Lean Office no ambiente administrativo é identificar os desperdícios. Para isso, é preciso fazer uma análise para saber a origem desse desperdício, por exemplo, na má utilização dos recursos ou nos deslocamentos desnecessários.
Ao identificar o problema, é possível elaborar uma solução, seja ela para fazer uma melhor utilização dos recursos ou até mesmo alterar o layout da área de trabalho.
Padronizar os processos
Depois de identificar os desperdícios, a segunda etapa é padronizar todos os processos de modo que todos os setores administrativos sigam a mesma base no dia a dia. Com essa base, será possível ter uma maior homogeneidade em todos os processos administrativos.
Para padronizar os processos administrativos, a metodologia japonesa do 5S é aplicada, que significa:
- Seiri: senso de utilização
- Seiton: senso de organização
- Seiso: senso de limpeza
- Seiketsu: senso de conservação
- Shitsuke: senso de autodisciplina
Para se aprofundar neste conteúdo veja o artigo: 5s: a aplicação no escritório
Aumentar a comunicação entre os vários setores administrativos
Consequentemente, ao fazer a padronização dos processos, é possível aumentar a comunicação entre os vários setores administrativos. Assim, todos os processos podem ser facilitados, bem como evitar a má distribuição de insumos e produção de documentos acima do necessário.
Além disso, a comunicação entre os setores administrativos é essencial para diminuir o tempo de processamento das informações e o tempo de espera. O tempo de espera (Lead Time) é um dos maiores problemas enfrentados nos ambientes administrativos.
Seja em filas de espera ou mesmo em uma ligação muito demorada, é um problema que frequentemente se torna um empecilho para os clientes. Por isso, ao melhorar a comunicação entre os setores, é possível diminuir esse tempo de espera para garantir um atendimento mais rápido e eficiente.
Criar um ciclo de melhoria contínua
Seguindo a metodologia Kaizen de que você pode “ser hoje melhor que ontem e amanhã melhor que hoje”, é preciso criar um ciclo de melhoria contínua. Não basta apenas aplicar as mudanças, é preciso estar atento para ser sempre melhor, dia após dia.
Benefícios do Lean Office
São vários os benefícios do Lean Office, mas os principais são:
- Diminuir o tempo de processamento das atividades administrativas;
- Redução no inventário;
- Redução do Lead Time;
- Maior organização no ambiente de trabalho;
- Redução de etapas nos processos administrativos;
- Melhor utilização dos recursos;
- Melhor comunicação entre os vários setores administrativos;
- Melhor utilização do tempo disponível;
- Maior controle sobre a informação produzida;
- Maior flexibilidade da equipe para identificar e lidar com situações adversas.
Resumindo, os benefícios do Lean Office são de diminuir os desperdícios no ambiente administrativo, consequentemente aumentando a produtividade. Ao aumentar a produtividade no ambiente administrativo, é possível também aumentar a qualidade dos serviços prestados aos clientes.
Além disso, uma das maiores vantagens do Lean Office é o de fazer com que o tempo seja utilizado da melhor forma possível. Com isso, os colaboradores aproveitam melhor o tempo disponível na agenda, diminuindo o cansaço e a necessidade de fazer horas extras.
Os desafios do Lean Office
Mesmo que seja uma metodologia cheia de vantagens, a aplicação do Lean Office é cheia de desafios, como:
- Dificuldade em identificar os desperdícios;
- Simplificar os processos administrativos;
- Fazer o gerenciamento das informações coletadas;
- Ter controle sobre a produção de informação;
- Manter a transparência nos processos administrativos.
Exemplos de aplicação do Lean Office
Para te ajudar a entender a importância da aplicação do Lean Office, separamos algumas empresas, clientes Terzoni, que aplicaram essa metodologia em suas rotinas diárias.
Com objetivo de desenvolver o capital humano através da metodologia lean. O Moinho Globo, implementou o projeto Lean Office em 7 setores: Financeiro, Faturamento, Logística, Expedição, Manutenção e Logística Interna.
Um dos resultados obtidos foi a redução em 63% do Lead Time do processo do departamento financeiro.
Clique aqui e veja mais sobre esse projeto de Lean Office no Moinho Globo.
Outro exemplo de sucesso, foi o projeto de Lean Office em uma das maiores cooperativas de crédito do Brasil, o Sicoob Unicoob, que aumentou em 44% sua produtividade!
Clique aqui para ver mais sobre o projeto de Lean Office no Sicoob Unicoob.
Agora você já sabe um pouco mais sobre a metodologia do Lean Office e como aplicar esse método nos ambientes administrativos. Mesmo que seja um processo cheio de desafios, é uma metodologia cheia de vantagens para a sua empresa.
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