Seguindo a linha do pensamento enxuto (lean thinking), o qual visa a eliminação de desperdícios do processo que não agregam valor ao cliente, empresas passaram a adotar essa prática também no setor administrativo. Nesse caso, chamamos de lean office (escritório enxuto).
A prática do lean office traz uma série de benefícios, como redução de custos, otimização de recursos, trabalho padronizado, nova cultura empresarial focada na eficiência e, claro, ganhos financeiros.
Na implementação, uma boa prática é seguir as três fases abaixo, nessa mesma ordem e não pular nenhum passo. Elas irão auxiliar a sua empresa a não só na aplicação do lean office, irá sustentá-lo ao longo do tempo.
As 3 fases de aplicação do lean office
1. Demanda do cliente
Primeiro, é fundamental entender quem é o cliente e quais são as suas reais necessidades, para então, ser capaz de atendê-las. Lembre-se que, em processos administrativos, nem sempre o cliente final é o cliente do fluxo de valor, este pode ser um colaborador específico ou um departamento inteiro.
É importante identificar corretamente o cliente e suas necessidades, uma vez que o corte de desperdícios será feito todo baseado nisso. Eliminar uma parte erroneamente prejudicará a qualidade do produto final e a satisfação do cliente.
2. Fluxo contínuo
O segundo passo é estabelecer um fluxo contínuo onde as corretas unidades de trabalho cheguem ao cliente no momento certo e na quantidade certa. O fluxo de valor não deve ter interrupções, por isso, é preciso ter uma mudança cultural e deixar o departamentalismo de lado, para não criar ruídos e estoques desnecessários.
3. Nivelamento
Na terceira e última fase, temos o nivelamento do trabalho. Depois de entender e definir a necessidade real do cliente e de estabelecer o fluxo contínuo, deve-se distribuir o trabalho de forma homogênea e eficaz.
4 dicas para sustentar a aplicação da metodologia
Envolver todos os colaboradores
Um dos pilares do lean é o respeito às pessoas, assim, é fundamental que todos os colaboradores, independente de área ou hierarquia, participem da aplicação do Lean Office. Eles precisam ser incentivados a proporem melhorias para o dia a dia de trabalho e buscarem soluções para os problemas rotineiros.
Uma prática importante é reunir periodicamente a equipe em um encontro rápido, onde se identifica um problema, levanta-se uma solução e já se coloca em prática, fazendo com que ideias de melhoria contínua tornem-se realidade.
Ter um escritório visual
O objetivo do escritório visual é envolver todos os colaboradores e dar a eles o controle sobre o local de trabalho. Em uma imagem mostra-se exatamente o que uma pessoa precisa saber, onde e quando precisa. Na maioria das vezes, o processo e produto da áreas administrativas não são palpáveis, então, ter isso de maneira visual faz com que todos entendam rapidamente como é o processo hoje e quais as mudanças adotadas.
Os benefícios de se manter um escritório visual é demonstrar um processo de melhoria contínua, possibilitar um senso de orgulho à equipe, permitir que pessoas externas entendam o que acontece na área e promover uma comunicação clara entre todo o departamento.
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Treinar as equipes
Para o sucesso da prática lean, todos precisam ser capacitados para entender o processo, a mudança proposta e para começar a mudar a cultura empresarial. Os treinamentos precisam ser adaptados para os níveis de conhecimento que cada equipe tem sobre o pensamento lean no momento.
Tão importante quanto promover a capacitação, é perceber que cada um aprende de uma maneira diferente. Assim, quanto mais diverso for o programa, melhor será o resultado. Dessa maneira, invista tanto em palestras, como grupos de estudo e workshops.
Estudar o que outras empresas têm feito
Observar o que o mercado faz por meio de um benchmarking pode trazer soluções criativas para os problemas da sua empresa. Muitas vezes, outros segmentos de negócios podem te dar insights de melhorias de processos ou até mesmo uma ideia de como melhorar o engajamento da equipe com as mudanças.
A aplicação do lean office é um processo contínuo, por isso, é fundamental o incentivo e capacitação dos colaboradores para que a prática se sustente. Pular uma das fases anteriores ou esquecer dessas dicas pode prejudicar os resultados finais e até mesmo colocar em risco o sucesso de todo o trabalho feito até então.
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